Kategorie Archive: Allgemein

Schlagworte mit Gültigkeitsdauer

Für ein Team können verschiedene Schlagworte erstellt werden. Die sogenannten Schlagworte auf Mitarbeitende können Fähigkeiten, Präferenzen, Zertifikate oder vieles mehr sein.

Neu können Schlagworte auf Mitarbeitende auch eine Gültigkeitsdauer besitzen. Das bedeutet, ein Schlagwort ist pro Mitarbeitenden während der Gültigkeitsdauer aktiv

Für das Editieren der Gültigkeitsdauer gibt es unter Einstellungen -> Schlagworte ein zweites Tab namens “Gültigkeitsdauer”.
In diesem Tab kann für jeden Mitarbeitenden eingestellt werden, von wann bis wann das Schlagwort gültig ist.
Beispiel:
Donald absolviert am 30.11.2019 seinen Englischkurs und kann ab diesem Tag englisch sprechende Kunde betreuen.
Xaver hingegen wird ab dem 20.11.2019 zum Teamleiter befördert und ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr für die Betreuung der englisch sprechenden Kunden zuständig. Aus diesem Grund übernimmt dies Pedro für die Zeit zwischen dem 20.11.2019 und dem 30.11.2019.

Hier sehen Sie wie dieses Beispiel umgesetzt wird:

  • Das Schlagwort ist für Donald ab 30.11.2018 gültig (sofern er den Sprachkurs besteht, da habe ich so meine Zweifel…)
  • Pedro übernimmt die englischen Kunden während einer kurzen Zeit, darum ist sowohl das “von” wie auch das “bis”-Datum gesetzt
  • Da Xaver mit der Betreuung der englischen Kunden am 20.11.2019 aufhört ist dieses Datum im “bis”-Feld gesetzt.
  • Fabian und Lavid haben keine für das Schlagwort “englisch” keine Gültigkeitsdauer. Darum könne sie die englischen Kunden immer bedienen.

An den folgenden Orten werden die neuen Gültigkeitsdauern berücksichtigt:

  • Sie können in Planungsregeln verwendet werden, damit Dienste, welche eine spezielle Fähigkeit verlangen, präzis auf die Mitarbeitenden zugewiesen werden. In unserem Beispiel werden die Dienste für die englischen Kundenbetreuung erst am dem 30.11.2019 dem Donald zugewiesen
  • In der Planungssicht: Wird hier das Schlagwort “englisch” aktiviert, so werden die Tage, an denen die Mitarbeitende die Fähigkeit noch nicht oder nicht mehr haben, ausgegraut.

Haben Sie Fragen oder Anregungen? So zögern Sie nicht uns anzurufen. Wir sind auf Ihr Feedback gespannt.


Neuer Workflow zur Generierung der Planik-Emails

Mit dem heutigen Release werden Emails direkt von Planik versendet. Anhand von mehreren Anwendungsbeispielen erfahren Sie, wie die heutige Änderung den Planern die Bedienung erleichtert.

Bisher hat sich beim Versenden von Einladungen per Email ein Fenster mit dem generierten Email geöffnet (siehe untenstehende Darstellung). Je nach Verfügbarkeit und Funktion des lokalen Email-Clients hatte dies zu Problemen geführt und der Planer konnte das Email nicht versenden.

Neu versendet Planik Emails ohne Umweg über den Email-Client. Wie diese Änderung den Planern den Alltag erleichtert erläutern wir Ihnen anhand von mehreren Anwendungsbeispielen.

Beispiel: Kalender-Link versenden

Klickt die Planerin auf den Button “Dem Mitarbeitenden sein Kalender-Link senden” oder “Die Kalender-Links aller Mitarbeitenden senden” generiert und versendet Planik die gewünschten Emails. Der bisherige Wechsel ins Email Programm zum Versand des Links entfällt. Damit entfällt auch die bisherige Notwendigkeit eines lokalen installierten Email-Clients auf dem PC der Planerin.

Beispiel: Einladung zum Mitarbeitenden-Portal versenden

Auch der Versand des Einladungs-Emails zum Mitarbeitenden-Portal erfolgt neu direkt in Planik. Damit die Planerin bei Bedarf weiterhin den im Emailtext vorhandenen Einladungslink für den Mitarbeiter kopieren kann, generiert Planik zudem eine Meldung mit dem Inhalt des gesendeten Emails:

Beispiel: Einladungs-Email für neue Benutzende

Ähnlich wie im vorangehenden Beispiel wird ab heute auch die Einladungs-Email an neue Planik-Benutzende automatisch generiert und versendet:

Der einladenden Administratorin wird die Erstellung des Benutzers und der Versand der Email an den neuen Benutzer bestätigt. Bisher musste die Planerin einen weiteren Button drücken um nach der Erstellung des Benutzers das Email zu senden.

Die von Planik generierten Emails werden von der Email-Adresse team@planik.ch versendet. Antwortet ein Empfänger auf eine solche Email, erfolgt die Antwort an die Planerin , die den Versand des Emails ausgelöst hatte.


Planik-Kalender: 14- und 21-Tages-Wiederholungen

Ab sofort können Sie Kalendereinträge mit Wiederholung alle 14 oder 21 Tage erstellen.

Darstellung der neuen Auswahlmöglichkeiten “Alle zwei Wochen” und “Alle drei Wochen” in der Terminerstellung

Bisher konnte bei Kalendereinträgen nur zwischen täglicher, wöchentlicher oder monatlicher Wiederholung gewählt werden.

Die zusätzlichen Wiederholungsmodi wurden aufgrund von Kundenrückmeldungen zum Thema Produktivitätssteigerung mit Planik umgesetzt. Nachfolgend erfahren Sie wo diese neue Auswahl in Planik anzutreffen ist.

Erstellung von sich wiederholenden Terminen

Neue Auswahlmöglichkeiten “Alle zwei Wochen” und “Alle drei Wochen” in der Terminerstellung
Termin “Freiwunsch” mit Wiederholung im 14- und 21-Tages-Rhythmus im Kalender

Wir hoffen, dass auch Sie von dieser neuen Funktion im Alltag profitieren können. Haben Sie Ideen für neue Funktionen oder Verbesserungen in Planik? Wir interessieren uns dafür – melden Sie Ihre Wünsche via Mail an kontakt@planik.ch oder telefonisch unter 031 544 60 40.

Und nun weiterhin viel Spass mit Planik.

Ihr Planik-Team


Planik am Swiss Economic Forum 2019

Das diesjährige Forumsmotto lautet: «Yes! The optimist code». In Zeiten des Umbruches, Disruption und Komplexität widmet sich die führende Wirtschaftskonferenz der Schweiz dem Optimismus.

Erfolgreiche Unternehmerinnen und Unternehmer nutzen ein sich veränderndes Geschäftsumfeld als Chance und sagen Ja zu neuen Herausforderungen.

Planik wurde im Zuge der InnoSuisse Zertifizierung eingeladen unsere automatische Dienstplanung am SEF in Interlaken vorzustellen. Wir freuen uns den Teilnehmenden aus Wirtschaft, Wissenschaft, Politik und Medien die Vorzüge der automatischen Dienstplanung näher zu bringen. Gerne empfangen wir Sie am Donnerstag, 23. Mai 2019 ab 11.30 Uhr.

Das Swiss Economic Forum (SEF) ist die führende Wirtschaftskonferenz der Schweiz und findet am 23. bis 24. Mai 2019 bereits zum 21. Mal statt. Jedes Jahr treffen sich 1350 Führungspersönlichkeiten zum aktiven Meinungsaustausch und branchenübergreifenden Dialog.

Kontakt: Silvan Köhli, Head of Sales / Marketing, +41 79 797 47 65, silvan.koehli@optor.ch


In eigener Sache: Die Optor AG erhält das InnoSuisse Zertifikat “ready for sustainable growth”.

Die Optor AG erhält eine weitere bedeutende Auszeichnung. Die Experten von Innossuisse haben das Berner Startup als Innovationsprojekt mit nachhaltigem Wachstumspotential (ready for sustainable growth) zertifiziert.

Zertifikat unterstreicht das grosse Wachstumspotential

Die Optor ist eines der ersten Startups, welche mit dem neuen Zertifikat von Innosuisse, der Schweizerischen Agentur für Innovationsförderung, ausgezeichnet wurden. Innosuisse prüft Startups auf ihre Marktchancen. Dabei wird ein besonderes Augenmerk auf ein nachhaltiges Wachstumspotential gelegt.

Dienstpläne auf Knopfdruck

Dienstplanung ist komplex. Es müssen viele Ansprüche berücksichtigt werden. In Planik! können diese Ansprüche hinterlegt und auf Knopfdruck den bestmöglichen Dienstplan berechnet werden. Welche Ansprüche (Regeln) wie wichtig sind, bestimmen Sie selber. 
Planik – Die intelligente Dienstplanung ist eine moderne, web basierte Software für die automatische Personaleinsatzplanung. Planik wird als eigenständige Applikation oder als Modul für bestehende Anbieter von Personaleinsatzplanungslösungen angeboten.

Die Optor AG

Die Optor AG ist ein Spin-off Unternehmen der Substring GmbH und wurde Anfang 2014 gegründet. Die Optimierungssoftware ODS wurde zusammen mit der Berner Fachhochschule für Technik und Informatik entwickelt. Die Optor AG wird von der Innovationsförderung des Bundes, KTI und der Standortförderung Kanton Bern unterstützt.

Links:
https://www.startupticker.ch/en/news/february-2019/intelligente-schichtplane
https://www.innosuisse.ch/inno/de/home.html

Für weitere Informationen:
Silvan Köhli
Head of Sales & Marketing
silvan.koehli@optor.ch
+41 79 797 47 65


Jubiläum – 5 Jahre Optor AG

Am vergangenem Sonntag, 03.03.2019, feierte die Optor AG ihr 5-jähriges Jubiläum. Eine Idee aus dem Jahr 2011 war ausschlaggebend für das Erreichen dieses Meilensteins. Noch im gleichen Jahr konnte ein erster Planik-Prototyp erfolgreich getestet werden, ehe man kurz darauf den KTI-Subventionszuschlag für die Entwicklung von Planik erhielt. Auch die Standortförderung des Kantons Bern glaubte an das Potential und sprach dem Projekt die finanzielle Unterstützung zu.
Zu den Kunden der ersten Stunde zählen die Medphone und die Schweizerische Depechenagentur SDA (heute Keystone-SDA).


Im Oktober 2013 konnte schliesslich auf der produktiven Plattform (www.planik.ch) von Planik der erste Dienstplan “automatisch” berechnet werden.
Anfangs 2014 wurde der Patentantrag für die verwendete Technologie welche Planik zugrunde liegt am IGE (Institut für geistiges Eigentum) eingereicht und akzeptiert. Kurz darauf, am 25.2.2014, wurden die Statuen zur Gründung einer AG notariell beglaubigt, ehe dann an besagtem 03.03.2014 die Optor AG im Handelsregister eingetragen wurde.

Wir dürfen auf erfolgreiche “erste” fünf Jahre zurückblicken:
– 107 Kunden
– 210 Planik-Teams
– ca. 4500 Mitarbeitenden welche mit Planik “geplant” werden

5 Jahre – ein guter Moment um

D – A – N – K – E

zu sagen!

Wir freuen uns auf weitere spannende Jahre mit Ihnen. Herzlichen Dank für Ihr Vertrauen.

Ihr Planik! – Team


Schöni Wiehnachte und e guete Rutsch!

 

Sehr geehrte Damen und Herren

Liebe Planik!-Benutzer

 

Wir bedanken uns für die Zusammenarbeit und wünschen Ihnen, Ihrem Team und Ihrer Familie besinnliche aber auch fröhliche Festtage und einen erfolgreichen Start in das neue Jahr.

Herzliche Grüsse aus Bern

Ihr Planik!-Team

 

Selbstverständlich sind wir in der Altjahres- und in der Neujahrswoche wie gewohnt telefonisch und via Mail erreichbar.


Sichere Kalendersynchronisation

Neue Funktion verfügbar ab Montag, 29. Oktober 2018, Release 053.04

Die beliebte Kalendersynchronisation des Planik-Dienstplans wurde erweitert, resp. “sicherer” gemacht. Bisher war es so, dass man lediglich den persönlichen Link benötigte, damit die Synchronisation eingerichtet werden konnte.
Neuerdings kann die Synchronisation des Dienstplans mit dem Benutzernamen und dem Kennwort aus Planik zusätzlich gesichert werden. Wir passen uns so den gängigen Standards an.
Ob sie bereits die sichere Kalendersynchronisation in Verwendung haben, können Sie unter dem Menü “Einstellungen/Team” ganz einfach feststellen:
Möchten Sie Ihre Kalendersynchronisation auch auf die sichere Kalendersynchronisation umstellen? Kontaktieren Sie uns, damit wir für Sie die Umstellung durchführen können. Die sichere Kalendersynchronisation funktioniert auf folgenden Umgebungen (Stand: 30.11.2018):
  • e-Mailclient Thunderbird mit integriertem Kalender
  • Unter Android mit der bisher empfohlenen App CalDavSync
  • iPhone und iPad mit iOS
  • Apple-Geräte mit OS X
  • Microsoft Outlook auf Windows
Wir sind sicher, Ihnen damit die Planung wieder ein kleines Stück zu erleichtern und sind gespannt auf Ihre Rückmeldungen!
Freundlicher Gruss
Ihr Planik!-Team

Hilfe-Menü in Planik – Neue Video-Tutorials verfügbar

Neue Funktion verfügbar ab Montag, 29. Oktober 2018, Release 053.04
Sie kennen das: Ein neuer Mitarbeitender beginnt bei Ihnen zu arbeiten. Sie haben ihn in Planik erfasst und haben die Planung abgeschlossen und den Dienstplan veröffentlich. Gerne möchten Sie dem neuen Mitarbeitenden, den Zugang zum Planik!-Mitarbeiterportal zur Verfügung stellen. Hmmm, wie ging das noch gleich?
Kein Problem – das Planik Hilfe-Menü. Sie finden dort ab sofort kurze Video-Tutorials zu verschiedensten Themen, unter Anderem auch, wie man Mitarbeitenden den Zugang zum Mitarbeiter-Portal erstellt. In einem ersten Schritt beginnen wir die Tutorial-Serie mit dem Titel “Wie mache ich das?”.
Das Hilfe-Menü setzt sich dann aus verschiedenen Video-Tutorials zusammen. Die einzelnen Videos sind jeweils zu der Plattform “YouTube” verlinkt.
Wir empfehlen Ihnen, sich die Videos jeweils mit einem Kopfhörer anzusehen, damit Sie Ihre Büro-Gspändli nicht damit stören ;-).
Gerne dürfen Sie uns Ihre Ideen für weitere Tutorials an kontakt@planik.ch zukommen lassen. 
Wir sind sicher, Ihnen damit die Planung wieder ein kleines Stück zu erleichtern und sind gespannt auf Ihre Rückmeldungen!
Freundlicher Gruss
Ihr Planik!-Team

Nun macht auch manuell (Um-)Planen in Planik Spass!

Automatisch Dienstpläne erstellen hin oder her – manuell (um)planen gehört auch bei Planik dazu…

Um Ihnen auch dies zu erleichtern, haben wir ein neues Werkzeugset in der Planungssicht geschaffen.

Das neue Werkzeugset in der Planungssicht vereinfacht das Löschen und «Zurücklegen» von Diensten.

Durch Klick auf das Werkzeugsymbol oben links in der Planungssicht erscheint die neue Werkzeugkiste (auf Neudeutsch Toolbox):

Das Bild zeigt die Planungssicht von Planik, in welcher automatisch generierte Dienstpläne auch noch manuell angepasst werden können.

In der Toolbox befinden sich folgende nützliche Werkzeuge:

Dieses Bild zeigt die drei Arten von Werkzeug für das erleichterte manuelle Erstellen und/oder Anpassen von Dienstplänen. Dies sind: Dienste verschieben, Dienste zurücklegen und Dienste löschen

Um ein Werkzeug zu benutzen, klicken Sie einfach das entsprechende Symbol in der Toolbox an!

Dienste zurücklegen mit dem «Zurücklegen-Werkzeug»

Wählen Sie das Zurücklegen-Werkzeug an

Nun erscheint anstelle des gewohnten «Händchens» als Cursor das Zurücklegen-Symbol.

Um damit einen Dienst zurückzulegen, klicken Sie einfach damit auf den entsprechenden Dienst: und voilà schon ist er zurückgelegt und erscheint oben im Dienstebedarf bei den unzugewiesenen Diensten:

Dieses Bild zeigt die Funktionsweise des Dienste-Zurücklegen Werkzeuges. Zuerst wird das Werkzeug über die Toolbox ausgewählt. Danach wird der Dienst bei Mitarbeiter X an Tag Y, welcher von dem Mitarbeiter nicht übernommen werden kann, angeklickt und sogleich wandert er nach oben zu den offenen Diensten und kann von da aus, gegebenfalls zu einem späteren Zeitpunkt, neu verteilt werden.

Um wieder das normale Werkzeug (Dienste editieren und verschieben) zu erhalten, klicken Sie auf das entsprechende Symbol in der Werkzeugkiste.

Bitte beachten: Es können nur Symbole vom Typ «Dienst» zurückgelegt werden. Abwesenheiten und Ferien, welche ja nicht oben im Dienstebedarf auftauchen, können nicht zurückgelegt werden.

 

Dienste löschen mit dem «Lösch-Werkzeug»

Wählen Sie das Lösch-Werkzeug aus

Nun erscheint anstelle des gewohnten «Händchens» als Cursor das Lösch-Symbol.

Um damit einen Dienst zu löschen, klicken Sie einfach damit auf den entsprechenden Dienst: und voilà schon ist er für immer verschwunden…

Dieses Bild zeigt die Funktionsweise des Dienste-Löschen-Werkezugs. Nach Auswahl des Löschen-Werkzeugs genügt ein Klick auf den zu löschenden Dienst und schon ist er verschwunden!

Um wieder das normale Werkzeug (Dienste editieren und verschieben) zu erhalten, klicken Sie auf das entsprechende Symbol in der Werkzeugkiste.

Bitte beachten: beim Löschen eines Dienstes verschwindet dieser gänzlich und taucht auch nicht mehr bei den offenen Diensten auf. Das Löschwerkzeug ist somit vor allem zum Löschen von Ferien- und Abwesenheitsdiensten gedacht – reguläre Dienste, welche ja dann von jemand anderem übernommen werden sollten,  werden bevorzugt mit dem “Zurücklegen-Werkzeug” von einem Mitarbeitenden weggenommen (oder wie gehabt, mit dem Drag&Drop-Werkzeug, direkt einem anderen Mitarbeitenden zugewiesen)

 

Wir sind gespannt auf Ihre Rückmeldungen und wünschen frohes (um)planen!

Ihr Planik-Team