Kategorie Archive: Planik

Optimierte Darstellung der Mitarbeiterwünsche

Neue Funktion verfügbar ab Donnerstag, 13. September 2018, Release 052

Das Planik! Mitarbeiterportal verbessert das Nutzungserlebnis von Planern und eingeplanten Mitarbeitenden: Letztere können Ihre Frei- und Ferienwünsche in der Kalendereinsicht eintragen und somit gebündelt der Personaleinsatzplanung zur Genehmigung vorlegen.

Um Redundanzen zu verhindern und Widersprüche zu Kalenderkategorien aufzulösen, heben wir mit der aktuellen Veröffentlichung das Feld ‘Titel’ auf und verschieben bestehende Feldinformationen in das ‘Notiz’-Feld.

Anhand eines Beispiels:

Peter Steiner wurde zum Elternabend der Schule seiner Tochter eingeladen.

Im Mitarbeiterportal erfasst Peter den entsprechenden Freiwunsch (je nach Planik! Konfiguration des Arbeitgebers können Mitarbeitende auch Anwesenheits-, Ferien- oder Dienstwünsche eintragen).

Im Notiz-Feld fügt Peter seinem Freiwunsch einen Grund hinzu, was der Planung das Verständnis für den Wunsch und die Entscheidungsfindung erleichtert.

Kalender: Neuer Termin erstellen

In der Kalenderansicht sieht die Personaleinsatzplanerin den Freiwunsch von Peter. Die Planerin kann den Wunsch genehmigen oder ablehnen.

Kalender: Monatsansicht eines Mitarbeiters mit dem Freiwunsch (grün)

Zur Kontrolle ob der Freiwunsch mit bestehenden Arbeitsdiensten kollidiert, wird der Tag an dem ein bestimmter Mitarbeiter einen Wunsch beantragt hat in der Planungssicht “grün” markiert(je nach Konfiguration von Planik haben die Kalendereinträge andere Farben in der Planungssicht) .

Planungssicht: Der eingegebene Freiwunsch ist in der Planungssicht (grün hinterlegt) ersichtlich. Der Dienst “A1” ist am gleichen Tag eingeplant.

Mit Mouse-over erhält die Planerin einen Überblick über die Peter zugeordneten Dienste und seinen Freiwunsch.

Planungssicht: Feld bei einem Mouse-over, welches neu die Tagessicht ergänzt mit der Absenzkategorie und dem Text aus dem Notizfeld anzeigt.

Im Mouse-over der Planungssicht ist jeweils die Kalenderkategorie und einen Teil der Notiz ersichtlich. Um die ganze Notiz zu lesen, wechseln Sie mit einem Doppelklick auf den Dienst auf die Dienstdetails – dann auf den Reiter “Tagessicht”. In dieser Ansicht kann die gesamte Notiz eingesehen werden.

Planungssicht: Lange Notizen lassen sich in der Tagessicht (im Dienstdetail) anzeigen. Bleiben Sie mit der Maus über dem Titel, um auch die ganz langen, mehrzeiligen Dienste zu sehen. Es erscheint ein Popup mit der ganzen Notiz.  

Haben auch Sie einen Verbesserungsvorschlag? Bitte kontaktieren Sie Ihren persönlichen Ansprechpartner unter 031 544 40 60 oder schreiben Sie uns auf kontakt@planik.ch.


Nun macht auch manuell (Um-)Planen in Planik Spass!

Automatisch Dienstpläne erstellen hin oder her – manuell (um)planen gehört auch bei Planik dazu…

Um Ihnen auch dies zu erleichtern, haben wir ein neues Werkzeugset in der Planungssicht geschaffen.

Das neue Werkzeugset in der Planungssicht vereinfacht das Löschen und «Zurücklegen» von Diensten.

Durch Klick auf das Werkzeugsymbol oben links in der Planungssicht erscheint die neue Werkzeugkiste (auf Neudeutsch Toolbox):

Das Bild zeigt die Planungssicht von Planik, in welcher automatisch generierte Dienstpläne auch noch manuell angepasst werden können.

In der Toolbox befinden sich folgende nützliche Werkzeuge:

Dieses Bild zeigt die drei Arten von Werkzeug für das erleichterte manuelle Erstellen und/oder Anpassen von Dienstplänen. Dies sind: Dienste verschieben, Dienste zurücklegen und Dienste löschen

Um ein Werkzeug zu benutzen, klicken Sie einfach das entsprechende Symbol in der Toolbox an!

Dienste zurücklegen mit dem «Zurücklegen-Werkzeug»

Wählen Sie das Zurücklegen-Werkzeug an

Nun erscheint anstelle des gewohnten «Händchens» als Cursor das Zurücklegen-Symbol.

Um damit einen Dienst zurückzulegen, klicken Sie einfach damit auf den entsprechenden Dienst: und voilà schon ist er zurückgelegt und erscheint oben im Dienstebedarf bei den unzugewiesenen Diensten:

Dieses Bild zeigt die Funktionsweise des Dienste-Zurücklegen Werkzeuges. Zuerst wird das Werkzeug über die Toolbox ausgewählt. Danach wird der Dienst bei Mitarbeiter X an Tag Y, welcher von dem Mitarbeiter nicht übernommen werden kann, angeklickt und sogleich wandert er nach oben zu den offenen Diensten und kann von da aus, gegebenfalls zu einem späteren Zeitpunkt, neu verteilt werden.

Um wieder das normale Werkzeug (Dienste editieren und verschieben) zu erhalten, klicken Sie auf das entsprechende Symbol in der Werkzeugkiste.

Bitte beachten: Es können nur Symbole vom Typ «Dienst» zurückgelegt werden. Abwesenheiten und Ferien, welche ja nicht oben im Dienstebedarf auftauchen, können nicht zurückgelegt werden.

 

Dienste löschen mit dem «Lösch-Werkzeug»

Wählen Sie das Lösch-Werkzeug aus

Nun erscheint anstelle des gewohnten «Händchens» als Cursor das Lösch-Symbol.

Um damit einen Dienst zu löschen, klicken Sie einfach damit auf den entsprechenden Dienst: und voilà schon ist er für immer verschwunden…

Dieses Bild zeigt die Funktionsweise des Dienste-Löschen-Werkezugs. Nach Auswahl des Löschen-Werkzeugs genügt ein Klick auf den zu löschenden Dienst und schon ist er verschwunden!

Um wieder das normale Werkzeug (Dienste editieren und verschieben) zu erhalten, klicken Sie auf das entsprechende Symbol in der Werkzeugkiste.

Bitte beachten: beim Löschen eines Dienstes verschwindet dieser gänzlich und taucht auch nicht mehr bei den offenen Diensten auf. Das Löschwerkzeug ist somit vor allem zum Löschen von Ferien- und Abwesenheitsdiensten gedacht – reguläre Dienste, welche ja dann von jemand anderem übernommen werden sollten,  werden bevorzugt mit dem “Zurücklegen-Werkzeug” von einem Mitarbeitenden weggenommen (oder wie gehabt, mit dem Drag&Drop-Werkzeug, direkt einem anderen Mitarbeitenden zugewiesen)

 

Wir sind gespannt auf Ihre Rückmeldungen und wünschen frohes (um)planen!

Ihr Planik-Team


Die Mitarbeitenden automatisch über Planänderungen informieren

Ein gelebter Dienstplan ändert sich. Dienste werden getauscht, die Zeiten geändert, ein Mitarbeiter springt für einen erkrankten Kollegen ein, Sie kennen das. Diese Arbeit ist heikel und stressig, wäre es da nicht schön, wenn Sie alle Änderungen nochmals auf einem Blick kontrollieren können, bevor Sie den Plan wieder veröffentlichen? Und wie wäre es, wenn Sie auch die betroffenen Mitarbeitenden automatisch über die Planänderungen informieren könnten?

Das ist nun möglich. Bei einer (Wieder-)Veröffentlichung eines Plans, erhalten alle Mitarbeitenden, welche von mindestens einer Änderung betroffen sind, eine Email zugeschickt.

Automatische Benachrichtigung über eine Wiederveröffentlichung. Frau Ammann hat am Samstag neu einen ND Dienst. Den Frühdienst (FD) vom 21.04.2018 und den Sonntagsdienst vom 28.04.2018 muss sie nicht mehr übernehmen.

 

Bitte beachten Sie:

  • Dieses Feature müssen Sie als Planik-Administrator / -Planer freischalten. Standardmässig ist dieses Feature deaktiviert.
    Nach dem Einloggen in Planik können Sie dies im Menü unter Einstellungen -> Team ändern. Die Option heisst dort “Bei der Veröffentlichung von Plänen an Mitarbeitern mit Schichtänderungen eine Email verschicken”.
  • Die Mitarbeitenden müssen einen Zugang auf das Mitarbeiterportal haben.
  • Bei einer Erstveröffentlichung werden nicht alle Dienste aufgelistet, sondern nur der Link zum Mitarbeiterportal, in welchem der Mitarbeitende dann den neusten Plan einsehen und herunterladen kann.
  • Nur Änderungen in der Zukunft, inklusive des aktuellen Tages werden verschickt.
  • Als Absenderadresse wird die Emailadresse des Planers welcher die Veröffentlichung veranlasst hat, verwendet. Die Mitarbeitenden können also auf diese Email antworten.

 

Vor der Veröffentlichung: Übersicht über alle Änderungen
Sozusagen als “Abfallprodukt” haben wir in Planik neben der Planvorschau einen neuen Reiter Planänderungen erstellt. Dort können Sie nun vor der Veröffentlichung eines Plans bequem alle Änderungen kontrollieren. Sie sehen dort für jeden Planstand alle Änderungen zum letzten veröffentlichten Version, gruppiert nach den Mitarbeitenden.

Für Fragen und Anmerkungen stehen wir Ihnen gerne unter 031 544 40 60 oder auf kontakt@planik.ch zur Verfügung.

Ihr Planik!-Team

 


Neue Auswertung: Personalbestand – ein Werkzeug für die langfristige Personalplanung

Mit der neuen Auswertung Personalbestand erhalten Sie ein Instrument, welches Ihnen die (langfristige) Personalplanung erleichtert. Die neue Auswertung liefert Ihnen einen raschen Überblick über den Personalbestand in Ihrem Team über die nächsten 3 Jahre (oder einen von Ihnen gewählten Zeitraum).

Es werden pro Monat die Anzahl der Vollzeitäquivalente (auch gebräuchlich, FTE, für englisch “full time equivalent”) aus den Anstellungen in Ihrem Team ermittelt.

Mit der Hinterlegung eines Stellensolls werden Ihnen zudem auf einen Blick monatsweise eine Unter- oder Überdeckung angezeigt – somit wird Handlungsbedarf unmittelbar sichtbar!

Im untenstehenden Beispiel hat das Team ein Stellensoll von 54 Vollzeitstellen (ab 01.01.18 – zuvor betrug es 52 Stellen). Die gelben Balken signalisieren unbesetzte Stellen und die roten einen Überbestand:

 

Das Stellensoll, welches für die Anzeige einer Unter- oder Überdeckung gebraucht wird, können Sie unter Einstellungen/Stellensoll hinterlegen (nur Benutzer mit Administratoren-Recht). Dabei ist es möglich, auch sich ändernde Stellensoll (“gültig ab”) abzubilden:

Falls Sie kein Stellensoll hinterlegen (wollen), können Sie die Auswertung trotzdem brauchen – in dem Fall wird lediglich die Anzahl der FTEs angezeigt, ohne Unterscheidung Im/Über-Soll und ohne Anzeige der unbesetzten Stellen.

Übrigens, falls Sie die totale Anzahl der Personen in einem Team interessiert (unabhängig vom Pensum), dann erhalten Sie diese Übersicht in der Auswertung Personalbestand unter dem Reiter “Anzahl Personen”:

Für Fragen und Anmerkungen stehen wir Ihnen gerne unter 031 544 40 60 oder auf kontakt@planik.ch zur Verfügung!

 


Mitarbeiterbezogene Notizen hinterlegen / Mitarbeitende mit einer Farbe kennzeichnen

Neue Funktion verfügbar ab Mittwoch, 7. März 2018

Nach dem letzten sehr grossen und umfangreichen Planik-Update folgt nun eine kleine aber feine und sehr nützliche Erweiterung von Planik. Ab sofort können Sie mitarbeiterbezogene Notizen hinterlegen sowie Ihre Mitarbeitenden mit einer Farbe kennzeichnen. In jedem Menü in welchem die Mitarbeitenden angezeigt sind wird die hinterlegte Farbe dargestellt. In der Planungssicht(Planblatt) sieht es künftig folgendermassen aus:

Ausschnitt aus dem Planblatt mit farbig gekennzeichneten Mitarbeitenden und hinterlegten Notizen.

 

Wie können die Notizen und Farben bei den Mitarbeitenden hinterlegt werden?

 

 

Nichts einfacher als das – mit einem einfachen Klick auf den Mitarbeitenden, öffnet sich das entsprechende Kontext-Feld:

 

 

 

 

 

 

Durch einen Klick in das Feld “Mitarbeiterfarbe” öffnet sich die Farbauswahl. Nun können die Farben frei gewählt werden. Unterhalb des Farbkreises werden die zuletzt verwendeten Farben angezeigt. Der Regler auf der rechten Seite dient dazu, den Dunkelanteil der gewählten Farbe einzustellen.

 

 

 

 

 

Mitarbeiternotizen können wie bereits bekannt in den gelben Feldern erstellt werden. Die Notizen sind ausschliesslich in der Planungssicht sichtbar – die Mitarbeitenden sehen diese Notizen also nicht im Mitarbeiterportal. Auch nicht im PDF des Plans für den Ausdruck.

Wie Sie im Screenshot sehen, sind pro Mitarbeitenden mehrere Notizen möglich.

Die Notizen sind in allen Plänen verfügbar – sie sind also nicht auf einen bestimmten Plan bezogen.

 

 

Die farbige Kennzeichnung der Mitarbeitenden kann ausserdem im Menü unter “Einstellungen/Mitarbeiter” ausgewählt werden. Das Farbwahlmenü erscheint erst, wenn man sich im Reiter der Mitarbeiterdetails im Bearbeitungsmodus befindet:

Durch einen Klick in das Feld “Mitarbeiterfarbe” öffnet sich die Farbauswahl. Nun können die Farben frei gewählt werden. Unterhalb des Farbkreises, werden die zuletzt verwendeten Farben angezeigt. Der Regler auf der rechten Seite dient dazu, die Transparenz der gewählten Farbe einzustellen.

Nachdem die Auswahl gespeichert wurde, ist die Kennzeichnung aktiv. Die Farbe wird nun immer angezeigt wenn die Mitarbeiterliste angezeigt wird. Bei den Einstellungen ist zudem der Übersichtsbereich eingefärbt.

Wir sind überzeugt, Ihnen hiermit eine weitere tolle Erweiterung in Planik bieten zu können. Haben Sie Fragen oder Anregungen? Wir sind gespannt auf Ihre Ideen!
Sie erreichen uns unter: 031 544 40 60 oder unter kontakt@planik.ch.

Gerne stehen wir Ihnen für Auskünfte zu dieser und anderen Themen gerne zur Verfügung.

Ihr Planik! – Team


Die Ferienplanung in Planik wird einfacher!

Tagtäglich geben wir unser Bestes, um Ihnen Effizienz und Einfachheit in Ihrer Dienstplanung zu bieten. Hiermit möchten wir Ihnen das neue Feature in der Ferienplanung vorstellen:

Im Menü der Mitarbeiterdetails wurde die Ferienübersicht überarbeitet und bietet nun eine bessere Übersicht für Sie als Planer oder Administrator.
Neu werden unterjährige Pensenwechsel abgebildet und damit auch die Feriensaldi – bezogen auf das Datum des Pensumwechsels – berechnet und angezeigt. Neben der Anzahl Ferien in Tagen, sind in einer zusätzlichen Spalte auch die Saldi in Stunden dargestellt – dies erspart Ihnen die eigene Umrechnung und Sie sind somit jederzeit vollständig im Bild über den jeweiligen Feriensaldi.

Beim Wechsel des Beschäftigungsgrads, wird der Feriensaldo automatisch umgerechnet auf der Basis des „neuen“ Beschäftigungsgrads.
Im unterstehenden Beispiel wird per 1. März 2017 unterjährig ein Wechsel des Beschäftigungsgrad von 70% auf 100% vorgenommen.
Der Feriensaldo per 28. Februar beträgt 3 Tage zu 5.88 Stunden (70% von 8.40 Stunden). Mit dem neuen Beschäftigungsgrad von 100% entspricht dieser Saldo am 1. März dann 2.1 Tage zu 8.40 Stunden.

Die oberste weisse Zeile gibt Ihnen eine Jahres-Kurzübersicht mit den wichtigsten Informationen auf Basis des Beschäftigungsgrad Ende Jahr.

Ferienkonto mit Pensumänderung während des Jahres

Wichtig: Der Saldo in Stunden bleibt selbstverständlich gleich. Und selbstverständlich können die Ferienansprüche auch korrigieren.

Auch Ihre Mitarbeitende sehen nun die gleiche Feriendarstellung im Mitarbeiterportal, falls die Feriensicht für sie freigeschaltet ist. (Natürlich können sie den Anspruch nicht korrigieren, das wäre mal ein Feature!)

 

Ferienübersicht

Diese Weiterentwicklungen haben nicht nur in dieser Maske Auswirkungen. Auch im Menüpunkt „Auswertungen/Ferienübersicht“ sind diese Neuerungen ersichtlich.
Zusätzlich zu den bisherigen Saldospalten sind nun die Ansprüche dargestellt in Tagen und Stunden gemäss dem aktuellen Beschäftigungsgrad. Im nachfolgenden Screenshot gelb hervorgehoben.

Ferienkonto mit Informationen über die Anstellungsperioden

Die letzten zwei Spalten entspricht der alten Darstellung. Sie soll Ihnen helfen, die neue Darstellung mit der alten zu vergleichen. Nach ein paar Wochen werden wir diese beiden Spalten entfernen.

Haben Sie die grauen Balken bemerkt? Neu sehen Sie in der Ferienübersicht, in welcher Periode der Mitarbeitende überhaupt angestellt ist.
Wir hoffen Ihnen mit dieser Weiterentwicklung den Alltag ein wenig vereinfachen zu können.

 

Wann kann ich diese Funktionen nutzen?

Diese Frage wird Sie wohl am meisten interessieren. Das Update wird Ihnen ab Montag, den 16. Oktober 2017 zur Verfügung stehen.
Haben Sie Fragen oder Anregungen? Wir sind gespannt auf Ihre Ideen!
Sie erreichen uns unter: 031 544 40 60 oder unter kontakt@optor.ch


Planik! zusammen mit Sanostat Evo am Notfallkongress 19. und 20. Mai

Was macht Planik an einem Notfallkongress?

Nun, die Dienstplanung ist bei einem Rettungsdienst – wie in vielen anderen Schichtbetrieben auch – ein wichtiges Instrument für das reibungslose Funktionieren des Betriebes. Beispielsweise setzt neu der Rettungsdienst des Kantonsspital Winterthurs auf Planik, spart damit Zeit und sorgt für konsistente Dienstpläne.

Die zentrale Datendrehscheibe und das Führungsinstrument schlechthin, bei fast allen Rettungsdiensten in der Deutschschweiz, ist die Software Sanostat der St. Galler Firma BST Informatik GmbH. Mit ihrem jüngsten Wurf, Sanostat Evo, setzt BST neue Massstäbe hinsichtlich Einsatzerfassung, Abrechnung und Auswertung in der Rettungsdienstbranche.

Was wir besonders toll finden an Sanostat Evo: ab Ende dieses Jahres kann es mit Planik kommunizieren. Somit können Rettungsdienste nun auf das Beste aus zwei Welten setzen und haben die Gewissheit, dass die Dienstplanung und die Einsatz- und Zeiterfassung reibungslos zusammen spielen

Anlässlich dieser Produktpartnerschaft hat Optor dieses Jahr die Ehre und Freude mit BST den Stand am Notfallkongresses, Bernexpo 19.-20. Mai, zu teilen. Interessierten Besuchern erklären wir dort Planik und das Zusammenspiel mit Sanostat Evo.


Fokussierte Dienstplanung mit Schlagworten auf Dienste

Seit 1.5 Jahren kann man Mitarbeitende mittels Schlagworte gruppieren und nach diesen den Plan filtern. Siehe dazu diesen Blogeintrag. Ab sofort können auch die Dienstvorlagen analog strukturiert werden. Sie können also beispielsweise alle Nachtdienste oder alle Dienste einer bestimmten Abteilung in separaten Gruppen aufteilen. Diese Grupppen sind dann als Filter in diversen Sichten in Planik anwendbar.

filter_dienstvorlagen

Diese Filter können Sie dann beispielsweise in der Planungssicht einsetzen, in dem Sie alle anderen Dienste ausblenden.

planungssicht_mit_dienstvorlagenfilter

Der Dienstfilter ist kombinierbar mit dem Mitarbeiterfilter. Sie können so zum Beispiel alle Nachtdienste für die älteren Mitarbeitenden anzeigen lassen.

Haben Sie Fragen oder Anregungen? Wir sind gespannt auf Ihre Ideen! 031 544 40 60 oder kontakt@optor.ch

 


Alternative Sicht auf den Dienstplan: Die Wochensicht

Die normale Planungssicht zeigt den Dienst im Zentrum. Die Mitarbeitenden sind links aufgelistet, die Tage oben, die den Mitarbeitenden zugewiesenen Dienste befinden sich in den Zellen. Diese Sicht ist optimal für die Frage “Was arbeitet mein Mitarbeitende X.Y chronologisch im Plan?”, weniger gut aber, wenn man beispielsweise der Frage nachgehen will: Wie sind meine Dienste in der Abteilung Z abgedeckt?

Für diese Frage hätte man lieber die Dienste links in der ersten Spalte und die Mitarbeitende in den Zellen. Voilà, das haben wir nun umgesetzt in der brandneuen Wochensicht.

wochensicht_ohne_filter

Wenn Sie nur eine spezifische Dienstgruppe anzeigen wollen, so können Sie den neuen Dienstvorlagenfilter im Menü anwenden. Beispielsweise, Sie wollen die Belegung der Spätschichten anschauen. Unter dem Menüpunkt “Alle Dienstvorlagen” wählen Sie den gewünschten Filter “Spätschichten” aus.

wochensicht_mit_dienstvorlagenfilter

Alle anderen Dienste werden ausgeblendet, Sie sehen nur die Spätschichten.

 


Neues Feature: Notizen auf Dienste

Bis jetzt war es nur möglich, Notizen für eine bestimmte Zelle des Plans zu erstellen.

tagesnotiz

Tagesnotiz für einen Mitarbeiter. Gekennzeichnet durch das gelbe Dreieck oben in der Zelle.

 

Zusätzliche Informationen zu einem Dienst in so eine Tagesnotiz zu schreiben war nur bedingt sinnvoll, denn beim Verschieben dieses Dienstes blieb jene Information am alten Ort. So musste man dann mühsam die alte Notiz löschen und eine Neue erstellen.

tagesnotiz_dienst_verschoben

Der Dienst ‘x2’ wurde verschoben, die Tagesnotiz bleibt beim Tag haften.

 

Neu ist es möglich, neben jenen Tagesnotizen, die durchaus ihre Berechtigung haben, auch Notizen direkt auf dem Dienst zu erstellen.

Eine Dienstnotiz

Eine Dienstnotiz. Gekennzeichnet durch das kleine gelbe Dreieck unten links.

 

dienstnotiz_verschoben

Verschiebt man eine Dienstnotiz, so kommt die Notiz mit.

Dienstnotizen sind immer öffentlich und werden wie die öffentlichen Tagesnotizen im PDF oder im elektronischen Kalender publiziert. Der Mitarbeitende sieht also in seinem elektronischen Kalender diese Information.

 

Haben Sie Fragen oder Anregungen? Schreiben Sie uns auf kontakt@planik.ch!