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Mailvorlagen

In verschiedenen Szenarien werden Emails an die Benutzer von Planik gesendet, wie etwa zur Einladung zum Mitarbeiterportal oder die Anleitung zum Abonnieren des Dienstplans.

Neu können die Mailvorlagen für diese Emails von Ihnen angepasst werden.

Unter dem Reiter “Einstellungen / Team” befindet sich ein Tab namens “Mailvorlagen”. Standardmässig werden die die von Planik vorgeschlagenen Mailvorlagen verwendet. Diese können Sie (als Planik-Benutzer mit der Rolle “Administrator”) Ihren Bedürfnissen anpassen.

Leben Sie in Ihrem Team die Du-Kultur? Möchten Sie am Inhalt etwas ändern? Die Emails in einer anderen Sprache verschicken? Sie können nun den Betreff und Inhalt dieser Mailvorlagen anpassen.

Die Pflichtfelder wie [EMAIL_EMPFAENGER] müssen zwingend im Inhalt der Mailvorlage vorhanden sein. Die optionalen Felder können aber auch weggelassen werden.

Nun wird Planik zukünftig die angepasste Mailvorlage verwenden.

Wir hoffen, dass auch Sie von dieser neuen Funktion im Alltag profitieren können.

Haben Sie Ideen für neue Funktionen oder Verbesserungen in Planik? Wir interessieren uns dafür – melden Sie Ihre Wünsche via Mail an kontakt@planik.ch oder telefonisch unter 031 544 60 40.

Und nun weiterhin viel Spass mit Planik.
Ihr Planik-Team


Schlagworte mit Gültigkeitsdauer

Für ein Team können verschiedene Schlagworte erstellt werden. Die sogenannten Schlagworte auf Mitarbeitende können Fähigkeiten, Präferenzen, Zertifikate oder vieles mehr sein.

Neu können Schlagworte auf Mitarbeitende auch eine Gültigkeitsdauer besitzen. Das bedeutet, ein Schlagwort ist pro Mitarbeitenden während der Gültigkeitsdauer aktiv

Für das Editieren der Gültigkeitsdauer gibt es unter Einstellungen -> Schlagworte ein zweites Tab namens “Gültigkeitsdauer”.
In diesem Tab kann für jeden Mitarbeitenden eingestellt werden, von wann bis wann das Schlagwort gültig ist.
Beispiel:
Donald absolviert am 30.11.2019 seinen Englischkurs und kann ab diesem Tag englisch sprechende Kunde betreuen.
Xaver hingegen wird ab dem 20.11.2019 zum Teamleiter befördert und ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr für die Betreuung der englisch sprechenden Kunden zuständig. Aus diesem Grund übernimmt dies Pedro für die Zeit zwischen dem 20.11.2019 und dem 30.11.2019.

Hier sehen Sie wie dieses Beispiel umgesetzt wird:

  • Das Schlagwort ist für Donald ab 30.11.2018 gültig (sofern er den Sprachkurs besteht, da habe ich so meine Zweifel…)
  • Pedro übernimmt die englischen Kunden während einer kurzen Zeit, darum ist sowohl das “von” wie auch das “bis”-Datum gesetzt
  • Da Xaver mit der Betreuung der englischen Kunden am 20.11.2019 aufhört ist dieses Datum im “bis”-Feld gesetzt.
  • Fabian und Lavid haben keine für das Schlagwort “englisch” keine Gültigkeitsdauer. Darum könne sie die englischen Kunden immer bedienen.

An den folgenden Orten werden die neuen Gültigkeitsdauern berücksichtigt:

  • Sie können in Planungsregeln verwendet werden, damit Dienste, welche eine spezielle Fähigkeit verlangen, präzis auf die Mitarbeitenden zugewiesen werden. In unserem Beispiel werden die Dienste für die englischen Kundenbetreuung erst am dem 30.11.2019 dem Donald zugewiesen
  • In der Planungssicht: Wird hier das Schlagwort “englisch” aktiviert, so werden die Tage, an denen die Mitarbeitende die Fähigkeit noch nicht oder nicht mehr haben, ausgegraut.

Haben Sie Fragen oder Anregungen? So zögern Sie nicht uns anzurufen. Wir sind auf Ihr Feedback gespannt.


Neuer Workflow zur Generierung der Planik-Emails

Mit dem heutigen Release werden Emails direkt von Planik versendet. Anhand von mehreren Anwendungsbeispielen erfahren Sie, wie die heutige Änderung den Planern die Bedienung erleichtert.

Bisher hat sich beim Versenden von Einladungen per Email ein Fenster mit dem generierten Email geöffnet (siehe untenstehende Darstellung). Je nach Verfügbarkeit und Funktion des lokalen Email-Clients hatte dies zu Problemen geführt und der Planer konnte das Email nicht versenden.

Neu versendet Planik Emails ohne Umweg über den Email-Client. Wie diese Änderung den Planern den Alltag erleichtert erläutern wir Ihnen anhand von mehreren Anwendungsbeispielen.

Beispiel: Kalender-Link versenden

Klickt die Planerin auf den Button “Dem Mitarbeitenden sein Kalender-Link senden” oder “Die Kalender-Links aller Mitarbeitenden senden” generiert und versendet Planik die gewünschten Emails. Der bisherige Wechsel ins Email Programm zum Versand des Links entfällt. Damit entfällt auch die bisherige Notwendigkeit eines lokalen installierten Email-Clients auf dem PC der Planerin.

Beispiel: Einladung zum Mitarbeitenden-Portal versenden

Auch der Versand des Einladungs-Emails zum Mitarbeitenden-Portal erfolgt neu direkt in Planik. Damit die Planerin bei Bedarf weiterhin den im Emailtext vorhandenen Einladungslink für den Mitarbeiter kopieren kann, generiert Planik zudem eine Meldung mit dem Inhalt des gesendeten Emails:

Beispiel: Einladungs-Email für neue Benutzende

Ähnlich wie im vorangehenden Beispiel wird ab heute auch die Einladungs-Email an neue Planik-Benutzende automatisch generiert und versendet:

Der einladenden Administratorin wird die Erstellung des Benutzers und der Versand der Email an den neuen Benutzer bestätigt. Bisher musste die Planerin einen weiteren Button drücken um nach der Erstellung des Benutzers das Email zu senden.

Die von Planik generierten Emails werden von der Email-Adresse team@planik.ch versendet. Antwortet ein Empfänger auf eine solche Email, erfolgt die Antwort an die Planerin , die den Versand des Emails ausgelöst hatte.