Arbeitszeiten im Mitarbeiterportal

Benutzen Sie die Sicht „Arbeitszeiten“ in Planik? Neue Feature: Export Arbeitszeiten und benutzerdefinierte Reports.
Neu hat auch der Mitarbeitende direkt im Mitarbeiterportal Zugriff auf seine Arbeitszeiten.

arbeitszeiten_mitarbeiterportal

Natürlich ist seine Sicht auf die Arbeitszeiten gegenüber der Sicht des Planers etwas eingeschränkt:

  • Exportfunktionen (Excel, PDF) sind nicht freigeschaltet
  • Nur die Dienste aus veröffentlichte Plänen werden angezeigt
  • Der Mitarbeitende kann im Gegensatz zum Planer keine Zeiten verändern oder neue Arbeiten hinzufügen.

Diese Sicht ist der erste Schritt in Richtung Arbeitszeiten erfassen. Wir können uns gut vorstellen, dass der Mitarbeitende in Zukunft hier ihre Korrekturen der Arbeitszeit erfassen, welche der Planer dann später akzeptieren oder ablehnen kann.

Achtung: Die Arbeitszeiten werden für den Mitarbeiter erst freigeschaltet, wenn Sie als Planer / Admin dies wollen. Bitte schicken Sie uns in dem Fall eine Email.


Ferien direkt aus dem Ferienwunsch des Mitarbeitenden erstellen

Wenn ein Mitarbeitender zwei Wochen Ferien nimmt, ist das ja ihm zu gönnen, für die Planerin / den Planer jedoch eher mühsam. Muss er doch nun 14 Mal einen Feriendienst in die betreffende Tage abfüllen. Sie kennen die Shift Taste? Mit dieser Kopierfunktion geht es zwar relativ gut, doch komfortabel ist das nicht.

Neu ist es möglich, direkt aus dem Kalender heraus aus einem Freiwunsch heraus die Feriendienste (bzw Freidienste) zu generieren.

Im Wesentlichen sind das drei Schritte:

Schritt 1: Der Mitarbeitende erstellt im Mitarbeiterportal seinen Ferienwunsch

Ferienwunsch des Mitarbeitenden

 

Schritt 2: Sie als Planer bestätigen den Ferienwunsch

Sie öffnen den Ferienwunsch, wechseln in den Tab „In Ferien umwandeln“ und wählen dort die Dienstvorlage, in welcher dieser Wunsch umgewandelt werden soll.

Ferien erstellen

 

Schritt 3: Die Feriendienste wurden erstellt.

Sie sehen die neuen Ferien direkt im Kalender und natürlich in der Planungssicht.
Auch der Mitarbeitende sieht, dass sein Wunsch nun in konkrete Ferien umgewandelt wurden.

ferien_erzeugt


Die anrechenbare Arbeitszeit der Dienste wird berechnet

Ein klassischer Dienst beginnt an einem bestimmten Zeitpunkt und hört an einem bestimmten Zeitpunkt wieder auf. Die anrechenbare Arbeitszeit ist in vielen Fällen gleich wie die Zeitspanne des Dienstes, eventuell abzüglich einer Pause.

Diese Kopplung zwischen Beginn- und Endzeitpunkt des Dienstes und der Arbeitszeit war in Planik bisher nicht möglich. Die anrechenbare Arbeitszeit wurde in einem separaten Feld erfasst.

Neu können Sie selber auf der Dienstvorlage auswählen, ob Planik die anrechenbare Arbeitszeit für Sie berechnen soll oder ob Sie sie wie bis jetzt fix hinterlegen wollen. Optional können Sie auch einen Zeitzuschlag definieren: Eine Zeitspanne, in welcher die Arbeitszeit um einen bestimmten Prozentsatz erhöht wird. (Häufig angewendet für Nachtzuschläge).

Wenn Sie nun beispielsweise den Dienstschluss verändern (Beispiel: Frau Keller arbeitete am Donnerstag eine halbe Stunde länger), so müssen Sie nur noch den Endzeitpunkt des Dienstes anpassen, die Arbeitszeit wird automatisch berechnet.

Haben Sie Fragen und Anregungen? Bitte zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren!

 


Dienstplan: Zusätzliche Informationen der Mitarbeitenden anzeigen

Für einen unserer Kunden ist es wichtig, dass gewisse Fähigkeiten der Mitarbeitenden im Dienstplan dargestellt werden. Und zwar in der Planungssicht wie auch im ausgedruckten Dienstplan. Diese Information hilft unserem Kunden beim manuellen Planen wie auch bei der täglichen Arbeit.

Mit dem neu aufgespielten Release von Planik ist das nun möglich: Sie können beliebige Schlagworte im Dienstplan anzeigen lassen.

Beispiel: Sie wollen die Sprachkompetenzen der Mitarbeitenden darstellen:

  • Erstellen Sie 3 Schlagworte ‚deutsch‘, ‚französisch‘, ‚italienisch‘
  • Verknüpfen Sie diese Schlagworte den Kompetenzen entsprechend mit den Mitarbeitenden
  • Kontaktieren Sie uns, damit wir für Sie die Darstellung der Schlagworte im Plan konfigurieren können

Nun werden die Schlagworte neben den Namen der Mitarbeitenden dargestellt:

planik_schlagworte_in_planungssicht

Die Schlagworte ‚deutsch‘. ‚französisch‘ und ‚italienisch‘ in der Planungssicht

planik_schlagworte_im_pdf

Die Schlagworte im ausgedruckten Dienstplan


Haben Sie Fragen, Wünsche oder Anregungen?
Wir freuen uns auf Ihr Email!


Der Kalender in Planik zeigt nun auch Ferien und Abwesenheiten aus der Planungssicht

Für einen guten Personaleinsatzplan ist es wichtig, einen Überblick über die Personaldecke zu haben: Welche Mitarbeitende sind verfügbar, welche abwesend? Erst so ist es möglich, bei einem neuen Ferien- oder Absenzwunsch zu entscheiden, ob das drin liegt oder nicht.
Dafür ist in Planik der Kalender gedacht, dort sieht man für die ausgewählte Zeitperiode (Monat, Woche oder Tag) die Absenzen der Mitarbeitenden. Neu sieht man neben diesen Absenzen auch die Ferien und die Abwesenheiten, welche in der Planungssicht als „Dienste“ geführt werden. 

kalender_mit_ferien_und_absenzen

In diesem Beispiel sehen Sie den Kalender von Aiden Adenauer.
Die farbigen Einträge sind die Absenzen und Ferien des ausgewählten Mitarbeitenden (hier Aiden Adenauer), die grauen Einträge sind alle Absenzen, Ferien und Abwesenheiten der anderen Mitarbeitenden.
Sie sehen also, dass neben Aiden Adenauer auch Aileen Ader in dieser Woche Ferien bezieht (F, das Kürzel dieser Dienstart) und dass Albert Adomeit in der ersten Wochenhälfte krank ist. Diese Ferien und Abwesenheiten, sowie auch die Ferien von Aiden Adenauer entsprechen den „Diensten“, welche in der Planungsicht diesen Personen zugewiesen wurden.

Achtung: Absenzen mit Stärke ‚möglichst einhalten‘ und ‚wäre schön‘ der anderen Mitarbeitenden werden nicht mehr angezeigt.
Wir sind der Meinung, diese Absenzen sind für eine Beurteilung der Personaldecke nicht von Belang und stören bei der Beurteilung nur. Im Gegensatz zu Absenzen mit der Stärke ‚unbedingt einhalten‘ werden sie vom Computer ignoriert, falls es die vorhandene Personaldecke verlangt. Darum sind sie für den Betrieb nicht kritisch.
Selbstverständlich betrifft diese Änderung nur die ‚anderen Mitarbeitenden‘. Für den aktuell ausgewählten Mitarbeiter werden weiterhin alle Absenzen gezeigt.

Falls Sie die Personaldecke einer bestimmten Mitarbeitergruppe beurteilen wollen:
Filtern Sie die Mitarbeitenden oben im Menü nach dem gewünschten Schlagwort. Schon werden nur die Abwesenheiten der gewünschten Mitarbeitergruppe dargestellt. (Sie verstehen Bahnhof? Lesen Sie dafür den vorangegangen Blogeintrag)

Möchten Sie, dass Ihre Mitarbeitenden die Absenzen der anderen Mitarbeitenden anonymisiert  sehen?
(Wie Sie wissen, haben Ihre Mitarbeitenden im Mitarbeiterportal Zugriff auf die Absenzen, falls dieses Portal für Ihre Mitarbeitenden freigschaltet ist).
Das ist nun möglich. Sie haben nun drei Optionen:

  • Der Mitarbeitende sieht nur seine eigenen Absenzen
  • Er sieht auch die Absenzen der anderen Mitarbeitenden, aber ohne Details
  • Neu: Er sieht die Absenzen der anderen Mitarbeitenden in anonymisierter Form

Bitte treten Sie mit uns in Kontakt, falls diese Option für Sie interessant ist.

Haben Sie Fragen oder Anregungen? Wie immer freuen wir uns auf Ihr Feedback!


Fokussierte Dienstplanung mit Schlagworten für Mitarbeiter

Sicherlich wünschten Sie sich schon mal, den Fokus auf einen ganz bestimmten Teil des Planungsproblems zu setzen. Nicht immer alles zu sehen, sondern nur jene Informationen, die im Moment wirklich interessieren.

Planik macht nun einen grossen Schritt in diese Richtung:

Sie können nun auf den einzelnen Mitarbeitende sogenannte Schlagworte setzen. Beispielsweise team 1 oder neueintritte. Diese Schlagworte können direkt dem Mitarbeitenden hinzugefügt werden.

mitarbeiter_seite

Die Schlagworte können auch auf einer speziellen Konfigurationsseite editiert werden. Dort sehen Sie auf einen Blick, welche Mitarbeitende mit einem Schlagwort verknüpft sind. Hier können Sie auch einfach Mitarbeitende zum Schlagwort hinzufügen oder entfernen.

schlagwort_seite

 

Schlagworte können dann als Filter verwendet werden. Wenn Sie den Fokus auf team 1 setzen möchten, wählen Sie  diesen Begriff einfach im Filter oben im Menü aus.

menu_aufgeklappt

 

Schon wird überall in Planik der Fokus auf die Mitarbeitende gesetzt, welche mit diesem Schlagwort verknüpft sind. Zur besseren Sichtbarkeit ist der gewählte Filter im Menü orange hinterlegt.

menu_zugeklappt

Beispielweise werde in der Planungssicht  nur die Mitarbeitende mit diesem Schlagwort angezeigt:

planungssicht

Der Filter greift in den meisten Funktionen in Planik. Beispielsweise wird auch die PDF Version des Plans zum Ausdrucken mit diesem Filter erstellt. Sie können also für jedes Subteam einen eigenen Plan generieren.

Dieses Feature ist soeben freigeschaltet worden. Probieren Sie es aus! Sie werden sehen, es ist ganz einfach und wir hoffen, dass Ihnen diese neue Möglichkeit, die Mitarbeitenden zu gruppieren einen grossen Nutzen bringt.

Haben Sie Fragen und Anregungen? Gerne hören wir von Ihnen.

 


Notizen in der Planungssicht: Mehrere Notizen pro Tag und Mitarbeitenden.

Neu ist es möglich, mehrere Notizen pro Tag und Mitarbeitender zu hinterlegen.

Das ist vor allem dann sehr praktisch, wenn die eine Notiz öffentlich (Für den Mitarbeitenden sichtbar) und die andere eine reine Planungsnotiz sein soll.

Die Notizen werden chronologisch dargestellt. Die neueste zu Oberst. So kann man auch einfache Workflows abbilden

Die Notizen werden chronologisch dargestellt. Die neueste zu Oberst. So kann man auch einfache Workflows abbilden

 

 

 

 

 

 

 

 

Neu erscheinen öffentliche Notizen auch im Kalender der betreffenden Person. Auch in seinem elektronischen Kalender. So kann man einfach und prägnant mit den Mitarbeitenden Informationen austauschen.

Die öffentlichen Notizen erscheinen auch im Kalender

Die öffentlichen Notizen erscheinen auch im Kalender


Replanning. Das gehört auch zum gelebten Dienstplan

Jeder Planer kennt die unangenehme Situation: Ein Mitarbeitender wird krank und kann den ihm zugeteilten Dienst von morgen und übermorgen nicht erfüllen. Was machen? Ja, jetzt müssen Sie als Planer in kurzer Zeit einen Ersatz finden. Also den Plan öffnen und suchen…

Das ist mitunter aber richtig mühsam. Grundsätzlich kommen Kandidaten in Frage, welche

  1. zur fraglichen Zeit überhaupt verfügbar sind
  2. Die Qualifikationen haben, diesen Dienst auch zu übernehmen

Punkt 1. kann man noch einigermassen in der Planungsicht abschätzen, Punkt 2 aber nicht.

Wir haben nun eine Unterstützung für diesen Fall

  1. Doppelklicken Sie auf den Dienst, welchen Sie jemanden anderen zuweisen wollen. -> Das Detailfenster für diesen Dienstes geht auf.
  2. Klicken Sie im nun in diesem Fenster auf den Reiter „Kandidaten“
  3. Hier sehen Sie alle Mitarbeitende, welche den Dienst übernehmen könnten. Falls Sie den Mitarbeitenden eine Telefonnummer hinterlegt haben, tauchen diese praktischerweise neben dem Namen auf. (Die Ruhezeiten, die Absenzen und die Qualifikationen werden berücksichtigt. Nicht berücksichtigt werden andere Regeln wie beispielsweise ‚möglichst nicht zwei mal hintereinander Spätdienst‘)
  4. Sie können nun den Dienst einem Kandaten zuweisen, optional auch noch eine Notiz hinterlegen und auf Speichern drücken.
Die aufgelisteten Mitarbeitende können den Dienst '2' (Durchscheinend dargestellt) übernehmen. Der Dienst wird dargestellt im Kontext von gestern und morgen.

Die aufgelisteten Mitarbeitende können den Dienst ‚2‘ (Durchscheinend dargestellt) übernehmen. Der Dienst wird dargestellt im Kontext von gestern und morgen.

 

Das ist auch die ganze Hexerei. Wir hoffen, Ihnen als Planer beim Replanning zu unterstützen.
Haben Sie Fragen und Anregungen? Dann sind wir sehr daran interessiert! Bitte schicken Sie eine Mail an kontakt@planik.ch.


Gemeinsames Projekt mit der Fachhochschule Nordwestschweiz

Planik entwickelt sich stetig weiter.

Natürlich! Wir wollen ja ein Tool, welches die Anforderungen der Kunden erfüllt. Die Ideen für die Weiterentwicklung kommen zum grossen Teil von unseren Kunden.
Für ein gutes Tool ist neben dem Funktionsumfang aber auch essentiell, dass die Arbeit ergonomisch und möglichst mühelos von der Hand geht. In Bezug auf Planik stellen sich Fragen wie:

  • Wie sieht der Planer, ob der berechnete Dienstplan die Qualitätskriterien einhält? Ist es nachvollziehbar, warum Planik genau diesen Dienstplan präsentiert?
  • Wie kann der Planer beurteilen, ob es für einen besseren Dienstplan noch Spielraum hat?
  • Wie kann der Planer Planik so einstellen, dass der Dienstplan besser berechnet wird?

Das sind Fragen, die das Herz von Planik betreffen. Darum sind sie uns so wichtig. Schwieriger als die wichtigen Fragen zu stellen ist aber mitunter doch Antworten zu finden…

Darum starten wir zusammen mit der Fachhochschule Nordwestschweiz ein Projekt um genau diesen Aspekten nachzugehen.
Die Studierenden werden interessierte Kunden zwei Mal besuchen, um genauer herauszufinden, wie die Anwender mit Planik umgehen. Wir hoffen, dadurch wichtige Impulse zu erhalten, um Planik weiterzubringen. So profitieren auch Sie davon. Nutzen Sie die Gelegenheit!  Melden Sie sich bei kontakt@planik.ch.

Vielen Dank.

 

 


Neue Feature: Export Arbeitszeiten und benutzerdefinierte Reports

Der Lebenszyklus eines Dienstplans kann man in folgende Phasen unterteilen:

  1. Vorbereitung. Den Plan gibt es noch gar nicht.
  2. Berechnen und Kontrollieren des Plans. Abschliessend veröffentlichen.
  3. Der Plan lebt. Die Mitarbeitende arbeiten nach dem Dienstplan, aber eventuell müssen Anpassungen gemacht werden, sei es weil ein Mitarbeitender krank wird oder es unerwartete neue Arbeit gibt.
  4. Der Dienstplan ist Vergangenheit. Nun möchte man die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden kontrollieren und eventuell exportieren.

Hier beginnt die Schnittstelle zu einem Lohnsystem. Da wäre es doch sinnvoll, diese Zeiten nicht manuell abzutippen sondern in das Lohnsystem zu importieren. Eventuell kennt das Team auch verschiedenen Arbeitszeitkonten, neben dem normalen Konto vielleicht eines für Nachtarbeit und eines für Sonntagsarbeit.

Das ist nun in Planik möglich. Man kann die Arbeitszeiten anpassen, in verschiedene Arbeitszeitkonten darstellen und als Excel exportieren.

arbeitszeiten

Mehrere Arbeitszeitkonten. Fällt ein Dienst in zwei verschiedene Konten, so rechnet Planik selber aus, welchen Teil der Arbeitszeit ins jeweilige Konto fliesst.

 

Das zweite neue Feature ist die Möglichkeit personalisierte Reports zu hinterlegen. Planik kann ja schon gewisse Auswertungen erstellen, doch sind diese beschränkt auf jeweils einen Aspekt. Neu können Sie Reports für (fast) alle Aspekte aus Planik generieren lassen. Es ist zwar nicht möglich, dass Sie die Reports irgenwie selber zusammenklicken können, doch Sie können uns mitteilen, was Sie möchten. Danach haben Sie den Report gespeichert und können ihn immer wieder ausführen.
Sie finden diese Reports unter dem Menüpunkt Auswertungen.

Haben Sie Anregungen und Ideen? Wir freuen uns auf Ihre Mail auf kontakt@planik.ch