Jährliche Archive: 2015

Fokussierte Dienstplanung mit Schlagworten für Mitarbeiter

Sicherlich wünschten Sie sich schon mal, den Fokus auf einen ganz bestimmten Teil des Planungsproblems zu setzen. Nicht immer alles zu sehen, sondern nur jene Informationen, die im Moment wirklich interessieren.

Planik macht nun einen grossen Schritt in diese Richtung:

Sie können nun auf den einzelnen Mitarbeitende sogenannte Schlagworte setzen. Beispielsweise team 1 oder neueintritte. Diese Schlagworte können direkt dem Mitarbeitenden hinzugefügt werden.

mitarbeiter_seite

Die Schlagworte können auch auf einer speziellen Konfigurationsseite editiert werden. Dort sehen Sie auf einen Blick, welche Mitarbeitende mit einem Schlagwort verknüpft sind. Hier können Sie auch einfach Mitarbeitende zum Schlagwort hinzufügen oder entfernen.

schlagwort_seite

Schlagworte können dann als Filter verwendet werden. Wenn Sie den Fokus auf team 1 setzen möchten, wählen Sie  diesen Begriff einfach im Filter oben im Menü aus.

menu_aufgeklappt

Schon wird überall in Planik der Fokus auf die Mitarbeitende gesetzt, welche mit diesem Schlagwort verknüpft sind. Zur besseren Sichtbarkeit ist der gewählte Filter im Menü orange hinterlegt.

menu_zugeklappt

Beispielweise werde in der Planungssicht  nur die Mitarbeitende mit diesem Schlagwort angezeigt:

planungssicht

Der Filter greift in den meisten Funktionen in Planik. Beispielsweise wird auch die PDF Version des Plans zum Ausdrucken mit diesem Filter erstellt. Sie können also für jedes Subteam einen eigenen Plan generieren.

Dieses Feature ist soeben freigeschaltet worden. Probieren Sie es aus! Sie werden sehen, es ist ganz einfach und wir hoffen, dass Ihnen diese neue Möglichkeit, die Mitarbeitenden zu gruppieren einen grossen Nutzen bringt.

Haben Sie Fragen und Anregungen? Gerne hören wir von Ihnen.


Notizen in der Planungssicht: Mehrere Notizen pro Tag und Mitarbeitenden.

Neu ist es möglich, mehrere Notizen pro Tag und Mitarbeitender zu hinterlegen.

Das ist vor allem dann sehr praktisch, wenn die eine Notiz öffentlich (Für den Mitarbeitenden sichtbar) und die andere eine reine Planungsnotiz sein soll.

Die Notizen werden chronologisch dargestellt. Die neueste zu Oberst. So kann man auch einfache Workflows abbilden

Die Notizen werden chronologisch dargestellt. Die neueste zu Oberst. So kann man auch einfache Workflows abbilden

 

 

 

 

 

 

 

 

Neu erscheinen öffentliche Notizen auch im Kalender der betreffenden Person. Auch in seinem elektronischen Kalender. So kann man einfach und prägnant mit den Mitarbeitenden Informationen austauschen.

Die öffentlichen Notizen erscheinen auch im Kalender

Die öffentlichen Notizen erscheinen auch im Kalender


Replanning. Das gehört auch zum gelebten Dienstplan

Jeder Planer kennt die unangenehme Situation: Ein Mitarbeitender wird krank und kann den ihm zugeteilten Dienst von morgen und übermorgen nicht erfüllen. Was machen? Ja, jetzt müssen Sie als Planer in kurzer Zeit einen Ersatz finden. Also den Plan öffnen und suchen…

Das ist mitunter aber richtig mühsam. Grundsätzlich kommen Kandidaten in Frage, welche

  1. zur fraglichen Zeit überhaupt verfügbar sind
  2. Die Qualifikationen haben, diesen Dienst auch zu übernehmen

Punkt 1. kann man noch einigermassen in der Planungsicht abschätzen, Punkt 2 aber nicht.

Wir haben nun eine Unterstützung für diesen Fall

  1. Doppelklicken Sie auf den Dienst, welchen Sie jemanden anderen zuweisen wollen. -> Das Detailfenster für diesen Dienstes geht auf.
  2. Klicken Sie im nun in diesem Fenster auf den Reiter “Kandidaten”
  3. Hier sehen Sie alle Mitarbeitende, welche den Dienst übernehmen könnten. Falls Sie den Mitarbeitenden eine Telefonnummer hinterlegt haben, tauchen diese praktischerweise neben dem Namen auf. (Die Ruhezeiten, die Absenzen und die Qualifikationen werden berücksichtigt. Nicht berücksichtigt werden andere Regeln wie beispielsweise ‘möglichst nicht zwei mal hintereinander Spätdienst’)
  4. Sie können nun den Dienst einem Kandaten zuweisen, optional auch noch eine Notiz hinterlegen und auf Speichern drücken.
Die aufgelisteten Mitarbeitende können den Dienst '2' (Durchscheinend dargestellt) übernehmen. Der Dienst wird dargestellt im Kontext von gestern und morgen.

Die aufgelisteten Mitarbeitende können den Dienst ‘2’ (Durchscheinend dargestellt) übernehmen. Der Dienst wird dargestellt im Kontext von gestern und morgen.

 

Das ist auch die ganze Hexerei. Wir hoffen, Ihnen als Planer beim Replanning zu unterstützen.
Haben Sie Fragen und Anregungen? Dann sind wir sehr daran interessiert! Bitte schicken Sie eine Mail an kontakt@planik.ch.


Gemeinsames Projekt mit der Fachhochschule Nordwestschweiz

Planik entwickelt sich stetig weiter.

Natürlich! Wir wollen ja ein Tool, welches die Anforderungen der Kunden erfüllt. Die Ideen für die Weiterentwicklung kommen zum grossen Teil von unseren Kunden.
Für ein gutes Tool ist neben dem Funktionsumfang aber auch essentiell, dass die Arbeit ergonomisch und möglichst mühelos von der Hand geht. In Bezug auf Planik stellen sich Fragen wie:

  • Wie sieht der Planer, ob der berechnete Dienstplan die Qualitätskriterien einhält? Ist es nachvollziehbar, warum Planik genau diesen Dienstplan präsentiert?
  • Wie kann der Planer beurteilen, ob es für einen besseren Dienstplan noch Spielraum hat?
  • Wie kann der Planer Planik so einstellen, dass der Dienstplan besser berechnet wird?

Das sind Fragen, die das Herz von Planik betreffen. Darum sind sie uns so wichtig. Schwieriger als die wichtigen Fragen zu stellen ist aber mitunter doch Antworten zu finden…

Darum starten wir zusammen mit der Fachhochschule Nordwestschweiz ein Projekt um genau diesen Aspekten nachzugehen.
Die Studierenden werden interessierte Kunden zwei Mal besuchen, um genauer herauszufinden, wie die Anwender mit Planik umgehen. Wir hoffen, dadurch wichtige Impulse zu erhalten, um Planik weiterzubringen. So profitieren auch Sie davon. Nutzen Sie die Gelegenheit!  Melden Sie sich bei kontakt@planik.ch.

Vielen Dank.

 

 


Neue Feature: Export Arbeitszeiten und benutzerdefinierte Reports

Der Lebenszyklus eines Dienstplans kann man in folgende Phasen unterteilen:

  1. Vorbereitung. Den Plan gibt es noch gar nicht.
  2. Berechnen und Kontrollieren des Plans. Abschliessend veröffentlichen.
  3. Der Plan lebt. Die Mitarbeitende arbeiten nach dem Dienstplan, aber eventuell müssen Anpassungen gemacht werden, sei es weil ein Mitarbeitender krank wird oder es unerwartete neue Arbeit gibt.
  4. Der Dienstplan ist Vergangenheit. Nun möchte man die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden kontrollieren und eventuell exportieren.

Hier beginnt die Schnittstelle zu einem Lohnsystem. Da wäre es doch sinnvoll, diese Zeiten nicht manuell abzutippen sondern in das Lohnsystem zu importieren. Eventuell kennt das Team auch verschiedenen Arbeitszeitkonten, neben dem normalen Konto vielleicht eines für Nachtarbeit und eines für Sonntagsarbeit.

Das ist nun in Planik möglich. Man kann die Arbeitszeiten anpassen, in verschiedene Arbeitszeitkonten darstellen und als Excel exportieren.

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Mehrere Arbeitszeitkonten. Fällt ein Dienst in zwei verschiedene Konten, so rechnet Planik selber aus, welchen Teil der Arbeitszeit ins jeweilige Konto fliesst.

 

Das zweite neue Feature ist die Möglichkeit personalisierte Reports zu hinterlegen. Planik kann ja schon gewisse Auswertungen erstellen, doch sind diese beschränkt auf jeweils einen Aspekt. Neu können Sie Reports für (fast) alle Aspekte aus Planik generieren lassen. Es ist zwar nicht möglich, dass Sie die Reports irgenwie selber zusammenklicken können, doch Sie können uns mitteilen, was Sie möchten. Danach haben Sie den Report gespeichert und können ihn immer wieder ausführen.
Sie finden diese Reports unter dem Menüpunkt Auswertungen.

Haben Sie Anregungen und Ideen? Wir freuen uns auf Ihre Mail auf kontakt@planik.ch

 

 


Planik! ist nun mehrsprachig

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Eine neue Version von www.planik.ch ist online: Neu ist die Webapplikation von Planik! nicht nur in Deutsch, sonder auch in Englisch verfügbar. Weite Sprachen werden in naher Zukunft folgen. Welche Sprachen wünschen Sie sich denn sobald wie möglich?

Sie finden in der Kopfzeile eine neue Schaltfläche. Mit einem Klick sehen Sie die Auswahl der möglichen Sprachen.

Und wie immer gilt: Haben Sie Fragen/Feedbacks/Anregungen? Bitte melden Sie sich bei uns. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören.

 


Neues Feature: Mehrere Pläne fürs Rechnen vormerken

Planik führt eine neue Farbe ein:Selection_036

Wenn Planik einen Plan rechnet, so wird auch der Vorgängerplan berücksichtigt. Eine Regel wie zum Beispiel höchstens einmal Arbeit am Wochenende innerhalb von drei Wochen schaut zurück in den Vorgängerplan um herauszufinden, welche Mitarbeiter für das erste Wochenende des neuen Plans in Frage kommen.

Darum war es bis jetzt keine gute Idee, mehrere aufeinander folgende Pläne gleichzeitig berechnen zu lassen. Der zweite Plan wurde berechnet, ohne zu wissen, wie der erste Plan aussehen wird. Das Resultat waren Pläne, die zwar in sich gut aussahen, aber möglicherweise einige Fehler in den Übergängen aufweisen konnten.

Neu werden die Pläne automatisch nacheinander berechnet. Wenn Sie auf die Schaltfläche berechnen klicken, geht der erste Plan direkt in den am Berechnen Status, jeder folgende Plan dann aber in den Status  Warten auf Berechnung:

 

 

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Sobald die Berechnung des ersten Plans abgeschlossen ist, fährt Planik mit der Berechnung des nächsten Plans an:

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Haben Sie Fragen oder Anregungen? Wir sind wie immer erreichbar unter kontakt@planik.ch oder unter 031 382 51 87

 


Wird der Mitarbeitende tatsächlich zum Dienst erscheinen?

… diese Frage ist schwierig zu beantworten. Natürlich hat der Mitarbeitende den Dienstplan bekommen, er hat auch den elektronischen Kalender von Planik abonniert, sicher ist er sehr zuverlässig, aber…

Ein Kunde von uns kennt seine Mitarbeitenden noch gar nicht, da ein grosses Unterfangen aus dem Boden gestampft wird und alle Mitarbeitende neu beginnen. Gleichzeitig ist es absolut wichtig, dass die Dienste besetzt sind. Ein Ausfall oder ein zu spät begonnener Dienst ist nicht tolerierbar.

Wir haben für den Kunden eine SMS Benachrichtigung implementiert. Der Mitarbeitende bekommt zwei Stunden vor Dienstantritt eine SMS zugesandt, welche er innerhalb einer halben Stunde bestätigen muss. Auf der Disposition Seite in Planik kann der Disponent nun sehen, wer die die Bestätigung geschickt hat und wo er nachhaken bzw einen Ersatz aufbieten muss.

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SMS ist zwar eine alte Technologie und recht limitiert, aber hat einige entscheidende Pluspunkte:

  • Funktioniert auf jedem Handy
  • Ist sofort sichtbar
  • Braucht nur eine minimale Netzstärke

Jeder kann auch im Halbschlaf ein ‘ok’ zurücksenden, man muss sich weder einloggen oder eine App starten. Einfach nur ‘ok’ senden und weiterschlafen…

Haben Sie das gleiche oder ein ähnliches Bedürfnis für Ihr Planik? Bitte treten Sie mit uns in Kontakt. Wir freuen uns auf Ihre Idee!

 


Bachelorarbeit der BFH in Zusammenarbeit mit Optor AG

Optimierte Dienstpläne bringen Firmen einen erheblichen Wettbewerbsvorteil. Deshalb wird in diesen Bereich viel Geld und Zeit investiert. Technisch werden die Probleme mit Parametern und Rahmenbedingungen formal beschrieben und durch einen Solver gelöst oder optimiert. Um die Verwendung dieser komplexen Anwendungen zu vereinfachen, haben die beiden Informatik-Absolventen der Berner Fachhochschule, Christoph Schnyder und Nino Müller, eine formale Sprache entwickelt.

Die neuen Hilfsmittel wurden in Zusammenarbeit mit der Optor AG entwickelt und soll schlussendlich neue Funktionalitäten für die Berechnung von Dienstplänen in Planik! bieten. Das Abstract der Arbeit ist auf der Webseite der Berner Fachhochschule ersichtlich.


Zügeltag

Heute war grosser Zügeltag. Die Mission bestand darin, Planik aus Holland auf einen neuen Server in der Schweiz zu holen, und dabei die Downtime so kurz wie möglich zu halten.

Selbstverständlich durften dabei keine Daten verloren gehen. Das haben wir geschafft, in dem wir uns strikt an folgendes Drehbuch hielten:

  • 12:00, in Holland: Ankündigung auf der Website, dass wir um 17:00 zügeln.
  • 17:05, in Holland: Planik abschalten. Niemand kann mehr auf Planik zugreifen. Somit können auch keine Daten mehr verändert werden.
    alter_server

    Die letzten Besucher auf Planik in Holland

  • 17:07: Die Datenbank  von Holland auf dem neuen Server in der Schweiz installieren.
  • 17:09, in der Schweiz: Planik auf dem neuen Server starten.  Planik ist nun in der Schweiz erreichbar, allerdings erst unter der IP Nummer des Servers (http://31.171.251.246) und noch nicht unter dem Namen www.planik.ch, welcher immer noch auf den Server in Holland zeigt.
  • 17:10, in Holland: modifiziertes Planik aufspielen: Alle Benutzer werden nach dem Einloggen automatisch in die Schweiz weitergeleitet. Planik ist wieder erreichbar. Die Downtime dauerte etwa 10 Minuten.
  • 17:12: Den DNS Eintrag (Domain Name Server) für www.planik.ch auf die IP des neuen Servers angepasst.
  • 17:13: Die ersten Benutzer kommen auf den Server!
    neuer_server

    Die ersten Besucher von Planik auf der Schweiz (Anzahl Besuche pro Minute)

Relativ schnell propagierte sich der neue Eintrag durch die DNS – Hierarchie. Schon in kurzer Zeit führt der Link ‘www.planik.ch’ bei uns auf den neuen Server. Laut unserem Analysetool ging die Umstellung auch bei den meisten unserer Kunden sehr schnell.

Planik hat am neuen Standort auf dem neuen Server einen guten Start hingelegt. die Applikation ist snappy und stabil. Natürlich ist erst nach einigen Wochen oder gar Monaten ein Fazit über die Qualität unserer neuen Infrastruktur möglich. Wir haben sie aber im Vorfeld durch umfangreiche Lasttest, bei denen wir ein mehrfaches der aktuell anfallenden Benutzerinteraktionen simulierten, auf Herz und Nieren geprüft und schon gut kennengelernt.

Wir werden die Infrastruktur und die Webapplikation nun sehr genau beobachten, um allfällige Schwachstellen frühzeitig zu finden.

Also: Legt los und rechnet Eure Pläne!