Kategorie Archive: Planik

Wer hat wann welche Änderungen am Plan gemacht?

In Planik ist es nun möglich, alle Änderungen an einem Plan aufzulisten.

Dafür gehen Sie in der Planübersicht auf den Reiter “Planänderungen” und dort auf “Detailliertes Änderungsprotokoll”. Sie sehen dort chronologisch, welcher Planer oder Planerin wann welche Aktion im Plan gemacht hat.

Das Änderungsprotokoll wird pro Planstand aufgelistet. Sie sehen auch die Informationen wie Planveröffentlichung oder die Anwendung der Wochenvorlage.

Wir haben darauf geachtet, dass nur Benutzer mit der Rolle “Planer” oder “Admin” diese Informationen sehen können.

Wir hoffen, dass auch Sie von dieser neuen Funktion im Alltag profitieren können. Haben Sie Ideen für neue Funktionen oder Verbesserungen in Planik? Wir interessieren uns dafür – melden Sie Ihre Wünsche via Mail an kontakt@planik.ch oder telefonisch unter 031 544 60 40.

Und nun weiterhin viel Spass mit Planik.

Ihr Planik-Team


Mitarbeiterfarben nun auch im Mitarbeiter-Portal und im PDF-Ausdruck

Seit circa einem Jahr, kann man in Planungsportal von Planik den Mitarbeitenden Farben für die bessere Übersichtlichkeit zuweisen. Diese Farben waren jedoch im Mitarbeiterportal sowie auch auf dem PDF-Ausdruck nicht ersichtlich – bis jetzt.

Mit dem aktuellsten Planik-Release werden die definierten Farben nun überall in Planik angezeigt.

Wir hoffen, dass auch Sie von dieser neuen Funktion im Alltag profitieren können. Haben Sie Ideen für neue Funktionen oder Verbesserungen in Planik? Wir interessieren uns dafür – melden Sie Ihre Wünsche via Mail an kontakt@planik.ch oder telefonisch unter 031 544 60 40.

Und nun weiterhin viel Spass mit Planik.

Ihr Planik-Team


Neuer Workflow zur Generierung der Planik-Emails

Mit dem heutigen Release werden Emails direkt von Planik versendet. Anhand von mehreren Anwendungsbeispielen erfahren Sie, wie die heutige Änderung den Planern die Bedienung erleichtert.

Bisher hat sich beim Versenden von Einladungen per Email ein Fenster mit dem generierten Email geöffnet (siehe untenstehende Darstellung). Je nach Verfügbarkeit und Funktion des lokalen Email-Clients hatte dies zu Problemen geführt und der Planer konnte das Email nicht versenden.

Neu versendet Planik Emails ohne Umweg über den Email-Client. Wie diese Änderung den Planern den Alltag erleichtert erläutern wir Ihnen anhand von mehreren Anwendungsbeispielen.

Beispiel: Kalender-Link versenden

Klickt die Planerin auf den Button “Dem Mitarbeitenden sein Kalender-Link senden” oder “Die Kalender-Links aller Mitarbeitenden senden” generiert und versendet Planik die gewünschten Emails. Der bisherige Wechsel ins Email Programm zum Versand des Links entfällt. Damit entfällt auch die bisherige Notwendigkeit eines lokalen installierten Email-Clients auf dem PC der Planerin.

Beispiel: Einladung zum Mitarbeitenden-Portal versenden

Auch der Versand des Einladungs-Emails zum Mitarbeitenden-Portal erfolgt neu direkt in Planik. Damit die Planerin bei Bedarf weiterhin den im Emailtext vorhandenen Einladungslink für den Mitarbeiter kopieren kann, generiert Planik zudem eine Meldung mit dem Inhalt des gesendeten Emails:

Beispiel: Einladungs-Email für neue Benutzende

Ähnlich wie im vorangehenden Beispiel wird ab heute auch die Einladungs-Email an neue Planik-Benutzende automatisch generiert und versendet:

Der einladenden Administratorin wird die Erstellung des Benutzers und der Versand der Email an den neuen Benutzer bestätigt. Bisher musste die Planerin einen weiteren Button drücken um nach der Erstellung des Benutzers das Email zu senden.

Die von Planik generierten Emails werden von der Email-Adresse team@planik.ch versendet. Antwortet ein Empfänger auf eine solche Email, erfolgt die Antwort an die Planerin , die den Versand des Emails ausgelöst hatte.


Planik-Kalender: 14- und 21-Tages-Wiederholungen

Ab sofort können Sie Kalendereinträge mit Wiederholung alle 14 oder 21 Tage erstellen.

Darstellung der neuen Auswahlmöglichkeiten “Alle zwei Wochen” und “Alle drei Wochen” in der Terminerstellung

Bisher konnte bei Kalendereinträgen nur zwischen täglicher, wöchentlicher oder monatlicher Wiederholung gewählt werden.

Die zusätzlichen Wiederholungsmodi wurden aufgrund von Kundenrückmeldungen zum Thema Produktivitätssteigerung mit Planik umgesetzt. Nachfolgend erfahren Sie wo diese neue Auswahl in Planik anzutreffen ist.

Erstellung von sich wiederholenden Terminen

Neue Auswahlmöglichkeiten “Alle zwei Wochen” und “Alle drei Wochen” in der Terminerstellung
Termin “Freiwunsch” mit Wiederholung im 14- und 21-Tages-Rhythmus im Kalender

Wir hoffen, dass auch Sie von dieser neuen Funktion im Alltag profitieren können. Haben Sie Ideen für neue Funktionen oder Verbesserungen in Planik? Wir interessieren uns dafür – melden Sie Ihre Wünsche via Mail an kontakt@planik.ch oder telefonisch unter 031 544 60 40.

Und nun weiterhin viel Spass mit Planik.

Ihr Planik-Team


In eigener Sache: Die Optor AG erhält das InnoSuisse Zertifikat “ready for sustainable growth”.

Die Optor AG erhält eine weitere bedeutende Auszeichnung. Die Experten von Innossuisse haben das Berner Startup als Innovationsprojekt mit nachhaltigem Wachstumspotential (ready for sustainable growth) zertifiziert.

Zertifikat unterstreicht das grosse Wachstumspotential

Die Optor ist eines der ersten Startups, welche mit dem neuen Zertifikat von Innosuisse, der Schweizerischen Agentur für Innovationsförderung, ausgezeichnet wurden. Innosuisse prüft Startups auf ihre Marktchancen. Dabei wird ein besonderes Augenmerk auf ein nachhaltiges Wachstumspotential gelegt.

Dienstpläne auf Knopfdruck

Dienstplanung ist komplex. Es müssen viele Ansprüche berücksichtigt werden. In Planik! können diese Ansprüche hinterlegt und auf Knopfdruck den bestmöglichen Dienstplan berechnet werden. Welche Ansprüche (Regeln) wie wichtig sind, bestimmen Sie selber. 
Planik – Die intelligente Dienstplanung ist eine moderne, web basierte Software für die automatische Personaleinsatzplanung. Planik wird als eigenständige Applikation oder als Modul für bestehende Anbieter von Personaleinsatzplanungslösungen angeboten.

Die Optor AG

Die Optor AG ist ein Spin-off Unternehmen der Substring GmbH und wurde Anfang 2014 gegründet. Die Optimierungssoftware ODS wurde zusammen mit der Berner Fachhochschule für Technik und Informatik entwickelt. Die Optor AG wird von der Innovationsförderung des Bundes, KTI und der Standortförderung Kanton Bern unterstützt.

Links:
https://www.startupticker.ch/en/news/february-2019/intelligente-schichtplane
https://www.innosuisse.ch/inno/de/home.html

Für weitere Informationen:
Silvan Köhli
Head of Sales & Marketing
silvan.koehli@optor.ch
+41 79 797 47 65


Optimierte Darstellung der Mitarbeiterwünsche

Neue Funktion verfügbar ab Donnerstag, 13. September 2018, Release 052

Das Planik! Mitarbeiterportal verbessert das Nutzungserlebnis von Planern und eingeplanten Mitarbeitenden: Letztere können Ihre Frei- und Ferienwünsche in der Kalendereinsicht eintragen und somit gebündelt der Personaleinsatzplanung zur Genehmigung vorlegen.

Um Redundanzen zu verhindern und Widersprüche zu Kalenderkategorien aufzulösen, heben wir mit der aktuellen Veröffentlichung das Feld ‘Titel’ auf und verschieben bestehende Feldinformationen in das ‘Notiz’-Feld.

Anhand eines Beispiels:

Peter Steiner wurde zum Elternabend der Schule seiner Tochter eingeladen.

Im Mitarbeiterportal erfasst Peter den entsprechenden Freiwunsch (je nach Planik! Konfiguration des Arbeitgebers können Mitarbeitende auch Anwesenheits-, Ferien- oder Dienstwünsche eintragen).

Im Notiz-Feld fügt Peter seinem Freiwunsch einen Grund hinzu, was der Planung das Verständnis für den Wunsch und die Entscheidungsfindung erleichtert.

Kalender: Neuer Termin erstellen

In der Kalenderansicht sieht die Personaleinsatzplanerin den Freiwunsch von Peter. Die Planerin kann den Wunsch genehmigen oder ablehnen.

Kalender: Monatsansicht eines Mitarbeiters mit dem Freiwunsch (grün)

Zur Kontrolle ob der Freiwunsch mit bestehenden Arbeitsdiensten kollidiert, wird der Tag an dem ein bestimmter Mitarbeiter einen Wunsch beantragt hat in der Planungssicht “grün” markiert(je nach Konfiguration von Planik haben die Kalendereinträge andere Farben in der Planungssicht) .

Planungssicht: Der eingegebene Freiwunsch ist in der Planungssicht (grün hinterlegt) ersichtlich. Der Dienst “A1” ist am gleichen Tag eingeplant.

Mit Mouse-over erhält die Planerin einen Überblick über die Peter zugeordneten Dienste und seinen Freiwunsch.

Planungssicht: Feld bei einem Mouse-over, welches neu die Tagessicht ergänzt mit der Absenzkategorie und dem Text aus dem Notizfeld anzeigt.

Im Mouse-over der Planungssicht ist jeweils die Kalenderkategorie und einen Teil der Notiz ersichtlich. Um die ganze Notiz zu lesen, wechseln Sie mit einem Doppelklick auf den Dienst auf die Dienstdetails – dann auf den Reiter “Tagessicht”. In dieser Ansicht kann die gesamte Notiz eingesehen werden.

Planungssicht: Lange Notizen lassen sich in der Tagessicht (im Dienstdetail) anzeigen. Bleiben Sie mit der Maus über dem Titel, um auch die ganz langen, mehrzeiligen Dienste zu sehen. Es erscheint ein Popup mit der ganzen Notiz.  

Haben auch Sie einen Verbesserungsvorschlag? Bitte kontaktieren Sie Ihren persönlichen Ansprechpartner unter 031 544 40 60 oder schreiben Sie uns auf kontakt@planik.ch.


Nun macht auch manuell (Um-)Planen in Planik Spass!

Automatisch Dienstpläne erstellen hin oder her – manuell (um)planen gehört auch bei Planik dazu…

Um Ihnen auch dies zu erleichtern, haben wir ein neues Werkzeugset in der Planungssicht geschaffen.

Das neue Werkzeugset in der Planungssicht vereinfacht das Löschen und «Zurücklegen» von Diensten.

Durch Klick auf das Werkzeugsymbol oben links in der Planungssicht erscheint die neue Werkzeugkiste (auf Neudeutsch Toolbox):

Das Bild zeigt die Planungssicht von Planik, in welcher automatisch generierte Dienstpläne auch noch manuell angepasst werden können.

In der Toolbox befinden sich folgende nützliche Werkzeuge:

Dieses Bild zeigt die drei Arten von Werkzeug für das erleichterte manuelle Erstellen und/oder Anpassen von Dienstplänen. Dies sind: Dienste verschieben, Dienste zurücklegen und Dienste löschen

Um ein Werkzeug zu benutzen, klicken Sie einfach das entsprechende Symbol in der Toolbox an!

Dienste zurücklegen mit dem «Zurücklegen-Werkzeug»

Wählen Sie das Zurücklegen-Werkzeug an

Nun erscheint anstelle des gewohnten «Händchens» als Cursor das Zurücklegen-Symbol.

Um damit einen Dienst zurückzulegen, klicken Sie einfach damit auf den entsprechenden Dienst: und voilà schon ist er zurückgelegt und erscheint oben im Dienstebedarf bei den unzugewiesenen Diensten:

Dieses Bild zeigt die Funktionsweise des Dienste-Zurücklegen Werkzeuges. Zuerst wird das Werkzeug über die Toolbox ausgewählt. Danach wird der Dienst bei Mitarbeiter X an Tag Y, welcher von dem Mitarbeiter nicht übernommen werden kann, angeklickt und sogleich wandert er nach oben zu den offenen Diensten und kann von da aus, gegebenfalls zu einem späteren Zeitpunkt, neu verteilt werden.

Um wieder das normale Werkzeug (Dienste editieren und verschieben) zu erhalten, klicken Sie auf das entsprechende Symbol in der Werkzeugkiste.

Bitte beachten: Es können nur Symbole vom Typ «Dienst» zurückgelegt werden. Abwesenheiten und Ferien, welche ja nicht oben im Dienstebedarf auftauchen, können nicht zurückgelegt werden.

 

Dienste löschen mit dem «Lösch-Werkzeug»

Wählen Sie das Lösch-Werkzeug aus

Nun erscheint anstelle des gewohnten «Händchens» als Cursor das Lösch-Symbol.

Um damit einen Dienst zu löschen, klicken Sie einfach damit auf den entsprechenden Dienst: und voilà schon ist er für immer verschwunden…

Dieses Bild zeigt die Funktionsweise des Dienste-Löschen-Werkezugs. Nach Auswahl des Löschen-Werkzeugs genügt ein Klick auf den zu löschenden Dienst und schon ist er verschwunden!

Um wieder das normale Werkzeug (Dienste editieren und verschieben) zu erhalten, klicken Sie auf das entsprechende Symbol in der Werkzeugkiste.

Bitte beachten: beim Löschen eines Dienstes verschwindet dieser gänzlich und taucht auch nicht mehr bei den offenen Diensten auf. Das Löschwerkzeug ist somit vor allem zum Löschen von Ferien- und Abwesenheitsdiensten gedacht – reguläre Dienste, welche ja dann von jemand anderem übernommen werden sollten,  werden bevorzugt mit dem “Zurücklegen-Werkzeug” von einem Mitarbeitenden weggenommen (oder wie gehabt, mit dem Drag&Drop-Werkzeug, direkt einem anderen Mitarbeitenden zugewiesen)

 

Wir sind gespannt auf Ihre Rückmeldungen und wünschen frohes (um)planen!

Ihr Planik-Team


Die Mitarbeitenden automatisch über Planänderungen informieren

Ein gelebter Dienstplan ändert sich. Dienste werden getauscht, die Zeiten geändert, ein Mitarbeiter springt für einen erkrankten Kollegen ein, Sie kennen das. Diese Arbeit ist heikel und stressig, wäre es da nicht schön, wenn Sie alle Änderungen nochmals auf einem Blick kontrollieren können, bevor Sie den Plan wieder veröffentlichen? Und wie wäre es, wenn Sie auch die betroffenen Mitarbeitenden automatisch über die Planänderungen informieren könnten?

Das ist nun möglich. Bei einer (Wieder-)Veröffentlichung eines Plans, erhalten alle Mitarbeitenden, welche von mindestens einer Änderung betroffen sind, eine Email zugeschickt.

Automatische Benachrichtigung über eine Wiederveröffentlichung. Frau Ammann hat am Samstag neu einen ND Dienst. Den Frühdienst (FD) vom 21.04.2018 und den Sonntagsdienst vom 28.04.2018 muss sie nicht mehr übernehmen.

 

Bitte beachten Sie:

  • Dieses Feature müssen Sie als Planik-Administrator / -Planer freischalten. Standardmässig ist dieses Feature deaktiviert.
    Nach dem Einloggen in Planik können Sie dies im Menü unter Einstellungen -> Team ändern. Die Option heisst dort “Bei der Veröffentlichung von Plänen an Mitarbeitern mit Schichtänderungen eine Email verschicken”.
  • Die Mitarbeitenden müssen einen Zugang auf das Mitarbeiterportal haben.
  • Bei einer Erstveröffentlichung werden nicht alle Dienste aufgelistet, sondern nur der Link zum Mitarbeiterportal, in welchem der Mitarbeitende dann den neusten Plan einsehen und herunterladen kann.
  • Nur Änderungen in der Zukunft, inklusive des aktuellen Tages werden verschickt.
  • Als Absenderadresse wird die Emailadresse des Planers welcher die Veröffentlichung veranlasst hat, verwendet. Die Mitarbeitenden können also auf diese Email antworten.

 

Vor der Veröffentlichung: Übersicht über alle Änderungen
Sozusagen als “Abfallprodukt” haben wir in Planik neben der Planvorschau einen neuen Reiter Planänderungen erstellt. Dort können Sie nun vor der Veröffentlichung eines Plans bequem alle Änderungen kontrollieren. Sie sehen dort für jeden Planstand alle Änderungen zum letzten veröffentlichten Version, gruppiert nach den Mitarbeitenden.

Für Fragen und Anmerkungen stehen wir Ihnen gerne unter 031 544 40 60 oder auf kontakt@planik.ch zur Verfügung.

Ihr Planik!-Team

 


Neue Auswertung: Personalbestand – ein Werkzeug für die langfristige Personalplanung

Mit der neuen Auswertung Personalbestand erhalten Sie ein Instrument, welches Ihnen die (langfristige) Personalplanung erleichtert. Die neue Auswertung liefert Ihnen einen raschen Überblick über den Personalbestand in Ihrem Team über die nächsten 3 Jahre (oder einen von Ihnen gewählten Zeitraum).

Es werden pro Monat die Anzahl der Vollzeitäquivalente (auch gebräuchlich, FTE, für englisch “full time equivalent”) aus den Anstellungen in Ihrem Team ermittelt.

Mit der Hinterlegung eines Stellensolls werden Ihnen zudem auf einen Blick monatsweise eine Unter- oder Überdeckung angezeigt – somit wird Handlungsbedarf unmittelbar sichtbar!

Im untenstehenden Beispiel hat das Team ein Stellensoll von 54 Vollzeitstellen (ab 01.01.18 – zuvor betrug es 52 Stellen). Die gelben Balken signalisieren unbesetzte Stellen und die roten einen Überbestand:

 

Das Stellensoll, welches für die Anzeige einer Unter- oder Überdeckung gebraucht wird, können Sie unter Einstellungen/Stellensoll hinterlegen (nur Benutzer mit Administratoren-Recht). Dabei ist es möglich, auch sich ändernde Stellensoll (“gültig ab”) abzubilden:

Falls Sie kein Stellensoll hinterlegen (wollen), können Sie die Auswertung trotzdem brauchen – in dem Fall wird lediglich die Anzahl der FTEs angezeigt, ohne Unterscheidung Im/Über-Soll und ohne Anzeige der unbesetzten Stellen.

Übrigens, falls Sie die totale Anzahl der Personen in einem Team interessiert (unabhängig vom Pensum), dann erhalten Sie diese Übersicht in der Auswertung Personalbestand unter dem Reiter “Anzahl Personen”:

Für Fragen und Anmerkungen stehen wir Ihnen gerne unter 031 544 40 60 oder auf kontakt@planik.ch zur Verfügung!

 


Mitarbeiterbezogene Notizen hinterlegen / Mitarbeitende mit einer Farbe kennzeichnen

Neue Funktion verfügbar ab Mittwoch, 7. März 2018

Nach dem letzten sehr grossen und umfangreichen Planik-Update folgt nun eine kleine aber feine und sehr nützliche Erweiterung von Planik. Ab sofort können Sie mitarbeiterbezogene Notizen hinterlegen sowie Ihre Mitarbeitenden mit einer Farbe kennzeichnen. In jedem Menü in welchem die Mitarbeitenden angezeigt sind wird die hinterlegte Farbe dargestellt. In der Planungssicht(Planblatt) sieht es künftig folgendermassen aus:

Ausschnitt aus dem Planblatt mit farbig gekennzeichneten Mitarbeitenden und hinterlegten Notizen.

 

Wie können die Notizen und Farben bei den Mitarbeitenden hinterlegt werden?

 

 

Nichts einfacher als das – mit einem einfachen Klick auf den Mitarbeitenden, öffnet sich das entsprechende Kontext-Feld:

 

 

 

 

 

 

Durch einen Klick in das Feld “Mitarbeiterfarbe” öffnet sich die Farbauswahl. Nun können die Farben frei gewählt werden. Unterhalb des Farbkreises werden die zuletzt verwendeten Farben angezeigt. Der Regler auf der rechten Seite dient dazu, den Dunkelanteil der gewählten Farbe einzustellen.

 

 

 

 

 

Mitarbeiternotizen können wie bereits bekannt in den gelben Feldern erstellt werden. Die Notizen sind ausschliesslich in der Planungssicht sichtbar – die Mitarbeitenden sehen diese Notizen also nicht im Mitarbeiterportal. Auch nicht im PDF des Plans für den Ausdruck.

Wie Sie im Screenshot sehen, sind pro Mitarbeitenden mehrere Notizen möglich.

Die Notizen sind in allen Plänen verfügbar – sie sind also nicht auf einen bestimmten Plan bezogen.

 

 

Die farbige Kennzeichnung der Mitarbeitenden kann ausserdem im Menü unter “Einstellungen/Mitarbeiter” ausgewählt werden. Das Farbwahlmenü erscheint erst, wenn man sich im Reiter der Mitarbeiterdetails im Bearbeitungsmodus befindet:

Durch einen Klick in das Feld “Mitarbeiterfarbe” öffnet sich die Farbauswahl. Nun können die Farben frei gewählt werden. Unterhalb des Farbkreises, werden die zuletzt verwendeten Farben angezeigt. Der Regler auf der rechten Seite dient dazu, die Transparenz der gewählten Farbe einzustellen.

Nachdem die Auswahl gespeichert wurde, ist die Kennzeichnung aktiv. Die Farbe wird nun immer angezeigt wenn die Mitarbeiterliste angezeigt wird. Bei den Einstellungen ist zudem der Übersichtsbereich eingefärbt.

Wir sind überzeugt, Ihnen hiermit eine weitere tolle Erweiterung in Planik bieten zu können. Haben Sie Fragen oder Anregungen? Wir sind gespannt auf Ihre Ideen!
Sie erreichen uns unter: 031 544 40 60 oder unter kontakt@planik.ch.

Gerne stehen wir Ihnen für Auskünfte zu dieser und anderen Themen gerne zur Verfügung.

Ihr Planik! – Team