Optimierte Darstellung der Mitarbeiterwünsche

Neue Funktion verfügbar ab Donnerstag, 13. September 2018, Release 052

Das Planik! Mitarbeiterportal verbessert das Nutzungserlebnis von Planern und eingeplanten Mitarbeitenden: Letztere können Ihre Frei- und Ferienwünsche in der Kalendereinsicht eintragen und somit gebündelt der Personaleinsatzplanung zur Genehmigung vorlegen.

Um Redundanzen zu verhindern und Widersprüche zu Kalenderkategorien aufzulösen, heben wir mit der aktuellen Veröffentlichung das Feld ‘Titel’ auf und verschieben bestehende Feldinformationen in das ‘Notiz’-Feld.

Anhand eines Beispiels:

Peter Steiner wurde zum Elternabend der Schule seiner Tochter eingeladen.

Im Mitarbeiterportal erfasst Peter den entsprechenden Freiwunsch (je nach Planik! Konfiguration des Arbeitgebers können Mitarbeitende auch Anwesenheits-, Ferien- oder Dienstwünsche eintragen).

Im Notiz-Feld fügt Peter seinem Freiwunsch einen Grund hinzu, was der Planung das Verständnis für den Wunsch und die Entscheidungsfindung erleichtert.

Kalender: Neuer Termin erstellen

In der Kalenderansicht sieht die Personaleinsatzplanerin den Freiwunsch von Peter. Die Planerin kann den Wunsch genehmigen oder ablehnen.

Kalender: Monatsansicht eines Mitarbeiters mit dem Freiwunsch (grün)

Zur Kontrolle ob der Freiwunsch mit bestehenden Arbeitsdiensten kollidiert, wird der Tag an dem ein bestimmter Mitarbeiter einen Wunsch beantragt hat in der Planungssicht “grün” markiert(je nach Konfiguration von Planik haben die Kalendereinträge andere Farben in der Planungssicht) .

Planungssicht: Der eingegebene Freiwunsch ist in der Planungssicht (grün hinterlegt) ersichtlich. Der Dienst “A1” ist am gleichen Tag eingeplant.

Mit Mouse-over erhält die Planerin einen Überblick über die Peter zugeordneten Dienste und seinen Freiwunsch.

Planungssicht: Feld bei einem Mouse-over, welches neu die Tagessicht ergänzt mit der Absenzkategorie und dem Text aus dem Notizfeld anzeigt.

Im Mouse-over der Planungssicht ist jeweils die Kalenderkategorie und einen Teil der Notiz ersichtlich. Um die ganze Notiz zu lesen, wechseln Sie mit einem Doppelklick auf den Dienst auf die Dienstdetails – dann auf den Reiter “Tagessicht”. In dieser Ansicht kann die gesamte Notiz eingesehen werden.

Planungssicht: Lange Notizen lassen sich in der Tagessicht (im Dienstdetail) anzeigen. Bleiben Sie mit der Maus über dem Titel, um auch die ganz langen, mehrzeiligen Dienste zu sehen. Es erscheint ein Popup mit der ganzen Notiz.  

Haben auch Sie einen Verbesserungsvorschlag? Bitte kontaktieren Sie Ihren persönlichen Ansprechpartner unter 031 544 40 60 oder schreiben Sie uns auf kontakt@planik.ch.


Nun macht auch manuell (Um-)Planen in Planik Spass!

Automatisch Dienstpläne erstellen hin oder her – manuell (um)planen gehört auch bei Planik dazu…

Um Ihnen auch dies zu erleichtern, haben wir ein neues Werkzeugset in der Planungssicht geschaffen.

Das neue Werkzeugset in der Planungssicht vereinfacht das Löschen und «Zurücklegen» von Diensten.

Durch Klick auf das Werkzeugsymbol oben links in der Planungssicht erscheint die neue Werkzeugkiste (auf Neudeutsch Toolbox):

Das Bild zeigt die Planungssicht von Planik, in welcher automatisch generierte Dienstpläne auch noch manuell angepasst werden können.

In der Toolbox befinden sich folgende nützliche Werkzeuge:

Dieses Bild zeigt die drei Arten von Werkzeug für das erleichterte manuelle Erstellen und/oder Anpassen von Dienstplänen. Dies sind: Dienste verschieben, Dienste zurücklegen und Dienste löschen

Um ein Werkzeug zu benutzen, klicken Sie einfach das entsprechende Symbol in der Toolbox an!

Dienste zurücklegen mit dem «Zurücklegen-Werkzeug»

Wählen Sie das Zurücklegen-Werkzeug an

Nun erscheint anstelle des gewohnten «Händchens» als Cursor das Zurücklegen-Symbol.

Um damit einen Dienst zurückzulegen, klicken Sie einfach damit auf den entsprechenden Dienst: und voilà schon ist er zurückgelegt und erscheint oben im Dienstebedarf bei den unzugewiesenen Diensten:

Dieses Bild zeigt die Funktionsweise des Dienste-Zurücklegen Werkzeuges. Zuerst wird das Werkzeug über die Toolbox ausgewählt. Danach wird der Dienst bei Mitarbeiter X an Tag Y, welcher von dem Mitarbeiter nicht übernommen werden kann, angeklickt und sogleich wandert er nach oben zu den offenen Diensten und kann von da aus, gegebenfalls zu einem späteren Zeitpunkt, neu verteilt werden.

Um wieder das normale Werkzeug (Dienste editieren und verschieben) zu erhalten, klicken Sie auf das entsprechende Symbol in der Werkzeugkiste.

Bitte beachten: Es können nur Symbole vom Typ «Dienst» zurückgelegt werden. Abwesenheiten und Ferien, welche ja nicht oben im Dienstebedarf auftauchen, können nicht zurückgelegt werden.

 

Dienste löschen mit dem «Lösch-Werkzeug»

Wählen Sie das Lösch-Werkzeug aus

Nun erscheint anstelle des gewohnten «Händchens» als Cursor das Lösch-Symbol.

Um damit einen Dienst zu löschen, klicken Sie einfach damit auf den entsprechenden Dienst: und voilà schon ist er für immer verschwunden…

Dieses Bild zeigt die Funktionsweise des Dienste-Löschen-Werkezugs. Nach Auswahl des Löschen-Werkzeugs genügt ein Klick auf den zu löschenden Dienst und schon ist er verschwunden!

Um wieder das normale Werkzeug (Dienste editieren und verschieben) zu erhalten, klicken Sie auf das entsprechende Symbol in der Werkzeugkiste.

Bitte beachten: beim Löschen eines Dienstes verschwindet dieser gänzlich und taucht auch nicht mehr bei den offenen Diensten auf. Das Löschwerkzeug ist somit vor allem zum Löschen von Ferien- und Abwesenheitsdiensten gedacht – reguläre Dienste, welche ja dann von jemand anderem übernommen werden sollten,  werden bevorzugt mit dem “Zurücklegen-Werkzeug” von einem Mitarbeitenden weggenommen (oder wie gehabt, mit dem Drag&Drop-Werkzeug, direkt einem anderen Mitarbeitenden zugewiesen)

 

Wir sind gespannt auf Ihre Rückmeldungen und wünschen frohes (um)planen!

Ihr Planik-Team


Die Mitarbeitenden automatisch über Planänderungen informieren

Ein gelebter Dienstplan ändert sich. Dienste werden getauscht, die Zeiten geändert, ein Mitarbeiter springt für einen erkrankten Kollegen ein, Sie kennen das. Diese Arbeit ist heikel und stressig, wäre es da nicht schön, wenn Sie alle Änderungen nochmals auf einem Blick kontrollieren können, bevor Sie den Plan wieder veröffentlichen? Und wie wäre es, wenn Sie auch die betroffenen Mitarbeitenden automatisch über die Planänderungen informieren könnten?

Das ist nun möglich. Bei einer (Wieder-)Veröffentlichung eines Plans, erhalten alle Mitarbeitenden, welche von mindestens einer Änderung betroffen sind, eine Email zugeschickt.

Automatische Benachrichtigung über eine Wiederveröffentlichung. Frau Ammann hat am Samstag neu einen ND Dienst. Den Frühdienst (FD) vom 21.04.2018 und den Sonntagsdienst vom 28.04.2018 muss sie nicht mehr übernehmen.

 

Bitte beachten Sie:

  • Dieses Feature müssen Sie als Planik-Administrator / -Planer freischalten. Standardmässig ist dieses Feature deaktiviert.
    Nach dem Einloggen in Planik können Sie dies im Menü unter Einstellungen -> Team ändern. Die Option heisst dort “Bei der Veröffentlichung von Plänen an Mitarbeitern mit Schichtänderungen eine Email verschicken”.
  • Die Mitarbeitenden müssen einen Zugang auf das Mitarbeiterportal haben.
  • Bei einer Erstveröffentlichung werden nicht alle Dienste aufgelistet, sondern nur der Link zum Mitarbeiterportal, in welchem der Mitarbeitende dann den neusten Plan einsehen und herunterladen kann.
  • Nur Änderungen in der Zukunft, inklusive des aktuellen Tages werden verschickt.
  • Als Absenderadresse wird die Emailadresse des Planers welcher die Veröffentlichung veranlasst hat, verwendet. Die Mitarbeitenden können also auf diese Email antworten.

 

Vor der Veröffentlichung: Übersicht über alle Änderungen
Sozusagen als “Abfallprodukt” haben wir in Planik neben der Planvorschau einen neuen Reiter Planänderungen erstellt. Dort können Sie nun vor der Veröffentlichung eines Plans bequem alle Änderungen kontrollieren. Sie sehen dort für jeden Planstand alle Änderungen zum letzten veröffentlichten Version, gruppiert nach den Mitarbeitenden.

Für Fragen und Anmerkungen stehen wir Ihnen gerne unter 031 544 40 60 oder auf kontakt@planik.ch zur Verfügung.

Ihr Planik!-Team

 


Neue Auswertung: Personalbestand – ein Werkzeug für die langfristige Personalplanung

Mit der neuen Auswertung Personalbestand erhalten Sie ein Instrument, welches Ihnen die (langfristige) Personalplanung erleichtert. Die neue Auswertung liefert Ihnen einen raschen Überblick über den Personalbestand in Ihrem Team über die nächsten 3 Jahre (oder einen von Ihnen gewählten Zeitraum).

Es werden pro Monat die Anzahl der Vollzeitäquivalente (auch gebräuchlich, FTE, für englisch “full time equivalent”) aus den Anstellungen in Ihrem Team ermittelt.

Mit der Hinterlegung eines Stellensolls werden Ihnen zudem auf einen Blick monatsweise eine Unter- oder Überdeckung angezeigt – somit wird Handlungsbedarf unmittelbar sichtbar!

Im untenstehenden Beispiel hat das Team ein Stellensoll von 54 Vollzeitstellen (ab 01.01.18 – zuvor betrug es 52 Stellen). Die gelben Balken signalisieren unbesetzte Stellen und die roten einen Überbestand:

 

Das Stellensoll, welches für die Anzeige einer Unter- oder Überdeckung gebraucht wird, können Sie unter Einstellungen/Stellensoll hinterlegen (nur Benutzer mit Administratoren-Recht). Dabei ist es möglich, auch sich ändernde Stellensoll (“gültig ab”) abzubilden:

Falls Sie kein Stellensoll hinterlegen (wollen), können Sie die Auswertung trotzdem brauchen – in dem Fall wird lediglich die Anzahl der FTEs angezeigt, ohne Unterscheidung Im/Über-Soll und ohne Anzeige der unbesetzten Stellen.

Übrigens, falls Sie die totale Anzahl der Personen in einem Team interessiert (unabhängig vom Pensum), dann erhalten Sie diese Übersicht in der Auswertung Personalbestand unter dem Reiter “Anzahl Personen”:

Für Fragen und Anmerkungen stehen wir Ihnen gerne unter 031 544 40 60 oder auf kontakt@planik.ch zur Verfügung!

 


Korrekte Anzeige der Stundensaldo in der Arbeitszeitauswertung

Mit der Einführung der Historisierung der Planstände muss man für eine korrekte Ausgabe der Arbeitszeitauswertung, insbesondere für die dort angezeigten Stundensaldi, einige wenige Punkte neu beachten. Diese werden im vorliegenden Blog ausgeführt.

 

Wie wird der Stundensaldo / der Gleitzeitstand in Planik berechnet?

Das Prinzip ist einfach; um den Stundensaldo / den Gleitzeistand per Stichdatum X zu erhalten, werden in Planik folgende Berechnungsschritte durchgeführt:

  1. Summation aller Arbeitszeiten (aus Diensten, Abwesenheiten, Ferien, Korrekturen) seit Anstellungsbeginn des Mitarbeiters  bis zum Stichdatum X
  2. Summation der Sollarbeitszeit des Mitarbeiters seit Anstellungsbeginn des Mitarbeiters bis zum Stichdatum X. Da der Anstellungsbeginn eines Mitarbeitenden schon weitaus früher als der erste Arbeitsplan in Planik sein kann, wird nur die Sollarbeitszeit aus in Planik existierenden Plänen berücksichtigt.
  3. Summation aller Gleitzeitkorrekturen seit Anstellungsbeginn des Mitarbeiters bis zum Stichdatum X
  4. Stundensaldo = (Summe Arbeitszeiten) – (Summe Sollarbeitszeiten) + (Gleitzeitkorrekturen)

 

Was hat die neu eingeführte Planhistorisierung für einen Einfluss auf die Berechnung des Stundensaldos?

Da für jeden Arbeitsplan mehrere Planstände existieren können, stellt sich die Frage, auf welche sich die Berechnung der Stundensaldi bezieht. Es gelten folgende Grundsätze:

→ In der Planungssicht (Planblatt) wird der Stundensaldo (GLZ vor) immer basierend auf den neusten Planständen berechnet

→ In der Arbeitszeitauswertung  wird der Stundensaldo (GLZ vor) immer basierend auf den veröffentlichten Planständen berechnet

 

Wie stelle ich sicher, dass die Stundensaldi in der Arbeitszeitauswertung mit denen aus der Planungssicht übereinstimmen?

Da sich der Stundensaldo in der Arbeitszeitauswertung auf veröffentlichte Planstände bezieht, muss sichergestellt werden, dass alle Pläne, vom ersten veröffentlichten Plan bis und mit dem auszuwertenden Plan veröffentlicht sind und keine unveröffentlichten Änderungen mehr haben.

D.h. bevor ein Monat “abgeschlossen” wird und die Stundenrapporte ausgedruckt und offiziell den Mitarbeitenden übergeben werden, sollte noch mal überprüft werden, ob seit dem ersten veröffentlichten Plan (also seit dem Plan wo Planik produktiv eingesetzt wurde) bis und mit dem auszuwertenden Plan alles lückenlos veröffentlicht ist.

Damit Sie für die Überprüfung nicht jedes Mal in die Vergangenheit zurückspulen müssen, haben wir Hinweise bei der Arbeitszeitauswertung eingeführt, welche die Planerinnen und Planer  warnen, falls etwas nicht in Ordnung ist.

Anhand eines Beispiels – es soll die Arbeitszeitauswertung vom Februar 2018 gemacht werden – werden verschiedene Ausgangslagen der vergangenen Planstände und deren Einfluss auf die Stundensaldi per 31.01.2018 betrachtet:

 

Alles in bester Ordnung!

 

Auch hier ist alles in Ordnung! Alle Pläne zwischen dem ersten veröffentlichten Plan (Dezember 2018) und dem auszuwertenden November sind lückenlos veröffentlicht und haben keine unveröffentlichten Änderungen.

 

Hier gibt es zwischen dem ersten veröffentlichten Plan (in diesem Fall ist es der Oktober) und dem auszuwertenden Februar einen unveröffentlichten Plan und somit wird in der Arbeitszeitauswertung der Stundesaldo nicht korrekt berechnet. In diesem Fall muss man den November auch noch veröffentlichen (liegt ja ohnehin in der Vergangenheit, das tut nicht weh…) und dann ist wieder alles in Ordnung!

 

 

 

Hier sind zwar alle Pläne veröffentlicht aber im Januar gibt es noch unveröffentlichte Änderungen, welche für die Berechnung des Stundensaldos in der Arbeitszeitauswertung nicht berücksichtigt werden und zu einem unerwarteten Resultat führen können. Falls man keine zwingenden Gründe hat, diese unveröffentlichten Änderungen nicht in die Arbeitszeitauswertung einfliessen zu lassen, sollte man also den Januarplan erneut veröffentlichen um den aktuellsten Stand des Arbeitszeitsaldos im Februar zu haben.

 

Für Fragen und Anmerkungen stehen wir Ihnen gerne unter 031 544 40 60 oder auf kontakt@planik.ch zur Verfügung!

 


Mitarbeiterbezogene Notizen hinterlegen / Mitarbeitende mit einer Farbe kennzeichnen

Neue Funktion verfügbar ab Mittwoch, 7. März 2018

Nach dem letzten sehr grossen und umfangreichen Planik-Update folgt nun eine kleine aber feine und sehr nützliche Erweiterung von Planik. Ab sofort können Sie mitarbeiterbezogene Notizen hinterlegen sowie Ihre Mitarbeitenden mit einer Farbe kennzeichnen. In jedem Menü in welchem die Mitarbeitenden angezeigt sind wird die hinterlegte Farbe dargestellt. In der Planungssicht(Planblatt) sieht es künftig folgendermassen aus:

Ausschnitt aus dem Planblatt mit farbig gekennzeichneten Mitarbeitenden und hinterlegten Notizen.

 

Wie können die Notizen und Farben bei den Mitarbeitenden hinterlegt werden?

 

 

Nichts einfacher als das – mit einem einfachen Klick auf den Mitarbeitenden, öffnet sich das entsprechende Kontext-Feld:

 

 

 

 

 

 

Durch einen Klick in das Feld “Mitarbeiterfarbe” öffnet sich die Farbauswahl. Nun können die Farben frei gewählt werden. Unterhalb des Farbkreises werden die zuletzt verwendeten Farben angezeigt. Der Regler auf der rechten Seite dient dazu, den Dunkelanteil der gewählten Farbe einzustellen.

 

 

 

 

 

Mitarbeiternotizen können wie bereits bekannt in den gelben Feldern erstellt werden. Die Notizen sind ausschliesslich in der Planungssicht sichtbar – die Mitarbeitenden sehen diese Notizen also nicht im Mitarbeiterportal. Auch nicht im PDF des Plans für den Ausdruck.

Wie Sie im Screenshot sehen, sind pro Mitarbeitenden mehrere Notizen möglich.

Die Notizen sind in allen Plänen verfügbar – sie sind also nicht auf einen bestimmten Plan bezogen.

 

 

Die farbige Kennzeichnung der Mitarbeitenden kann ausserdem im Menü unter “Einstellungen/Mitarbeiter” ausgewählt werden. Das Farbwahlmenü erscheint erst, wenn man sich im Reiter der Mitarbeiterdetails im Bearbeitungsmodus befindet:

Durch einen Klick in das Feld “Mitarbeiterfarbe” öffnet sich die Farbauswahl. Nun können die Farben frei gewählt werden. Unterhalb des Farbkreises, werden die zuletzt verwendeten Farben angezeigt. Der Regler auf der rechten Seite dient dazu, die Transparenz der gewählten Farbe einzustellen.

Nachdem die Auswahl gespeichert wurde, ist die Kennzeichnung aktiv. Die Farbe wird nun immer angezeigt wenn die Mitarbeiterliste angezeigt wird. Bei den Einstellungen ist zudem der Übersichtsbereich eingefärbt.

Wir sind überzeugt, Ihnen hiermit eine weitere tolle Erweiterung in Planik bieten zu können. Haben Sie Fragen oder Anregungen? Wir sind gespannt auf Ihre Ideen!
Sie erreichen uns unter: 031 544 40 60 oder unter kontakt@planik.ch.

Gerne stehen wir Ihnen für Auskünfte zu dieser und anderen Themen gerne zur Verfügung.

Ihr Planik! – Team


Historisierung der Planstände

Neue Funktion freigeschaltet ab Montag, 22.01.2018, 00h00

Planik führt die Historisierung von Dienstplänen ein! Dies erlaubt es Ihnen als Nutzer, alte (Zwischen-)Stände eines Dienstplans einzusehen. So können Sie nachträglich nachvollziehen, über welche Schritte der aktuelle Dienstplan entstanden ist. Unbeabsichtigte Änderungen können durch das Zurücksetzen auf den letzten Stand wieder rückgängig gemacht werden. Und durch die Möglichkeit, denselben Plan gestaffelt zu berechnen und erneut zu veröffentlichen wird es nun auch möglich, beispielsweise Wochenend-Schichten vorab zu planen.

Das Wichtigste in aller Kürze:

  • Änderungen an einem bereits veröffentlichten Plan müssen aktiv erneut veröffentlicht werden, damit die Mitarbeiter den neusten Plan einsehen können. Das erlaubt den Planenden selber zu entscheiden, zu welchem Zeitpunkt die neue Planversion den Mitarbeitenden zugänglich gemacht wird.
  • Die Zeitauswertung, Wochen- und Tagessicht basiert immer auf dem letzten veröffentlichten Plan
  • Änderungen können nur auf dem aktuellen Planstand vorgenommen werden, die historischen Planstände sind unveränderbar
  • Ein Plan kann jeweils bis zum letzten veröffentlichten Stand zurückgesetzt werden. Eine Veröffentlichung kann nicht rückgängig gemacht werden.

Nachfolgend erklären wir Ihnen, anhand der Dienstplanungsübersicht und einem Beispielfall des Teams von Frau Rosengaard, die neuen Funktionalitäten:

Im obigen Beispiel hat die Chefin Maria Rosengaard in einem bereits veröffentlichten Plan eine Umplanung vornehmen müssen, da einer ihrer Mitarbeitenden krank wurde.

1: Sie schiebt in der Planungssicht die Dienste des kranken Mitarbeitenden zu den offenen Diensten und setzt ein Krank-Symbol. Nun erscheint ein neuer Planstand “in Bearbeitung” und entsprechende Hinweise, dass die neusten Änderungen für die Mitarbeitenden noch nicht sichtbar sind und noch veröffentlicht werden müssen.

2: Optional könnte sie nun die offenen Dienste über die Funktion Dienstplan berechnen erneut automatisch verteilen. Hierbei werden wie gewohnt alle aktiven Regeln und deren Priorisierung berücksichtigt. In unserem Fall macht sie dies aber doch lieber per Hand, da es sich nur um einige wenige Dienste handelt.

3: Da sie nicht mehr sicher ist, wie der ursprüngliche Plan war, kann sie dies jederzeit in der Historie Planstände nachschauen gehen

4: Frau Rosengaard ist mit den Planänderungen nicht zufrieden und will noch mal von Vorne beginnen. Mit Dienstplan zurücksetzen werden die Änderungen seit dem letzten Planstand gelöscht; in unserem Beispiel würde der Plan auf die letzte veröffentlichte Version zurückgesetzt.

5: Sobald die Planerin mit dem Resultat der Umplanung glücklich ist, drückt sie den Knopf Dienstplan veröffentlichen. In diesem Moment wird die neuste Planversion für die Mitarbeitenden sichtbar.

Ein Monat später fragt der Mitarbeitender nach wie die Zuschlagsberechnung beim Krankheitsfall zustande kam. Dies hängt in deren Betrieb ab, wie der ursprüngliche Plan war. Dank der Historisierung kann nun Frau Rosengaard in der Planhistorie den ersten veröffentlichten Plan anschauen gehen und dem Mitarbeitenden die ursprüngliche Dienstplanung aufzeigen!

Weitere Anwendungsbeispiele:

Vergleich der Planqualität: Da man historische Planstände einsehen kann, ist es neu auch möglich die Planqualität zwischen verschiedenen Planständen zu vergleichen. Somit ist es beispielsweise möglich einzusehen welche Verstösse bereits vor der Berechnung des Plans (d.h. nach der manuellen Zuteilung gewisser Dienste) vorhanden waren.

Mehrfachplanung: Die Änderungen in Planik ermöglichen völlig neue Anwendungsmöglichkeiten – eine davon ist die Mehrfachplanung. Neu können Pläne in mehreren Schritten berechnet werden. Dies erlaubt beispielsweise, zuerst Wochenvorlagen nur für die Wochenenddienste oder die Nachtschichten zu erstellen, den Plan zu berechnen, und dann nachträglich die ‘normalen’ Wochenvorlagen für die Dienste während den normalen Arbeitszeiten zu aktivieren und den Plan damit ‘fertig’ zu rechnen. Dies selbstverständlich immer unter Berücksichtigung derselben, allgemein gültigen Regeln. Somit wird in es in Planik möglich, beispielsweise die Wochenend-Schichten mehrere Monate vor der normalen Veröffentlichung des vollständigen Dienstplanes zu berechnen und zu kommunizieren, was den Mitarbeitern erlaubt ihre Freizeit viel früher zu planen.

Ausblick

Damit Sie noch mehr Nutzen haben, werden in einem späteren Update weitere Möglichkeiten dazukommen: Bei Änderungen in einem bereits veröffentlichten Plan werden Sie die betroffenen Mitarbeiter automatisiert per SMS oder E-Mail benachrichtigen können. Weiterhin wird es in Zukunft eine “Undo” Funktionalität in der Planungssicht geben, welche Ihnen erlaubt, einzelne Änderungen Schritt per Schritt wieder rückgängig zu machen.

Haben Sie Fragen oder Anregungen? Wir sind gespannt auf Ihre Ideen!
Sie erreichen uns unter: 031 544 40 60 oder unter kontakt@planik.ch


Die Ferienplanung in Planik wird einfacher!

Tagtäglich geben wir unser Bestes, um Ihnen Effizienz und Einfachheit in Ihrer Dienstplanung zu bieten. Hiermit möchten wir Ihnen das neue Feature in der Ferienplanung vorstellen:

Im Menü der Mitarbeiterdetails wurde die Ferienübersicht überarbeitet und bietet nun eine bessere Übersicht für Sie als Planer oder Administrator.
Neu werden unterjährige Pensenwechsel abgebildet und damit auch die Feriensaldi – bezogen auf das Datum des Pensumwechsels – berechnet und angezeigt. Neben der Anzahl Ferien in Tagen, sind in einer zusätzlichen Spalte auch die Saldi in Stunden dargestellt – dies erspart Ihnen die eigene Umrechnung und Sie sind somit jederzeit vollständig im Bild über den jeweiligen Feriensaldi.

Beim Wechsel des Beschäftigungsgrads, wird der Feriensaldo automatisch umgerechnet auf der Basis des „neuen“ Beschäftigungsgrads.
Im unterstehenden Beispiel wird per 1. März 2017 unterjährig ein Wechsel des Beschäftigungsgrad von 70% auf 100% vorgenommen.
Der Feriensaldo per 28. Februar beträgt 3 Tage zu 5.88 Stunden (70% von 8.40 Stunden). Mit dem neuen Beschäftigungsgrad von 100% entspricht dieser Saldo am 1. März dann 2.1 Tage zu 8.40 Stunden.

Die oberste weisse Zeile gibt Ihnen eine Jahres-Kurzübersicht mit den wichtigsten Informationen auf Basis des Beschäftigungsgrad Ende Jahr.

Ferienkonto mit Pensumänderung während des Jahres

Wichtig: Der Saldo in Stunden bleibt selbstverständlich gleich. Und selbstverständlich können die Ferienansprüche auch korrigieren.

Auch Ihre Mitarbeitende sehen nun die gleiche Feriendarstellung im Mitarbeiterportal, falls die Feriensicht für sie freigeschaltet ist. (Natürlich können sie den Anspruch nicht korrigieren, das wäre mal ein Feature!)

 

Ferienübersicht

Diese Weiterentwicklungen haben nicht nur in dieser Maske Auswirkungen. Auch im Menüpunkt „Auswertungen/Ferienübersicht“ sind diese Neuerungen ersichtlich.
Zusätzlich zu den bisherigen Saldospalten sind nun die Ansprüche dargestellt in Tagen und Stunden gemäss dem aktuellen Beschäftigungsgrad. Im nachfolgenden Screenshot gelb hervorgehoben.

Ferienkonto mit Informationen über die Anstellungsperioden

Die letzten zwei Spalten entspricht der alten Darstellung. Sie soll Ihnen helfen, die neue Darstellung mit der alten zu vergleichen. Nach ein paar Wochen werden wir diese beiden Spalten entfernen.

Haben Sie die grauen Balken bemerkt? Neu sehen Sie in der Ferienübersicht, in welcher Periode der Mitarbeitende überhaupt angestellt ist.
Wir hoffen Ihnen mit dieser Weiterentwicklung den Alltag ein wenig vereinfachen zu können.

 

Wann kann ich diese Funktionen nutzen?

Diese Frage wird Sie wohl am meisten interessieren. Das Update wird Ihnen ab Montag, den 16. Oktober 2017 zur Verfügung stehen.
Haben Sie Fragen oder Anregungen? Wir sind gespannt auf Ihre Ideen!
Sie erreichen uns unter: 031 544 40 60 oder unter kontakt@optor.ch


Planik! zusammen mit Sanostat Evo am Notfallkongress 19. und 20. Mai

Was macht Planik an einem Notfallkongress?

Nun, die Dienstplanung ist bei einem Rettungsdienst – wie in vielen anderen Schichtbetrieben auch – ein wichtiges Instrument für das reibungslose Funktionieren des Betriebes. Beispielsweise setzt neu der Rettungsdienst des Kantonsspital Winterthurs auf Planik, spart damit Zeit und sorgt für konsistente Dienstpläne.

Die zentrale Datendrehscheibe und das Führungsinstrument schlechthin, bei fast allen Rettungsdiensten in der Deutschschweiz, ist die Software Sanostat der St. Galler Firma BST Informatik GmbH. Mit ihrem jüngsten Wurf, Sanostat Evo, setzt BST neue Massstäbe hinsichtlich Einsatzerfassung, Abrechnung und Auswertung in der Rettungsdienstbranche.

Was wir besonders toll finden an Sanostat Evo: ab Ende dieses Jahres kann es mit Planik kommunizieren. Somit können Rettungsdienste nun auf das Beste aus zwei Welten setzen und haben die Gewissheit, dass die Dienstplanung und die Einsatz- und Zeiterfassung reibungslos zusammen spielen

Anlässlich dieser Produktpartnerschaft hat Optor dieses Jahr die Ehre und Freude mit BST den Stand am Notfallkongresses, Bernexpo 19.-20. Mai, zu teilen. Interessierten Besuchern erklären wir dort Planik und das Zusammenspiel mit Sanostat Evo.


Fokussierte Dienstplanung mit Schlagworten auf Dienste

Seit 1.5 Jahren kann man Mitarbeitende mittels Schlagworte gruppieren und nach diesen den Plan filtern. Siehe dazu diesen Blogeintrag. Ab sofort können auch die Dienstvorlagen analog strukturiert werden. Sie können also beispielsweise alle Nachtdienste oder alle Dienste einer bestimmten Abteilung in separaten Gruppen aufteilen. Diese Grupppen sind dann als Filter in diversen Sichten in Planik anwendbar.

filter_dienstvorlagen

Diese Filter können Sie dann beispielsweise in der Planungssicht einsetzen, in dem Sie alle anderen Dienste ausblenden.

planungssicht_mit_dienstvorlagenfilter

Der Dienstfilter ist kombinierbar mit dem Mitarbeiterfilter. Sie können so zum Beispiel alle Nachtdienste für die älteren Mitarbeitenden anzeigen lassen.

Haben Sie Fragen oder Anregungen? Wir sind gespannt auf Ihre Ideen! 031 544 40 60 oder kontakt@optor.ch