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Nun macht auch manuell (Um-)Planen in Planik Spass!

Automatisch Dienstpläne erstellen hin oder her – manuell (um)planen gehört auch bei Planik dazu…

Um Ihnen auch dies zu erleichtern, haben wir ein neues Werkzeugset in der Planungssicht geschaffen.

Das neue Werkzeugset in der Planungssicht vereinfacht das Löschen und «Zurücklegen» von Diensten.

Durch Klick auf das Werkzeugsymbol oben links in der Planungssicht erscheint die neue Werkzeugkiste (auf Neudeutsch Toolbox):

Das Bild zeigt die Planungssicht von Planik, in welcher automatisch generierte Dienstpläne auch noch manuell angepasst werden können.

In der Toolbox befinden sich folgende nützliche Werkzeuge:

Dieses Bild zeigt die drei Arten von Werkzeug für das erleichterte manuelle Erstellen und/oder Anpassen von Dienstplänen. Dies sind: Dienste verschieben, Dienste zurücklegen und Dienste löschen

Um ein Werkzeug zu benutzen, klicken Sie einfach das entsprechende Symbol in der Toolbox an!

Dienste zurücklegen mit dem «Zurücklegen-Werkzeug»

Wählen Sie das Zurücklegen-Werkzeug an

Nun erscheint anstelle des gewohnten «Händchens» als Cursor das Zurücklegen-Symbol.

Um damit einen Dienst zurückzulegen, klicken Sie einfach damit auf den entsprechenden Dienst: und voilà schon ist er zurückgelegt und erscheint oben im Dienstebedarf bei den unzugewiesenen Diensten:

Dieses Bild zeigt die Funktionsweise des Dienste-Zurücklegen Werkzeuges. Zuerst wird das Werkzeug über die Toolbox ausgewählt. Danach wird der Dienst bei Mitarbeiter X an Tag Y, welcher von dem Mitarbeiter nicht übernommen werden kann, angeklickt und sogleich wandert er nach oben zu den offenen Diensten und kann von da aus, gegebenfalls zu einem späteren Zeitpunkt, neu verteilt werden.

Um wieder das normale Werkzeug (Dienste editieren und verschieben) zu erhalten, klicken Sie auf das entsprechende Symbol in der Werkzeugkiste.

Bitte beachten: Es können nur Symbole vom Typ «Dienst» zurückgelegt werden. Abwesenheiten und Ferien, welche ja nicht oben im Dienstebedarf auftauchen, können nicht zurückgelegt werden.

 

Dienste löschen mit dem «Lösch-Werkzeug»

Wählen Sie das Lösch-Werkzeug aus

Nun erscheint anstelle des gewohnten «Händchens» als Cursor das Lösch-Symbol.

Um damit einen Dienst zu löschen, klicken Sie einfach damit auf den entsprechenden Dienst: und voilà schon ist er für immer verschwunden…

Dieses Bild zeigt die Funktionsweise des Dienste-Löschen-Werkezugs. Nach Auswahl des Löschen-Werkzeugs genügt ein Klick auf den zu löschenden Dienst und schon ist er verschwunden!

Um wieder das normale Werkzeug (Dienste editieren und verschieben) zu erhalten, klicken Sie auf das entsprechende Symbol in der Werkzeugkiste.

Bitte beachten: beim Löschen eines Dienstes verschwindet dieser gänzlich und taucht auch nicht mehr bei den offenen Diensten auf. Das Löschwerkzeug ist somit vor allem zum Löschen von Ferien- und Abwesenheitsdiensten gedacht – reguläre Dienste, welche ja dann von jemand anderem übernommen werden sollten,  werden bevorzugt mit dem “Zurücklegen-Werkzeug” von einem Mitarbeitenden weggenommen (oder wie gehabt, mit dem Drag&Drop-Werkzeug, direkt einem anderen Mitarbeitenden zugewiesen)

 

Wir sind gespannt auf Ihre Rückmeldungen und wünschen frohes (um)planen!

Ihr Planik-Team


Neue Auswertung: Personalbestand – ein Werkzeug für die langfristige Personalplanung

Mit der neuen Auswertung Personalbestand erhalten Sie ein Instrument, welches Ihnen die (langfristige) Personalplanung erleichtert. Die neue Auswertung liefert Ihnen einen raschen Überblick über den Personalbestand in Ihrem Team über die nächsten 3 Jahre (oder einen von Ihnen gewählten Zeitraum).

Es werden pro Monat die Anzahl der Vollzeitäquivalente (auch gebräuchlich, FTE, für englisch “full time equivalent”) aus den Anstellungen in Ihrem Team ermittelt.

Mit der Hinterlegung eines Stellensolls werden Ihnen zudem auf einen Blick monatsweise eine Unter- oder Überdeckung angezeigt – somit wird Handlungsbedarf unmittelbar sichtbar!

Im untenstehenden Beispiel hat das Team ein Stellensoll von 54 Vollzeitstellen (ab 01.01.18 – zuvor betrug es 52 Stellen). Die gelben Balken signalisieren unbesetzte Stellen und die roten einen Überbestand:

 

Das Stellensoll, welches für die Anzeige einer Unter- oder Überdeckung gebraucht wird, können Sie unter Einstellungen/Stellensoll hinterlegen (nur Benutzer mit Administratoren-Recht). Dabei ist es möglich, auch sich ändernde Stellensoll (“gültig ab”) abzubilden:

Falls Sie kein Stellensoll hinterlegen (wollen), können Sie die Auswertung trotzdem brauchen – in dem Fall wird lediglich die Anzahl der FTEs angezeigt, ohne Unterscheidung Im/Über-Soll und ohne Anzeige der unbesetzten Stellen.

Übrigens, falls Sie die totale Anzahl der Personen in einem Team interessiert (unabhängig vom Pensum), dann erhalten Sie diese Übersicht in der Auswertung Personalbestand unter dem Reiter “Anzahl Personen”:

Für Fragen und Anmerkungen stehen wir Ihnen gerne unter 031 544 40 60 oder auf kontakt@planik.ch zur Verfügung!

 


Korrekte Anzeige der Stundensaldo in der Arbeitszeitauswertung

Mit der Einführung der Historisierung der Planstände muss man für eine korrekte Ausgabe der Arbeitszeitauswertung, insbesondere für die dort angezeigten Stundensaldi, einige wenige Punkte neu beachten. Diese werden im vorliegenden Blog ausgeführt.

 

Wie wird der Stundensaldo / der Gleitzeitstand in Planik berechnet?

Das Prinzip ist einfach; um den Stundensaldo / den Gleitzeistand per Stichdatum X zu erhalten, werden in Planik folgende Berechnungsschritte durchgeführt:

  1. Summation aller Arbeitszeiten (aus Diensten, Abwesenheiten, Ferien, Korrekturen) seit Anstellungsbeginn des Mitarbeiters  bis zum Stichdatum X
  2. Summation der Sollarbeitszeit des Mitarbeiters seit Anstellungsbeginn des Mitarbeiters bis zum Stichdatum X. Da der Anstellungsbeginn eines Mitarbeitenden schon weitaus früher als der erste Arbeitsplan in Planik sein kann, wird nur die Sollarbeitszeit aus in Planik existierenden Plänen berücksichtigt.
  3. Summation aller Gleitzeitkorrekturen seit Anstellungsbeginn des Mitarbeiters bis zum Stichdatum X
  4. Stundensaldo = (Summe Arbeitszeiten) – (Summe Sollarbeitszeiten) + (Gleitzeitkorrekturen)

 

Was hat die neu eingeführte Planhistorisierung für einen Einfluss auf die Berechnung des Stundensaldos?

Da für jeden Arbeitsplan mehrere Planstände existieren können, stellt sich die Frage, auf welche sich die Berechnung der Stundensaldi bezieht. Es gelten folgende Grundsätze:

→ In der Planungssicht (Planblatt) wird der Stundensaldo (GLZ vor) immer basierend auf den neusten Planständen berechnet

→ In der Arbeitszeitauswertung  wird der Stundensaldo (GLZ vor) immer basierend auf den veröffentlichten Planständen berechnet

 

Wie stelle ich sicher, dass die Stundensaldi in der Arbeitszeitauswertung mit denen aus der Planungssicht übereinstimmen?

Da sich der Stundensaldo in der Arbeitszeitauswertung auf veröffentlichte Planstände bezieht, muss sichergestellt werden, dass alle Pläne, vom ersten veröffentlichten Plan bis und mit dem auszuwertenden Plan veröffentlicht sind und keine unveröffentlichten Änderungen mehr haben.

D.h. bevor ein Monat “abgeschlossen” wird und die Stundenrapporte ausgedruckt und offiziell den Mitarbeitenden übergeben werden, sollte noch mal überprüft werden, ob seit dem ersten veröffentlichten Plan (also seit dem Plan wo Planik produktiv eingesetzt wurde) bis und mit dem auszuwertenden Plan alles lückenlos veröffentlicht ist.

Damit Sie für die Überprüfung nicht jedes Mal in die Vergangenheit zurückspulen müssen, haben wir Hinweise bei der Arbeitszeitauswertung eingeführt, welche die Planerinnen und Planer  warnen, falls etwas nicht in Ordnung ist.

Anhand eines Beispiels – es soll die Arbeitszeitauswertung vom Februar 2018 gemacht werden – werden verschiedene Ausgangslagen der vergangenen Planstände und deren Einfluss auf die Stundensaldi per 31.01.2018 betrachtet:

 

Alles in bester Ordnung!

 

Auch hier ist alles in Ordnung! Alle Pläne zwischen dem ersten veröffentlichten Plan (Dezember 2018) und dem auszuwertenden November sind lückenlos veröffentlicht und haben keine unveröffentlichten Änderungen.

 

Hier gibt es zwischen dem ersten veröffentlichten Plan (in diesem Fall ist es der Oktober) und dem auszuwertenden Februar einen unveröffentlichten Plan und somit wird in der Arbeitszeitauswertung der Stundesaldo nicht korrekt berechnet. In diesem Fall muss man den November auch noch veröffentlichen (liegt ja ohnehin in der Vergangenheit, das tut nicht weh…) und dann ist wieder alles in Ordnung!

 

 

 

Hier sind zwar alle Pläne veröffentlicht aber im Januar gibt es noch unveröffentlichte Änderungen, welche für die Berechnung des Stundensaldos in der Arbeitszeitauswertung nicht berücksichtigt werden und zu einem unerwarteten Resultat führen können. Falls man keine zwingenden Gründe hat, diese unveröffentlichten Änderungen nicht in die Arbeitszeitauswertung einfliessen zu lassen, sollte man also den Januarplan erneut veröffentlichen um den aktuellsten Stand des Arbeitszeitsaldos im Februar zu haben.

 

Für Fragen und Anmerkungen stehen wir Ihnen gerne unter 031 544 40 60 oder auf kontakt@planik.ch zur Verfügung!

 


Planik! zusammen mit Sanostat Evo am Notfallkongress 19. und 20. Mai

Was macht Planik an einem Notfallkongress?

Nun, die Dienstplanung ist bei einem Rettungsdienst – wie in vielen anderen Schichtbetrieben auch – ein wichtiges Instrument für das reibungslose Funktionieren des Betriebes. Beispielsweise setzt neu der Rettungsdienst des Kantonsspital Winterthurs auf Planik, spart damit Zeit und sorgt für konsistente Dienstpläne.

Die zentrale Datendrehscheibe und das Führungsinstrument schlechthin, bei fast allen Rettungsdiensten in der Deutschschweiz, ist die Software Sanostat der St. Galler Firma BST Informatik GmbH. Mit ihrem jüngsten Wurf, Sanostat Evo, setzt BST neue Massstäbe hinsichtlich Einsatzerfassung, Abrechnung und Auswertung in der Rettungsdienstbranche.

Was wir besonders toll finden an Sanostat Evo: ab Ende dieses Jahres kann es mit Planik kommunizieren. Somit können Rettungsdienste nun auf das Beste aus zwei Welten setzen und haben die Gewissheit, dass die Dienstplanung und die Einsatz- und Zeiterfassung reibungslos zusammen spielen

Anlässlich dieser Produktpartnerschaft hat Optor dieses Jahr die Ehre und Freude mit BST den Stand am Notfallkongresses, Bernexpo 19.-20. Mai, zu teilen. Interessierten Besuchern erklären wir dort Planik und das Zusammenspiel mit Sanostat Evo.