Die Ferienplanung in Planik wird einfacher!

Tagtäglich geben wir unser Bestes, um Ihnen Effizienz und Einfachheit in Ihrer Dienstplanung zu bieten. Hiermit möchten wir Ihnen das neue Feature in der Ferienplanung vorstellen:

Im Menü der Mitarbeiterdetails wurde die Ferienübersicht überarbeitet und bietet nun eine bessere Übersicht für Sie als Planer oder Administrator.
Neu werden unterjährige Pensenwechsel abgebildet und damit auch die Feriensaldi – bezogen auf das Datum des Pensumwechsels – berechnet und angezeigt. Neben der Anzahl Ferien in Tagen, sind in einer zusätzlichen Spalte auch die Saldi in Stunden dargestellt – dies erspart Ihnen die eigene Umrechnung und Sie sind somit jederzeit vollständig im Bild über den jeweiligen Feriensaldi.

Beim Wechsel des Beschäftigungsgrads, wird der Feriensaldo automatisch umgerechnet auf der Basis des „neuen“ Beschäftigungsgrads.
Im unterstehenden Beispiel wird per 1. März 2017 unterjährig ein Wechsel des Beschäftigungsgrad von 70% auf 100% vorgenommen.
Der Feriensaldo per 28. Februar beträgt 3 Tage zu 5.88 Stunden (70% von 8.40 Stunden). Mit dem neuen Beschäftigungsgrad von 100% entspricht dieser Saldo am 1. März dann 2.1 Tage zu 8.40 Stunden.

Die oberste weisse Zeile gibt Ihnen eine Jahres-Kurzübersicht mit den wichtigsten Informationen auf Basis des Beschäftigungsgrad Ende Jahr.

Ferienkonto mit Pensumänderung während des Jahres

Wichtig: Der Saldo in Stunden bleibt selbstverständlich gleich. Und selbstverständlich können die Ferienansprüche auch korrigieren.

Auch Ihre Mitarbeitende sehen nun die gleiche Feriendarstellung im Mitarbeiterportal, falls die Feriensicht für sie freigeschaltet ist. (Natürlich können sie den Anspruch nicht korrigieren, das wäre mal ein Feature!)

 

Ferienübersicht

Diese Weiterentwicklungen haben nicht nur in dieser Maske Auswirkungen. Auch im Menüpunkt „Auswertungen/Ferienübersicht“ sind diese Neuerungen ersichtlich.
Zusätzlich zu den bisherigen Saldospalten sind nun die Ansprüche dargestellt in Tagen und Stunden gemäss dem aktuellen Beschäftigungsgrad. Im nachfolgenden Screenshot gelb hervorgehoben.

Ferienkonto mit Informationen über die Anstellungsperioden

Die letzten zwei Spalten entspricht der alten Darstellung. Sie soll Ihnen helfen, die neue Darstellung mit der alten zu vergleichen. Nach ein paar Wochen werden wir diese beiden Spalten entfernen.

Haben Sie die grauen Balken bemerkt? Neu sehen Sie in der Ferienübersicht, in welcher Periode der Mitarbeitende überhaupt angestellt ist.
Wir hoffen Ihnen mit dieser Weiterentwicklung den Alltag ein wenig vereinfachen zu können.

 

Wann kann ich diese Funktionen nutzen?

Diese Frage wird Sie wohl am meisten interessieren. Das Update wird Ihnen ab Montag, den 16. Oktober 2017 zur Verfügung stehen.
Haben Sie Fragen oder Anregungen? Wir sind gespannt auf Ihre Ideen!
Sie erreichen uns unter: 031 544 40 60 oder unter kontakt@optor.ch


Planik! zusammen mit Sanostat Evo am Notfallkongress 19. und 20. Mai

Was macht Planik an einem Notfallkongress?

Nun, die Dienstplanung ist bei einem Rettungsdienst – wie in vielen anderen Schichtbetrieben auch – ein wichtiges Instrument für das reibungslose Funktionieren des Betriebes. Beispielsweise setzt neu der Rettungsdienst des Kantonsspital Winterthurs auf Planik, spart damit Zeit und sorgt für konsistente Dienstpläne.

Die zentrale Datendrehscheibe und das Führungsinstrument schlechthin, bei fast allen Rettungsdiensten in der Deutschschweiz, ist die Software Sanostat der St. Galler Firma BST Informatik GmbH. Mit ihrem jüngsten Wurf, Sanostat Evo, setzt BST neue Massstäbe hinsichtlich Einsatzerfassung, Abrechnung und Auswertung in der Rettungsdienstbranche.

Was wir besonders toll finden an Sanostat Evo: ab Ende dieses Jahres kann es mit Planik kommunizieren. Somit können Rettungsdienste nun auf das Beste aus zwei Welten setzen und haben die Gewissheit, dass die Dienstplanung und die Einsatz- und Zeiterfassung reibungslos zusammen spielen

Anlässlich dieser Produktpartnerschaft hat Optor dieses Jahr die Ehre und Freude mit BST den Stand am Notfallkongresses, Bernexpo 19.-20. Mai, zu teilen. Interessierten Besuchern erklären wir dort Planik und das Zusammenspiel mit Sanostat Evo.


Fokussierte Dienstplanung mit Schlagworten auf Dienste

Seit 1.5 Jahren kann man Mitarbeitende mittels Schlagworte gruppieren und nach diesen den Plan filtern. Siehe dazu diesen Blogeintrag. Ab sofort können auch die Dienstvorlagen analog strukturiert werden. Sie können also beispielsweise alle Nachtdienste oder alle Dienste einer bestimmten Abteilung in separaten Gruppen aufteilen. Diese Grupppen sind dann als Filter in diversen Sichten in Planik anwendbar.

filter_dienstvorlagen

Diese Filter können Sie dann beispielsweise in der Planungssicht einsetzen, in dem Sie alle anderen Dienste ausblenden.

planungssicht_mit_dienstvorlagenfilter

Der Dienstfilter ist kombinierbar mit dem Mitarbeiterfilter. Sie können so zum Beispiel alle Nachtdienste für die älteren Mitarbeitenden anzeigen lassen.

Haben Sie Fragen oder Anregungen? Wir sind gespannt auf Ihre Ideen! 031 544 40 60 oder kontakt@optor.ch

 


Alternative Sicht auf den Dienstplan: Die Wochensicht

Die normale Planungssicht zeigt den Dienst im Zentrum. Die Mitarbeitenden sind links aufgelistet, die Tage oben, die den Mitarbeitenden zugewiesenen Dienste befinden sich in den Zellen. Diese Sicht ist optimal für die Frage „Was arbeitet mein Mitarbeitende X.Y chronologisch im Plan?“, weniger gut aber, wenn man beispielsweise der Frage nachgehen will: Wie sind meine Dienste in der Abteilung Z abgedeckt?

Für diese Frage hätte man lieber die Dienste links in der ersten Spalte und die Mitarbeitende in den Zellen. Voilà, das haben wir nun umgesetzt in der brandneuen Wochensicht.

wochensicht_ohne_filter

Wenn Sie nur eine spezifische Dienstgruppe anzeigen wollen, so können Sie den neuen Dienstvorlagenfilter im Menü anwenden. Beispielsweise, Sie wollen die Belegung der Spätschichten anschauen. Unter dem Menüpunkt „Alle Dienstvorlagen“ wählen Sie den gewünschten Filter „Spätschichten“ aus.

wochensicht_mit_dienstvorlagenfilter

Alle anderen Dienste werden ausgeblendet, Sie sehen nur die Spätschichten.

 


Wir sind umgezogen

Es ist nun an der Zeit aus dem Elternhaus bei Substring auszuziehen. Wir haben ein helles und kühles Büro in Bern im Wankdorf an der Wankdorffeldstrasse 102 gefunden, mit wunderbarer Aussicht über Bern auf den Gurten und den Berner Alpen.

Alpen_Markuskirche

Die Jungfrau verhüllt sich heute in den Wolken. Rechts der Turm der Markuskirche

 

gurten

Der Gurten, der Berner Hausberg

Unsere neue Adresse:

Optor AG
Wankdorffeldstrasse 102
3014 Bern
+41 (0)31 544 40 60

 

 


Neues Feature: Notizen auf Dienste

Bis jetzt war es nur möglich, Notizen für eine bestimmte Zelle des Plans zu erstellen.

tagesnotiz

Tagesnotiz für einen Mitarbeiter. Gekennzeichnet durch das gelbe Dreieck oben in der Zelle.

 

Zusätzliche Informationen zu einem Dienst in so eine Tagesnotiz zu schreiben war nur bedingt sinnvoll, denn beim Verschieben dieses Dienstes blieb jene Information am alten Ort. So musste man dann mühsam die alte Notiz löschen und eine Neue erstellen.

tagesnotiz_dienst_verschoben

Der Dienst ‚x2‘ wurde verschoben, die Tagesnotiz bleibt beim Tag haften.

 

Neu ist es möglich, neben jenen Tagesnotizen, die durchaus ihre Berechtigung haben, auch Notizen direkt auf dem Dienst zu erstellen.

Eine Dienstnotiz

Eine Dienstnotiz. Gekennzeichnet durch das kleine gelbe Dreieck unten links.

 

dienstnotiz_verschoben

Verschiebt man eine Dienstnotiz, so kommt die Notiz mit.

Dienstnotizen sind immer öffentlich und werden wie die öffentlichen Tagesnotizen im PDF oder im elektronischen Kalender publiziert. Der Mitarbeitende sieht also in seinem elektronischen Kalender diese Information.

 

Haben Sie Fragen oder Anregungen? Schreiben Sie uns auf kontakt@planik.ch!


Arbeitszeiten im Mitarbeiterportal

Benutzen Sie die Sicht „Arbeitszeiten“ in Planik? Neue Feature: Export Arbeitszeiten und benutzerdefinierte Reports.
Neu hat auch der Mitarbeitende direkt im Mitarbeiterportal Zugriff auf seine Arbeitszeiten.

arbeitszeiten_mitarbeiterportal

Natürlich ist seine Sicht auf die Arbeitszeiten gegenüber der Sicht des Planers etwas eingeschränkt:

  • Exportfunktionen (Excel, PDF) sind nicht freigeschaltet
  • Nur die Dienste aus veröffentlichte Plänen werden angezeigt
  • Der Mitarbeitende kann im Gegensatz zum Planer keine Zeiten verändern oder neue Arbeiten hinzufügen.

Diese Sicht ist der erste Schritt in Richtung Arbeitszeiten erfassen. Wir können uns gut vorstellen, dass der Mitarbeitende in Zukunft hier ihre Korrekturen der Arbeitszeit erfassen, welche der Planer dann später akzeptieren oder ablehnen kann.

Achtung: Die Arbeitszeiten werden für den Mitarbeiter erst freigeschaltet, wenn Sie als Planer / Admin dies wollen. Bitte schicken Sie uns in dem Fall eine Email.


Ferien direkt aus dem Ferienwunsch des Mitarbeitenden erstellen

Wenn ein Mitarbeitender zwei Wochen Ferien nimmt, ist das ja ihm zu gönnen, für die Planerin / den Planer jedoch eher mühsam. Muss er doch nun 14 Mal einen Feriendienst in die betreffende Tage abfüllen. Sie kennen die Shift Taste? Mit dieser Kopierfunktion geht es zwar relativ gut, doch komfortabel ist das nicht.

Neu ist es möglich, direkt aus dem Kalender heraus aus einem Freiwunsch heraus die Feriendienste (bzw Freidienste) zu generieren.

Im Wesentlichen sind das drei Schritte:

Schritt 1: Der Mitarbeitende erstellt im Mitarbeiterportal seinen Ferienwunsch

Ferienwunsch des Mitarbeitenden

 

Schritt 2: Sie als Planer bestätigen den Ferienwunsch

Sie öffnen den Ferienwunsch, wechseln in den Tab „In Ferien umwandeln“ und wählen dort die Dienstvorlage, in welcher dieser Wunsch umgewandelt werden soll.

Ferien erstellen

 

Schritt 3: Die Feriendienste wurden erstellt.

Sie sehen die neuen Ferien direkt im Kalender und natürlich in der Planungssicht.
Auch der Mitarbeitende sieht, dass sein Wunsch nun in konkrete Ferien umgewandelt wurden.

ferien_erzeugt


Die anrechenbare Arbeitszeit der Dienste wird berechnet

Ein klassischer Dienst beginnt an einem bestimmten Zeitpunkt und hört an einem bestimmten Zeitpunkt wieder auf. Die anrechenbare Arbeitszeit ist in vielen Fällen gleich wie die Zeitspanne des Dienstes, eventuell abzüglich einer Pause.

Diese Kopplung zwischen Beginn- und Endzeitpunkt des Dienstes und der Arbeitszeit war in Planik bisher nicht möglich. Die anrechenbare Arbeitszeit wurde in einem separaten Feld erfasst.

Neu können Sie selber auf der Dienstvorlage auswählen, ob Planik die anrechenbare Arbeitszeit für Sie berechnen soll oder ob Sie sie wie bis jetzt fix hinterlegen wollen. Optional können Sie auch einen Zeitzuschlag definieren: Eine Zeitspanne, in welcher die Arbeitszeit um einen bestimmten Prozentsatz erhöht wird. (Häufig angewendet für Nachtzuschläge).

Wenn Sie nun beispielsweise den Dienstschluss verändern (Beispiel: Frau Keller arbeitete am Donnerstag eine halbe Stunde länger), so müssen Sie nur noch den Endzeitpunkt des Dienstes anpassen, die Arbeitszeit wird automatisch berechnet.

Haben Sie Fragen und Anregungen? Bitte zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren!

 


Dienstplan: Zusätzliche Informationen der Mitarbeitenden anzeigen

Für einen unserer Kunden ist es wichtig, dass gewisse Fähigkeiten der Mitarbeitenden im Dienstplan dargestellt werden. Und zwar in der Planungssicht wie auch im ausgedruckten Dienstplan. Diese Information hilft unserem Kunden beim manuellen Planen wie auch bei der täglichen Arbeit.

Mit dem neu aufgespielten Release von Planik ist das nun möglich: Sie können beliebige Schlagworte im Dienstplan anzeigen lassen.

Beispiel: Sie wollen die Sprachkompetenzen der Mitarbeitenden darstellen:

  • Erstellen Sie 3 Schlagworte ‚deutsch‘, ‚französisch‘, ‚italienisch‘
  • Verknüpfen Sie diese Schlagworte den Kompetenzen entsprechend mit den Mitarbeitenden
  • Kontaktieren Sie uns, damit wir für Sie die Darstellung der Schlagworte im Plan konfigurieren können

Nun werden die Schlagworte neben den Namen der Mitarbeitenden dargestellt:

planik_schlagworte_in_planungssicht

Die Schlagworte ‚deutsch‘. ‚französisch‘ und ‚italienisch‘ in der Planungssicht

planik_schlagworte_im_pdf

Die Schlagworte im ausgedruckten Dienstplan


Haben Sie Fragen, Wünsche oder Anregungen?
Wir freuen uns auf Ihr Email!