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Corona bedingte Kurzarbeit in Planik hinterlegen.

Liebe Planik-Kunden

Die Covid-19 Krise trifft die gesamte Schweiz. Viele Betriebe haben einen Antrag für Kurzarbeit eingereicht. Aktuell sind rund 1 Mio. Schweizer Arbeitnehmende in der Kurzabeit (Stand 01.04.2020). Aufgrund der zahlreichen Anfragen zur Abbildung der Kurzarbeit-Thematik in Planik, haben wir uns entschlossen mit einem Kundenmailing und einem Blogeintrag eine mögliche Handhabung aufzuzeigen.

Beginnen möchten wir mit einigen Fakten bezüglich der Corona-Kurzarbeit. Wir sprechen absichtlich von “Corona”-Kurzarbeit, weil diese in einigen Ausprägungen anders als zur üblichen Kurzarbeit angewendet wird.

  • Die Corona-Kurzarbeit sieht keinen Abbau von Zeitsaldi vor. Dies betrifft die Überstunden sowie auch die Überzeit.
  • Die geplanten Ferien und Abwesenheiten der kommenden drei Monate müssen grundsätzlich bezogen werden. Ausnahmen kann jedoch der Arbeitgeber bestimmen.
  • Krankheit/Unfall/Mutterschaft etc. werden gemäss Gesetz gehandhabt. Es gelten keine speziellen Regelungen für die “Corona-Zeit”.
  • Es dürfen bei Kurzarbeit keine Überstunden geleistet werden.
  • Massgebend für die Ausweisung der Kurzarbeitsstunden ist die entsprechende Soll-Arbeitszeit.
  • Die Stunden, die durch Kurzarbeit nicht geleistet wurden, müssen erfasst werden.

Hinweis: Diese Liste ist nicht abschliessend.

Umsetzung/Anpassungen in Planik

Nachfolgend zeigen wir Ihnen zwei Szenarien, wie die Kurzarbeit in Planik abgebildet werden kann, auf.

Szenario 1 – Kurzarbeit zu 100%

Bei diesem Szenario empfehlen wir Ihnen die Erstellung einer zusätzlichen Dienstvorlage, die Sie an den entsprechenden Tagen im Dienstplan eintragen. Die Dienstvorlage kann als Beispiel wie folgt definiert werden:

Wichtig hierbei ist zu nennen, dass für diesen Dienst der Diensttyp “Abwesend” und die Berechnungsart “gemäss Sollarbeitszeit” ausgewählt werden müsste.

Szenario 2 – Kurzarbeit 1 – 99%

Für das zweite Szenario – also der Kurzarbeit zu einem gewissen Pensum, schlagen wir auch das Erstellen einer zusätzlichen Dienstvorlage vor. Die Dienstvorlage kann als Beispiel wie folgt definiert werden:

Im Unterschied zum ersten Szenario ist hier die Berechnungsart auf “fix” hinterlegt. Ein mögliches Anwendungsbeispiel sieht wie folgt aus:

Im oben dargestellten Beispiel handelt es sich um einen Mitarbeitenden, der in einem Betrieb mit Kurzarbeit zu 50% arbeitet. In Planik wird somit der ursprüngliche Dienst “B” gekürzt auf 50% der Soll-Arbeitszeit. Im Beispiel ist es als 4.2h (42h Woche, resp. Tages-Soll: 8.4h) dargestellt. Die restliche Zeit wir dann durch den neuen Dienst “KA_Co” generiert. Dazu wird im Bearbeitungsmodus des Dienstes die Arbeitszeit mit 4:12 (also 4.2h) eingetragen.

Damit Sie auch hier eine gewisse Effizienz haben, können Sie die geplanten Dienste für die Folgetage/-wochen ganz einfach kopieren. Dies erfolgt in Planik mit der “Shift-Taste”. Drücken und halten Sie die Taste, gehen Sie mit dem Mauszeiger auf den zu kopierenden Dienst – nun können Sie mit gedrückter Maustaste auf das nächste Feld fahren und die Taste dann loslassen. Der Dienst ist nun 1:1 kopiert.

Für beide Szenarien haben wir entsprechende Auswertungen vorbereitet, die wir Ihnen kostenlos zur Verfügung stellen. Somit können Sie die benötigten Informationen konsolidieren und diese an das kantonale Amt für Wirtschaft einreichen.

Sollten Sie noch Fragen haben – stehen wir Ihnen wie gewohnt via Mail (support@planik.ch) oder telefonisch unter 031 544 40 60 zur Verfügung.

Bleiben Sie gesund.
Ihr Planik-Team


Automatisch Dienstpläne erstellen? Spannend oder? Seien Sie Teil in unserem Webinar.

Nehmen Sie an unserem Webinar vom Dienstag, 31.3.2020 um 10.45 Uhr teil. Sichern Sie sich Ihren Platz hier:

Wir sprechen über die Herausforderungen in der Personaleinsatzplanung und zeigen auf, wie Sie mit Planik einfach und effizient zum bestmöglichen Dienstplan kommen. 

Wir freuen uns, Sie kennen zu lernen. 

Ihr Planik-Team 

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COVID-19 | Mitteilung vom Planik-Team

Liebe Planik-Kunden

Wir hoffen Ihren und Ihren Liebsten geht es gut in dieser ausserordentlichen Situation.
Bis jetzt sind wir von COVID-19 verschont geblieben und geben unser Bestes, damit dies so bleibt. Das Planik Team arbeitet mehrheitlich im Homeoffice.

Für Sie als Kunden und Partner hat dies keine Auswirkungen. Der Planik Support ist wie gewohnt erreichbar.

Bereits geplante Vor-Ort Treffen werden entweder verschoben oder virtuell abgehalten. Wir werden uns zeitnah mit Ihnen in Verbindung setzen.

In ausserordentlichen Lagen wie dieser ist die bedarfsgerechte Organisation der Dienste von Stammpersonal und Notbelegschaften eine enorme Herausforderung.

Falls Sie temporär zusätzliche Planik-Teams benötigen – oder Ihre bestehenden Teams anders einteilen wollen – sind wir für Sie da. Wir helfen Ihnen unkompliziert. Kontaktieren Sie uns: 031 544 40 60 oder kontakt@planik.ch.

Wir wünschen Ihnen allen viel Kraft, Ausdauer und Gesundheit in der Bewältigung der anstehenden Herausforderungen.

Beste Grüsse aus dem Home Office
Ihr Planik-Team


Intelligenter Spurassistent beim Planen

Folgendes Szenario kommt im besten Team tagtäglich vor:

Ihr Mitarbeiter Max Mustermann wurde krank. Sie, als Planerin oder Planer, müssen einen Ersatz finden. Den morgigen Dienst von Max Mustermann möchten Sie der Sarah Schnell zuweisen. Erst müssen Sie aber ihren Dienst zu Franco Forro verschieben, damit sie Zeit hat.
Das geht ja alles. Sie müssen aber exakt arbeiten, damit Sie beim Verschieben der Dienste schön in der Tagesspalte bleiben und den Dienst nicht irrtümlicherweise im Folgetag fallen lassen. Das wäre eine mittlere Katastrophe.

Ab sofort können Sie entspannter arbeiten, denn Planik zeigt Ihnen in einer Warnfarbe an, wenn Sie von der Spur driften. Sofort werden Sie sich der Gefahr bewusst und steuern wieder zurück. (Ganz sensible Planerinnen und Planer spüren eventuell sogar ein leichtes Vibrieren in der Maus… )

Spurassistent in Aktion

Das wäre es auch schon für heute, wir wünschen Ihnen unfallfreie Fahrt in Planik!

Ihr Planik Team


Mailvorlagen

In verschiedenen Szenarien werden Emails an die Benutzer von Planik gesendet, wie etwa zur Einladung zum Mitarbeiterportal oder die Anleitung zum Abonnieren des Dienstplans.

Neu können die Mailvorlagen für diese Emails von Ihnen angepasst werden.

Unter dem Reiter “Einstellungen / Team” befindet sich ein Tab namens “Mailvorlagen”. Standardmässig werden die die von Planik vorgeschlagenen Mailvorlagen verwendet. Diese können Sie (als Planik-Benutzer mit der Rolle “Administrator”) Ihren Bedürfnissen anpassen.

Leben Sie in Ihrem Team die Du-Kultur? Möchten Sie am Inhalt etwas ändern? Die Emails in einer anderen Sprache verschicken? Sie können nun den Betreff und Inhalt dieser Mailvorlagen anpassen.

Die Pflichtfelder wie [EMAIL_EMPFAENGER] müssen zwingend im Inhalt der Mailvorlage vorhanden sein. Die optionalen Felder können aber auch weggelassen werden.

Nun wird Planik zukünftig die angepasste Mailvorlage verwenden.

Wir hoffen, dass auch Sie von dieser neuen Funktion im Alltag profitieren können.

Haben Sie Ideen für neue Funktionen oder Verbesserungen in Planik? Wir interessieren uns dafür – melden Sie Ihre Wünsche via Mail an kontakt@planik.ch oder telefonisch unter 031 544 60 40.

Und nun weiterhin viel Spass mit Planik.
Ihr Planik-Team


Wer hat wann welche Änderungen am Plan gemacht?

In Planik ist es nun möglich, alle Änderungen an einem Plan aufzulisten.

Dafür gehen Sie in der Planübersicht auf den Reiter “Planänderungen” und dort auf “Detailliertes Änderungsprotokoll”. Sie sehen dort chronologisch, welcher Planer oder Planerin wann welche Aktion im Plan gemacht hat.

Das Änderungsprotokoll wird pro Planstand aufgelistet. Sie sehen auch die Informationen wie Planveröffentlichung oder die Anwendung der Wochenvorlage.

Wir haben darauf geachtet, dass nur Benutzer mit der Rolle “Planer” oder “Admin” diese Informationen sehen können.

Wir hoffen, dass auch Sie von dieser neuen Funktion im Alltag profitieren können. Haben Sie Ideen für neue Funktionen oder Verbesserungen in Planik? Wir interessieren uns dafür – melden Sie Ihre Wünsche via Mail an kontakt@planik.ch oder telefonisch unter 031 544 60 40.

Und nun weiterhin viel Spass mit Planik.

Ihr Planik-Team


Mitarbeiterfarben nun auch im Mitarbeiter-Portal und im PDF-Ausdruck

Seit circa einem Jahr, kann man in Planungsportal von Planik den Mitarbeitenden Farben für die bessere Übersichtlichkeit zuweisen. Diese Farben waren jedoch im Mitarbeiterportal sowie auch auf dem PDF-Ausdruck nicht ersichtlich – bis jetzt.

Mit dem aktuellsten Planik-Release werden die definierten Farben nun überall in Planik angezeigt.

Wir hoffen, dass auch Sie von dieser neuen Funktion im Alltag profitieren können. Haben Sie Ideen für neue Funktionen oder Verbesserungen in Planik? Wir interessieren uns dafür – melden Sie Ihre Wünsche via Mail an kontakt@planik.ch oder telefonisch unter 031 544 60 40.

Und nun weiterhin viel Spass mit Planik.

Ihr Planik-Team


Schlagworte mit Gültigkeitsdauer

Für ein Team können verschiedene Schlagworte erstellt werden. Die sogenannten Schlagworte auf Mitarbeitende können Fähigkeiten, Präferenzen, Zertifikate oder vieles mehr sein.

Neu können Schlagworte auf Mitarbeitende auch eine Gültigkeitsdauer besitzen. Das bedeutet, ein Schlagwort ist pro Mitarbeitenden während der Gültigkeitsdauer aktiv

Für das Editieren der Gültigkeitsdauer gibt es unter Einstellungen -> Schlagworte ein zweites Tab namens “Gültigkeitsdauer”.
In diesem Tab kann für jeden Mitarbeitenden eingestellt werden, von wann bis wann das Schlagwort gültig ist.
Beispiel:
Donald absolviert am 30.11.2019 seinen Englischkurs und kann ab diesem Tag englisch sprechende Kunde betreuen.
Xaver hingegen wird ab dem 20.11.2019 zum Teamleiter befördert und ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr für die Betreuung der englisch sprechenden Kunden zuständig. Aus diesem Grund übernimmt dies Pedro für die Zeit zwischen dem 20.11.2019 und dem 30.11.2019.

Hier sehen Sie wie dieses Beispiel umgesetzt wird:

  • Das Schlagwort ist für Donald ab 30.11.2018 gültig (sofern er den Sprachkurs besteht, da habe ich so meine Zweifel…)
  • Pedro übernimmt die englischen Kunden während einer kurzen Zeit, darum ist sowohl das “von” wie auch das “bis”-Datum gesetzt
  • Da Xaver mit der Betreuung der englischen Kunden am 20.11.2019 aufhört ist dieses Datum im “bis”-Feld gesetzt.
  • Fabian und Lavid haben keine für das Schlagwort “englisch” keine Gültigkeitsdauer. Darum könne sie die englischen Kunden immer bedienen.

An den folgenden Orten werden die neuen Gültigkeitsdauern berücksichtigt:

  • Sie können in Planungsregeln verwendet werden, damit Dienste, welche eine spezielle Fähigkeit verlangen, präzis auf die Mitarbeitenden zugewiesen werden. In unserem Beispiel werden die Dienste für die englischen Kundenbetreuung erst am dem 30.11.2019 dem Donald zugewiesen
  • In der Planungssicht: Wird hier das Schlagwort “englisch” aktiviert, so werden die Tage, an denen die Mitarbeitende die Fähigkeit noch nicht oder nicht mehr haben, ausgegraut.

Haben Sie Fragen oder Anregungen? So zögern Sie nicht uns anzurufen. Wir sind auf Ihr Feedback gespannt.


Neuer Workflow zur Generierung der Planik-Emails

Mit dem heutigen Release werden Emails direkt von Planik versendet. Anhand von mehreren Anwendungsbeispielen erfahren Sie, wie die heutige Änderung den Planern die Bedienung erleichtert.

Bisher hat sich beim Versenden von Einladungen per Email ein Fenster mit dem generierten Email geöffnet (siehe untenstehende Darstellung). Je nach Verfügbarkeit und Funktion des lokalen Email-Clients hatte dies zu Problemen geführt und der Planer konnte das Email nicht versenden.

Neu versendet Planik Emails ohne Umweg über den Email-Client. Wie diese Änderung den Planern den Alltag erleichtert erläutern wir Ihnen anhand von mehreren Anwendungsbeispielen.

Beispiel: Kalender-Link versenden

Klickt die Planerin auf den Button “Dem Mitarbeitenden sein Kalender-Link senden” oder “Die Kalender-Links aller Mitarbeitenden senden” generiert und versendet Planik die gewünschten Emails. Der bisherige Wechsel ins Email Programm zum Versand des Links entfällt. Damit entfällt auch die bisherige Notwendigkeit eines lokalen installierten Email-Clients auf dem PC der Planerin.

Beispiel: Einladung zum Mitarbeitenden-Portal versenden

Auch der Versand des Einladungs-Emails zum Mitarbeitenden-Portal erfolgt neu direkt in Planik. Damit die Planerin bei Bedarf weiterhin den im Emailtext vorhandenen Einladungslink für den Mitarbeiter kopieren kann, generiert Planik zudem eine Meldung mit dem Inhalt des gesendeten Emails:

Beispiel: Einladungs-Email für neue Benutzende

Ähnlich wie im vorangehenden Beispiel wird ab heute auch die Einladungs-Email an neue Planik-Benutzende automatisch generiert und versendet:

Der einladenden Administratorin wird die Erstellung des Benutzers und der Versand der Email an den neuen Benutzer bestätigt. Bisher musste die Planerin einen weiteren Button drücken um nach der Erstellung des Benutzers das Email zu senden.

Die von Planik generierten Emails werden von der Email-Adresse team@planik.ch versendet. Antwortet ein Empfänger auf eine solche Email, erfolgt die Antwort an die Planerin , die den Versand des Emails ausgelöst hatte.


Planik-Kalender: 14- und 21-Tages-Wiederholungen

Ab sofort können Sie Kalendereinträge mit Wiederholung alle 14 oder 21 Tage erstellen.

Darstellung der neuen Auswahlmöglichkeiten “Alle zwei Wochen” und “Alle drei Wochen” in der Terminerstellung

Bisher konnte bei Kalendereinträgen nur zwischen täglicher, wöchentlicher oder monatlicher Wiederholung gewählt werden.

Die zusätzlichen Wiederholungsmodi wurden aufgrund von Kundenrückmeldungen zum Thema Produktivitätssteigerung mit Planik umgesetzt. Nachfolgend erfahren Sie wo diese neue Auswahl in Planik anzutreffen ist.

Erstellung von sich wiederholenden Terminen

Neue Auswahlmöglichkeiten “Alle zwei Wochen” und “Alle drei Wochen” in der Terminerstellung
Termin “Freiwunsch” mit Wiederholung im 14- und 21-Tages-Rhythmus im Kalender

Wir hoffen, dass auch Sie von dieser neuen Funktion im Alltag profitieren können. Haben Sie Ideen für neue Funktionen oder Verbesserungen in Planik? Wir interessieren uns dafür – melden Sie Ihre Wünsche via Mail an kontakt@planik.ch oder telefonisch unter 031 544 60 40.

Und nun weiterhin viel Spass mit Planik.

Ihr Planik-Team