Kategorie Archive: Allgemein

Planik-Kalender: 14- und 21-Tages-Wiederholungen

Der neueste Release von Planik beinhaltet einmal mehr eine tolle Neuerung. Ab sofort ist es möglich, im Planik-Kalender wiederholende Kalendereinträge alle 14 oder 21 Tage zu erstellen. Bisher konnte nur zwischen täglichen, wöchentlichen und monatlichen Wiederholungen gewählt werden.

Planik-Kalender: Dropdown-Menü mit den zusätzlichen Auswahlmöglichkeiten “Alle zwei Wochen” und “Alle drei Wochen”.
Planik-Kalender: Dialog-Fenster um einen neuen Kalendereintrag zu erstellen.
Planik-Kalender: Freiwünsche im Kalender im 14- und 21-Tages-Rythmus.

Wir hoffen, dass Sie durch diese neue Funktion unterstützt werden.

Haben Sie Ideen für neue Funktionen oder Verbesserungen in Planik? Wir interessieren uns dafür – melden Sie uns Ihre Ideen via Mail an kontakt@planik.ch oder telefonisch unter 031 544 60 40.

Wir wünschen Ihnen viel Spass mit Planik.

Ihr Planik-Team


Planik am Swiss Economic Forum 2019

Das diesjährige Forumsmotto lautet: «Yes! The optimist code». In Zeiten des Umbruches, Disruption und Komplexität widmet sich die führende Wirtschaftskonferenz der Schweiz dem Optimismus.

Erfolgreiche Unternehmerinnen und Unternehmer nutzen ein sich veränderndes Geschäftsumfeld als Chance und sagen Ja zu neuen Herausforderungen.

Planik wurde im Zuge der InnoSuisse Zertifizierung eingeladen unsere automatische Dienstplanung am SEF in Interlaken vorzustellen. Wir freuen uns den Teilnehmenden aus Wirtschaft, Wissenschaft, Politik und Medien die Vorzüge der automatischen Dienstplanung näher zu bringen. Gerne empfangen wir Sie am Donnerstag, 23. Mai 2019 ab 11.30 Uhr.

Das Swiss Economic Forum (SEF) ist die führende Wirtschaftskonferenz der Schweiz und findet am 23. bis 24. Mai 2019 bereits zum 21. Mal statt. Jedes Jahr treffen sich 1350 Führungspersönlichkeiten zum aktiven Meinungsaustausch und branchenübergreifenden Dialog.

Kontakt: Silvan Köhli, Head of Sales / Marketing, +41 79 797 47 65, silvan.koehli@optor.ch


In eigener Sache: Die Optor AG erhält das InnoSuisse Zertifikat “ready for sustainable growth”.

Die Optor AG erhält eine weitere bedeutende Auszeichnung. Die Experten von Innossuisse haben das Berner Startup als Innovationsprojekt mit nachhaltigem Wachstumspotential (ready for sustainable growth) zertifiziert.

Zertifikat unterstreicht das grosse Wachstumspotential

Die Optor ist eines der ersten Startups, welche mit dem neuen Zertifikat von Innosuisse, der Schweizerischen Agentur für Innovationsförderung, ausgezeichnet wurden. Innosuisse prüft Startups auf ihre Marktchancen. Dabei wird ein besonderes Augenmerk auf ein nachhaltiges Wachstumspotential gelegt.

Dienstpläne auf Knopfdruck

Dienstplanung ist komplex. Es müssen viele Ansprüche berücksichtigt werden. In Planik! können diese Ansprüche hinterlegt und auf Knopfdruck den bestmöglichen Dienstplan berechnet werden. Welche Ansprüche (Regeln) wie wichtig sind, bestimmen Sie selber. 
Planik – Die intelligente Dienstplanung ist eine moderne, web basierte Software für die automatische Personaleinsatzplanung. Planik wird als eigenständige Applikation oder als Modul für bestehende Anbieter von Personaleinsatzplanungslösungen angeboten.

Die Optor AG

Die Optor AG ist ein Spin-off Unternehmen der Substring GmbH und wurde Anfang 2014 gegründet. Die Optimierungssoftware ODS wurde zusammen mit der Berner Fachhochschule für Technik und Informatik entwickelt. Die Optor AG wird von der Innovationsförderung des Bundes, KTI und der Standortförderung Kanton Bern unterstützt.

Links:
https://www.startupticker.ch/en/news/february-2019/intelligente-schichtplane
https://www.innosuisse.ch/inno/de/home.html

Für weitere Informationen:
Silvan Köhli
Head of Sales & Marketing
silvan.koehli@optor.ch
+41 79 797 47 65


Jubiläum – 5 Jahre Optor AG

Am vergangenem Sonntag, 03.03.2019, feierte die Optor AG ihr 5-jähriges Jubiläum. Eine Idee aus dem Jahr 2011 war ausschlaggebend für das Erreichen dieses Meilensteins. Noch im gleichen Jahr konnte ein erster Planik-Prototyp erfolgreich getestet werden, ehe man kurz darauf den KTI-Subventionszuschlag für die Entwicklung von Planik erhielt. Auch die Standortförderung des Kantons Bern glaubte an das Potential und sprach dem Projekt die finanzielle Unterstützung zu.
Zu den Kunden der ersten Stunde zählen die Medphone und die Schweizerische Depechenagentur SDA (heute Keystone-SDA).


Im Oktober 2013 konnte schliesslich auf der produktiven Plattform (www.planik.ch) von Planik der erste Dienstplan “automatisch” berechnet werden.
Anfangs 2014 wurde der Patentantrag für die verwendete Technologie welche Planik zugrunde liegt am IGE (Institut für geistiges Eigentum) eingereicht und akzeptiert. Kurz darauf, am 25.2.2014, wurden die Statuen zur Gründung einer AG notariell beglaubigt, ehe dann an besagtem 03.03.2014 die Optor AG im Handelsregister eingetragen wurde.

Wir dürfen auf erfolgreiche “erste” fünf Jahre zurückblicken:
– 107 Kunden
– 210 Planik-Teams
– ca. 4500 Mitarbeitenden welche mit Planik “geplant” werden

5 Jahre – ein guter Moment um

D – A – N – K – E

zu sagen!

Wir freuen uns auf weitere spannende Jahre mit Ihnen. Herzlichen Dank für Ihr Vertrauen.

Ihr Planik! – Team


Schöni Wiehnachte und e guete Rutsch!

 

Sehr geehrte Damen und Herren

Liebe Planik!-Benutzer

 

Wir bedanken uns für die Zusammenarbeit und wünschen Ihnen, Ihrem Team und Ihrer Familie besinnliche aber auch fröhliche Festtage und einen erfolgreichen Start in das neue Jahr.

Herzliche Grüsse aus Bern

Ihr Planik!-Team

 

Selbstverständlich sind wir in der Altjahres- und in der Neujahrswoche wie gewohnt telefonisch und via Mail erreichbar.


Sichere Kalendersynchronisation

Neue Funktion verfügbar ab Montag, 29. Oktober 2018, Release 053.04

Die beliebte Kalendersynchronisation des Planik-Dienstplans wurde erweitert, resp. “sicherer” gemacht. Bisher war es so, dass man lediglich den persönlichen Link benötigte, damit die Synchronisation eingerichtet werden konnte.
Neuerdings kann die Synchronisation des Dienstplans mit dem Benutzernamen und dem Kennwort aus Planik zusätzlich gesichert werden. Wir passen uns so den gängigen Standards an.
Ob sie bereits die sichere Kalendersynchronisation in Verwendung haben, können Sie unter dem Menü “Einstellungen/Team” ganz einfach feststellen:
Möchten Sie Ihre Kalendersynchronisation auch auf die sichere Kalendersynchronisation umstellen? Kontaktieren Sie uns, damit wir für Sie die Umstellung durchführen können. Die sichere Kalendersynchronisation funktioniert auf folgenden Umgebungen (Stand: 30.11.2018):
  • e-Mailclient Thunderbird mit integriertem Kalender
  • Unter Android mit der bisher empfohlenen App CalDavSync
  • iPhone und iPad mit iOS
  • Apple-Geräte mit OS X
  • Microsoft Outlook auf Windows
Wir sind sicher, Ihnen damit die Planung wieder ein kleines Stück zu erleichtern und sind gespannt auf Ihre Rückmeldungen!
Freundlicher Gruss
Ihr Planik!-Team

Hilfe-Menü in Planik – Neue Video-Tutorials verfügbar

Neue Funktion verfügbar ab Montag, 29. Oktober 2018, Release 053.04
Sie kennen das: Ein neuer Mitarbeitender beginnt bei Ihnen zu arbeiten. Sie haben ihn in Planik erfasst und haben die Planung abgeschlossen und den Dienstplan veröffentlich. Gerne möchten Sie dem neuen Mitarbeitenden, den Zugang zum Planik!-Mitarbeiterportal zur Verfügung stellen. Hmmm, wie ging das noch gleich?
Kein Problem – das Planik Hilfe-Menü. Sie finden dort ab sofort kurze Video-Tutorials zu verschiedensten Themen, unter Anderem auch, wie man Mitarbeitenden den Zugang zum Mitarbeiter-Portal erstellt. In einem ersten Schritt beginnen wir die Tutorial-Serie mit dem Titel “Wie mache ich das?”.
Das Hilfe-Menü setzt sich dann aus verschiedenen Video-Tutorials zusammen. Die einzelnen Videos sind jeweils zu der Plattform “YouTube” verlinkt.
Wir empfehlen Ihnen, sich die Videos jeweils mit einem Kopfhörer anzusehen, damit Sie Ihre Büro-Gspändli nicht damit stören ;-).
Gerne dürfen Sie uns Ihre Ideen für weitere Tutorials an kontakt@planik.ch zukommen lassen. 
Wir sind sicher, Ihnen damit die Planung wieder ein kleines Stück zu erleichtern und sind gespannt auf Ihre Rückmeldungen!
Freundlicher Gruss
Ihr Planik!-Team

Nun macht auch manuell (Um-)Planen in Planik Spass!

Automatisch Dienstpläne erstellen hin oder her – manuell (um)planen gehört auch bei Planik dazu…

Um Ihnen auch dies zu erleichtern, haben wir ein neues Werkzeugset in der Planungssicht geschaffen.

Das neue Werkzeugset in der Planungssicht vereinfacht das Löschen und «Zurücklegen» von Diensten.

Durch Klick auf das Werkzeugsymbol oben links in der Planungssicht erscheint die neue Werkzeugkiste (auf Neudeutsch Toolbox):

Das Bild zeigt die Planungssicht von Planik, in welcher automatisch generierte Dienstpläne auch noch manuell angepasst werden können.

In der Toolbox befinden sich folgende nützliche Werkzeuge:

Dieses Bild zeigt die drei Arten von Werkzeug für das erleichterte manuelle Erstellen und/oder Anpassen von Dienstplänen. Dies sind: Dienste verschieben, Dienste zurücklegen und Dienste löschen

Um ein Werkzeug zu benutzen, klicken Sie einfach das entsprechende Symbol in der Toolbox an!

Dienste zurücklegen mit dem «Zurücklegen-Werkzeug»

Wählen Sie das Zurücklegen-Werkzeug an

Nun erscheint anstelle des gewohnten «Händchens» als Cursor das Zurücklegen-Symbol.

Um damit einen Dienst zurückzulegen, klicken Sie einfach damit auf den entsprechenden Dienst: und voilà schon ist er zurückgelegt und erscheint oben im Dienstebedarf bei den unzugewiesenen Diensten:

Dieses Bild zeigt die Funktionsweise des Dienste-Zurücklegen Werkzeuges. Zuerst wird das Werkzeug über die Toolbox ausgewählt. Danach wird der Dienst bei Mitarbeiter X an Tag Y, welcher von dem Mitarbeiter nicht übernommen werden kann, angeklickt und sogleich wandert er nach oben zu den offenen Diensten und kann von da aus, gegebenfalls zu einem späteren Zeitpunkt, neu verteilt werden.

Um wieder das normale Werkzeug (Dienste editieren und verschieben) zu erhalten, klicken Sie auf das entsprechende Symbol in der Werkzeugkiste.

Bitte beachten: Es können nur Symbole vom Typ «Dienst» zurückgelegt werden. Abwesenheiten und Ferien, welche ja nicht oben im Dienstebedarf auftauchen, können nicht zurückgelegt werden.

 

Dienste löschen mit dem «Lösch-Werkzeug»

Wählen Sie das Lösch-Werkzeug aus

Nun erscheint anstelle des gewohnten «Händchens» als Cursor das Lösch-Symbol.

Um damit einen Dienst zu löschen, klicken Sie einfach damit auf den entsprechenden Dienst: und voilà schon ist er für immer verschwunden…

Dieses Bild zeigt die Funktionsweise des Dienste-Löschen-Werkezugs. Nach Auswahl des Löschen-Werkzeugs genügt ein Klick auf den zu löschenden Dienst und schon ist er verschwunden!

Um wieder das normale Werkzeug (Dienste editieren und verschieben) zu erhalten, klicken Sie auf das entsprechende Symbol in der Werkzeugkiste.

Bitte beachten: beim Löschen eines Dienstes verschwindet dieser gänzlich und taucht auch nicht mehr bei den offenen Diensten auf. Das Löschwerkzeug ist somit vor allem zum Löschen von Ferien- und Abwesenheitsdiensten gedacht – reguläre Dienste, welche ja dann von jemand anderem übernommen werden sollten,  werden bevorzugt mit dem “Zurücklegen-Werkzeug” von einem Mitarbeitenden weggenommen (oder wie gehabt, mit dem Drag&Drop-Werkzeug, direkt einem anderen Mitarbeitenden zugewiesen)

 

Wir sind gespannt auf Ihre Rückmeldungen und wünschen frohes (um)planen!

Ihr Planik-Team


Die Mitarbeitenden automatisch über Planänderungen informieren

Ein gelebter Dienstplan ändert sich. Dienste werden getauscht, die Zeiten geändert, ein Mitarbeiter springt für einen erkrankten Kollegen ein, Sie kennen das. Diese Arbeit ist heikel und stressig, wäre es da nicht schön, wenn Sie alle Änderungen nochmals auf einem Blick kontrollieren können, bevor Sie den Plan wieder veröffentlichen? Und wie wäre es, wenn Sie auch die betroffenen Mitarbeitenden automatisch über die Planänderungen informieren könnten?

Das ist nun möglich. Bei einer (Wieder-)Veröffentlichung eines Plans, erhalten alle Mitarbeitenden, welche von mindestens einer Änderung betroffen sind, eine Email zugeschickt.

Automatische Benachrichtigung über eine Wiederveröffentlichung. Frau Ammann hat am Samstag neu einen ND Dienst. Den Frühdienst (FD) vom 21.04.2018 und den Sonntagsdienst vom 28.04.2018 muss sie nicht mehr übernehmen.

 

Bitte beachten Sie:

  • Dieses Feature müssen Sie als Planik-Administrator / -Planer freischalten. Standardmässig ist dieses Feature deaktiviert.
    Nach dem Einloggen in Planik können Sie dies im Menü unter Einstellungen -> Team ändern. Die Option heisst dort “Bei der Veröffentlichung von Plänen an Mitarbeitern mit Schichtänderungen eine Email verschicken”.
  • Die Mitarbeitenden müssen einen Zugang auf das Mitarbeiterportal haben.
  • Bei einer Erstveröffentlichung werden nicht alle Dienste aufgelistet, sondern nur der Link zum Mitarbeiterportal, in welchem der Mitarbeitende dann den neusten Plan einsehen und herunterladen kann.
  • Nur Änderungen in der Zukunft, inklusive des aktuellen Tages werden verschickt.
  • Als Absenderadresse wird die Emailadresse des Planers welcher die Veröffentlichung veranlasst hat, verwendet. Die Mitarbeitenden können also auf diese Email antworten.

 

Vor der Veröffentlichung: Übersicht über alle Änderungen
Sozusagen als “Abfallprodukt” haben wir in Planik neben der Planvorschau einen neuen Reiter Planänderungen erstellt. Dort können Sie nun vor der Veröffentlichung eines Plans bequem alle Änderungen kontrollieren. Sie sehen dort für jeden Planstand alle Änderungen zum letzten veröffentlichten Version, gruppiert nach den Mitarbeitenden.

Für Fragen und Anmerkungen stehen wir Ihnen gerne unter 031 544 40 60 oder auf kontakt@planik.ch zur Verfügung.

Ihr Planik!-Team

 


Korrekte Anzeige der Stundensaldo in der Arbeitszeitauswertung

Mit der Einführung der Historisierung der Planstände muss man für eine korrekte Ausgabe der Arbeitszeitauswertung, insbesondere für die dort angezeigten Stundensaldi, einige wenige Punkte neu beachten. Diese werden im vorliegenden Blog ausgeführt.

 

Wie wird der Stundensaldo / der Gleitzeitstand in Planik berechnet?

Das Prinzip ist einfach; um den Stundensaldo / den Gleitzeistand per Stichdatum X zu erhalten, werden in Planik folgende Berechnungsschritte durchgeführt:

  1. Summation aller Arbeitszeiten (aus Diensten, Abwesenheiten, Ferien, Korrekturen) seit Anstellungsbeginn des Mitarbeiters  bis zum Stichdatum X
  2. Summation der Sollarbeitszeit des Mitarbeiters seit Anstellungsbeginn des Mitarbeiters bis zum Stichdatum X. Da der Anstellungsbeginn eines Mitarbeitenden schon weitaus früher als der erste Arbeitsplan in Planik sein kann, wird nur die Sollarbeitszeit aus in Planik existierenden Plänen berücksichtigt.
  3. Summation aller Gleitzeitkorrekturen seit Anstellungsbeginn des Mitarbeiters bis zum Stichdatum X
  4. Stundensaldo = (Summe Arbeitszeiten) – (Summe Sollarbeitszeiten) + (Gleitzeitkorrekturen)

 

Was hat die neu eingeführte Planhistorisierung für einen Einfluss auf die Berechnung des Stundensaldos?

Da für jeden Arbeitsplan mehrere Planstände existieren können, stellt sich die Frage, auf welche sich die Berechnung der Stundensaldi bezieht. Es gelten folgende Grundsätze:

→ In der Planungssicht (Planblatt) wird der Stundensaldo (GLZ vor) immer basierend auf den neusten Planständen berechnet

→ In der Arbeitszeitauswertung  wird der Stundensaldo (GLZ vor) immer basierend auf den veröffentlichten Planständen berechnet

 

Wie stelle ich sicher, dass die Stundensaldi in der Arbeitszeitauswertung mit denen aus der Planungssicht übereinstimmen?

Da sich der Stundensaldo in der Arbeitszeitauswertung auf veröffentlichte Planstände bezieht, muss sichergestellt werden, dass alle Pläne, vom ersten veröffentlichten Plan bis und mit dem auszuwertenden Plan veröffentlicht sind und keine unveröffentlichten Änderungen mehr haben.

D.h. bevor ein Monat “abgeschlossen” wird und die Stundenrapporte ausgedruckt und offiziell den Mitarbeitenden übergeben werden, sollte noch mal überprüft werden, ob seit dem ersten veröffentlichten Plan (also seit dem Plan wo Planik produktiv eingesetzt wurde) bis und mit dem auszuwertenden Plan alles lückenlos veröffentlicht ist.

Damit Sie für die Überprüfung nicht jedes Mal in die Vergangenheit zurückspulen müssen, haben wir Hinweise bei der Arbeitszeitauswertung eingeführt, welche die Planerinnen und Planer  warnen, falls etwas nicht in Ordnung ist.

Anhand eines Beispiels – es soll die Arbeitszeitauswertung vom Februar 2018 gemacht werden – werden verschiedene Ausgangslagen der vergangenen Planstände und deren Einfluss auf die Stundensaldi per 31.01.2018 betrachtet:

 

Alles in bester Ordnung!

 

Auch hier ist alles in Ordnung! Alle Pläne zwischen dem ersten veröffentlichten Plan (Dezember 2018) und dem auszuwertenden November sind lückenlos veröffentlicht und haben keine unveröffentlichten Änderungen.

 

Hier gibt es zwischen dem ersten veröffentlichten Plan (in diesem Fall ist es der Oktober) und dem auszuwertenden Februar einen unveröffentlichten Plan und somit wird in der Arbeitszeitauswertung der Stundesaldo nicht korrekt berechnet. In diesem Fall muss man den November auch noch veröffentlichen (liegt ja ohnehin in der Vergangenheit, das tut nicht weh…) und dann ist wieder alles in Ordnung!

 

 

 

Hier sind zwar alle Pläne veröffentlicht aber im Januar gibt es noch unveröffentlichte Änderungen, welche für die Berechnung des Stundensaldos in der Arbeitszeitauswertung nicht berücksichtigt werden und zu einem unerwarteten Resultat führen können. Falls man keine zwingenden Gründe hat, diese unveröffentlichten Änderungen nicht in die Arbeitszeitauswertung einfliessen zu lassen, sollte man also den Januarplan erneut veröffentlichen um den aktuellsten Stand des Arbeitszeitsaldos im Februar zu haben.

 

Für Fragen und Anmerkungen stehen wir Ihnen gerne unter 031 544 40 60 oder auf kontakt@planik.ch zur Verfügung!