Kategorie Archive: Planik

Corona bedingte Kurzarbeit in Planik hinterlegen.

Liebe Planik-Kunden

Die Covid-19 Krise trifft die gesamte Schweiz. Viele Betriebe haben einen Antrag für Kurzarbeit eingereicht. Aktuell sind rund 1 Mio. Schweizer Arbeitnehmende in der Kurzabeit (Stand 01.04.2020). Aufgrund der zahlreichen Anfragen zur Abbildung der Kurzarbeit-Thematik in Planik, haben wir uns entschlossen mit einem Kundenmailing und einem Blogeintrag eine mögliche Handhabung aufzuzeigen.

Beginnen möchten wir mit einigen Fakten bezüglich der Corona-Kurzarbeit. Wir sprechen absichtlich von “Corona”-Kurzarbeit, weil diese in einigen Ausprägungen anders als zur üblichen Kurzarbeit angewendet wird.

  • Die Corona-Kurzarbeit sieht keinen Abbau von Zeitsaldi vor. Dies betrifft die Überstunden sowie auch die Überzeit.
  • Die geplanten Ferien und Abwesenheiten der kommenden drei Monate müssen grundsätzlich bezogen werden. Ausnahmen kann jedoch der Arbeitgeber bestimmen.
  • Krankheit/Unfall/Mutterschaft etc. werden gemäss Gesetz gehandhabt. Es gelten keine speziellen Regelungen für die “Corona-Zeit”.
  • Es dürfen bei Kurzarbeit keine Überstunden geleistet werden.
  • Massgebend für die Ausweisung der Kurzarbeitsstunden ist die entsprechende Soll-Arbeitszeit.
  • Die Stunden, die durch Kurzarbeit nicht geleistet wurden, müssen erfasst werden.

Hinweis: Diese Liste ist nicht abschliessend.

Umsetzung/Anpassungen in Planik

Nachfolgend zeigen wir Ihnen zwei Szenarien, wie die Kurzarbeit in Planik abgebildet werden kann, auf.

Szenario 1 – Kurzarbeit zu 100%

Bei diesem Szenario empfehlen wir Ihnen die Erstellung einer zusätzlichen Dienstvorlage, die Sie an den entsprechenden Tagen im Dienstplan eintragen. Die Dienstvorlage kann als Beispiel wie folgt definiert werden:

Wichtig hierbei ist zu nennen, dass für diesen Dienst der Diensttyp “Abwesend” und die Berechnungsart “gemäss Sollarbeitszeit” ausgewählt werden müsste.

Szenario 2 – Kurzarbeit 1 – 99%

Für das zweite Szenario – also der Kurzarbeit zu einem gewissen Pensum, schlagen wir auch das Erstellen einer zusätzlichen Dienstvorlage vor. Die Dienstvorlage kann als Beispiel wie folgt definiert werden:

Im Unterschied zum ersten Szenario ist hier die Berechnungsart auf “fix” hinterlegt. Ein mögliches Anwendungsbeispiel sieht wie folgt aus:

Im oben dargestellten Beispiel handelt es sich um einen Mitarbeitenden, der in einem Betrieb mit Kurzarbeit zu 50% arbeitet. In Planik wird somit der ursprüngliche Dienst “B” gekürzt auf 50% der Soll-Arbeitszeit. Im Beispiel ist es als 4.2h (42h Woche, resp. Tages-Soll: 8.4h) dargestellt. Die restliche Zeit wir dann durch den neuen Dienst “KA_Co” generiert. Dazu wird im Bearbeitungsmodus des Dienstes die Arbeitszeit mit 4:12 (also 4.2h) eingetragen.

Damit Sie auch hier eine gewisse Effizienz haben, können Sie die geplanten Dienste für die Folgetage/-wochen ganz einfach kopieren. Dies erfolgt in Planik mit der “Shift-Taste”. Drücken und halten Sie die Taste, gehen Sie mit dem Mauszeiger auf den zu kopierenden Dienst – nun können Sie mit gedrückter Maustaste auf das nächste Feld fahren und die Taste dann loslassen. Der Dienst ist nun 1:1 kopiert.

Für beide Szenarien haben wir entsprechende Auswertungen vorbereitet, die wir Ihnen kostenlos zur Verfügung stellen. Somit können Sie die benötigten Informationen konsolidieren und diese an das kantonale Amt für Wirtschaft einreichen.

Sollten Sie noch Fragen haben – stehen wir Ihnen wie gewohnt via Mail (support@planik.ch) oder telefonisch unter 031 544 40 60 zur Verfügung.

Bleiben Sie gesund.
Ihr Planik-Team


Automatisch Dienstpläne erstellen? Spannend oder? Seien Sie Teil in unserem Webinar.

Nehmen Sie an unserem Webinar vom Dienstag, 31.3.2020 um 10.45 Uhr teil. Sichern Sie sich Ihren Platz hier:

Wir sprechen über die Herausforderungen in der Personaleinsatzplanung und zeigen auf, wie Sie mit Planik einfach und effizient zum bestmöglichen Dienstplan kommen. 

Wir freuen uns, Sie kennen zu lernen. 

Ihr Planik-Team 

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COVID-19 | Mitteilung vom Planik-Team

Liebe Planik-Kunden

Wir hoffen Ihren und Ihren Liebsten geht es gut in dieser ausserordentlichen Situation.
Bis jetzt sind wir von COVID-19 verschont geblieben und geben unser Bestes, damit dies so bleibt. Das Planik Team arbeitet mehrheitlich im Homeoffice.

Für Sie als Kunden und Partner hat dies keine Auswirkungen. Der Planik Support ist wie gewohnt erreichbar.

Bereits geplante Vor-Ort Treffen werden entweder verschoben oder virtuell abgehalten. Wir werden uns zeitnah mit Ihnen in Verbindung setzen.

In ausserordentlichen Lagen wie dieser ist die bedarfsgerechte Organisation der Dienste von Stammpersonal und Notbelegschaften eine enorme Herausforderung.

Falls Sie temporär zusätzliche Planik-Teams benötigen – oder Ihre bestehenden Teams anders einteilen wollen – sind wir für Sie da. Wir helfen Ihnen unkompliziert. Kontaktieren Sie uns: 031 544 40 60 oder kontakt@planik.ch.

Wir wünschen Ihnen allen viel Kraft, Ausdauer und Gesundheit in der Bewältigung der anstehenden Herausforderungen.

Beste Grüsse aus dem Home Office
Ihr Planik-Team


Wer hat wann welche Änderungen am Plan gemacht?

In Planik ist es nun möglich, alle Änderungen an einem Plan aufzulisten.

Dafür gehen Sie in der Planübersicht auf den Reiter “Planänderungen” und dort auf “Detailliertes Änderungsprotokoll”. Sie sehen dort chronologisch, welcher Planer oder Planerin wann welche Aktion im Plan gemacht hat.

Das Änderungsprotokoll wird pro Planstand aufgelistet. Sie sehen auch die Informationen wie Planveröffentlichung oder die Anwendung der Wochenvorlage.

Wir haben darauf geachtet, dass nur Benutzer mit der Rolle “Planer” oder “Admin” diese Informationen sehen können.

Wir hoffen, dass auch Sie von dieser neuen Funktion im Alltag profitieren können. Haben Sie Ideen für neue Funktionen oder Verbesserungen in Planik? Wir interessieren uns dafür – melden Sie Ihre Wünsche via Mail an kontakt@planik.ch oder telefonisch unter 031 544 60 40.

Und nun weiterhin viel Spass mit Planik.

Ihr Planik-Team


Mitarbeiterfarben nun auch im Mitarbeiter-Portal und im PDF-Ausdruck

Seit circa einem Jahr, kann man in Planungsportal von Planik den Mitarbeitenden Farben für die bessere Übersichtlichkeit zuweisen. Diese Farben waren jedoch im Mitarbeiterportal sowie auch auf dem PDF-Ausdruck nicht ersichtlich – bis jetzt.

Mit dem aktuellsten Planik-Release werden die definierten Farben nun überall in Planik angezeigt.

Wir hoffen, dass auch Sie von dieser neuen Funktion im Alltag profitieren können. Haben Sie Ideen für neue Funktionen oder Verbesserungen in Planik? Wir interessieren uns dafür – melden Sie Ihre Wünsche via Mail an kontakt@planik.ch oder telefonisch unter 031 544 60 40.

Und nun weiterhin viel Spass mit Planik.

Ihr Planik-Team


Neuer Workflow zur Generierung der Planik-Emails

Mit dem heutigen Release werden Emails direkt von Planik versendet. Anhand von mehreren Anwendungsbeispielen erfahren Sie, wie die heutige Änderung den Planern die Bedienung erleichtert.

Bisher hat sich beim Versenden von Einladungen per Email ein Fenster mit dem generierten Email geöffnet (siehe untenstehende Darstellung). Je nach Verfügbarkeit und Funktion des lokalen Email-Clients hatte dies zu Problemen geführt und der Planer konnte das Email nicht versenden.

Neu versendet Planik Emails ohne Umweg über den Email-Client. Wie diese Änderung den Planern den Alltag erleichtert erläutern wir Ihnen anhand von mehreren Anwendungsbeispielen.

Beispiel: Kalender-Link versenden

Klickt die Planerin auf den Button “Dem Mitarbeitenden sein Kalender-Link senden” oder “Die Kalender-Links aller Mitarbeitenden senden” generiert und versendet Planik die gewünschten Emails. Der bisherige Wechsel ins Email Programm zum Versand des Links entfällt. Damit entfällt auch die bisherige Notwendigkeit eines lokalen installierten Email-Clients auf dem PC der Planerin.

Beispiel: Einladung zum Mitarbeitenden-Portal versenden

Auch der Versand des Einladungs-Emails zum Mitarbeitenden-Portal erfolgt neu direkt in Planik. Damit die Planerin bei Bedarf weiterhin den im Emailtext vorhandenen Einladungslink für den Mitarbeiter kopieren kann, generiert Planik zudem eine Meldung mit dem Inhalt des gesendeten Emails:

Beispiel: Einladungs-Email für neue Benutzende

Ähnlich wie im vorangehenden Beispiel wird ab heute auch die Einladungs-Email an neue Planik-Benutzende automatisch generiert und versendet:

Der einladenden Administratorin wird die Erstellung des Benutzers und der Versand der Email an den neuen Benutzer bestätigt. Bisher musste die Planerin einen weiteren Button drücken um nach der Erstellung des Benutzers das Email zu senden.

Die von Planik generierten Emails werden von der Email-Adresse team@planik.ch versendet. Antwortet ein Empfänger auf eine solche Email, erfolgt die Antwort an die Planerin , die den Versand des Emails ausgelöst hatte.


Planik-Kalender: 14- und 21-Tages-Wiederholungen

Ab sofort können Sie Kalendereinträge mit Wiederholung alle 14 oder 21 Tage erstellen.

Darstellung der neuen Auswahlmöglichkeiten “Alle zwei Wochen” und “Alle drei Wochen” in der Terminerstellung

Bisher konnte bei Kalendereinträgen nur zwischen täglicher, wöchentlicher oder monatlicher Wiederholung gewählt werden.

Die zusätzlichen Wiederholungsmodi wurden aufgrund von Kundenrückmeldungen zum Thema Produktivitätssteigerung mit Planik umgesetzt. Nachfolgend erfahren Sie wo diese neue Auswahl in Planik anzutreffen ist.

Erstellung von sich wiederholenden Terminen

Neue Auswahlmöglichkeiten “Alle zwei Wochen” und “Alle drei Wochen” in der Terminerstellung
Termin “Freiwunsch” mit Wiederholung im 14- und 21-Tages-Rhythmus im Kalender

Wir hoffen, dass auch Sie von dieser neuen Funktion im Alltag profitieren können. Haben Sie Ideen für neue Funktionen oder Verbesserungen in Planik? Wir interessieren uns dafür – melden Sie Ihre Wünsche via Mail an kontakt@planik.ch oder telefonisch unter 031 544 60 40.

Und nun weiterhin viel Spass mit Planik.

Ihr Planik-Team


In eigener Sache: Die Optor AG erhält das InnoSuisse Zertifikat “ready for sustainable growth”.

Die Optor AG erhält eine weitere bedeutende Auszeichnung. Die Experten von Innossuisse haben das Berner Startup als Innovationsprojekt mit nachhaltigem Wachstumspotential (ready for sustainable growth) zertifiziert.

Zertifikat unterstreicht das grosse Wachstumspotential

Die Optor ist eines der ersten Startups, welche mit dem neuen Zertifikat von Innosuisse, der Schweizerischen Agentur für Innovationsförderung, ausgezeichnet wurden. Innosuisse prüft Startups auf ihre Marktchancen. Dabei wird ein besonderes Augenmerk auf ein nachhaltiges Wachstumspotential gelegt.

Dienstpläne auf Knopfdruck

Dienstplanung ist komplex. Es müssen viele Ansprüche berücksichtigt werden. In Planik! können diese Ansprüche hinterlegt und auf Knopfdruck den bestmöglichen Dienstplan berechnet werden. Welche Ansprüche (Regeln) wie wichtig sind, bestimmen Sie selber. 
Planik – Die intelligente Dienstplanung ist eine moderne, web basierte Software für die automatische Personaleinsatzplanung. Planik wird als eigenständige Applikation oder als Modul für bestehende Anbieter von Personaleinsatzplanungslösungen angeboten.

Die Optor AG

Die Optor AG ist ein Spin-off Unternehmen der Substring GmbH und wurde Anfang 2014 gegründet. Die Optimierungssoftware ODS wurde zusammen mit der Berner Fachhochschule für Technik und Informatik entwickelt. Die Optor AG wird von der Innovationsförderung des Bundes, KTI und der Standortförderung Kanton Bern unterstützt.

Links:
https://www.startupticker.ch/en/news/february-2019/intelligente-schichtplane
https://www.innosuisse.ch/inno/de/home.html

Für weitere Informationen:
Silvan Köhli
Head of Sales & Marketing
silvan.koehli@optor.ch
+41 79 797 47 65


Optimierte Darstellung der Mitarbeiterwünsche

Neue Funktion verfügbar ab Donnerstag, 13. September 2018, Release 052

Das Planik! Mitarbeiterportal verbessert das Nutzungserlebnis von Planern und eingeplanten Mitarbeitenden: Letztere können Ihre Frei- und Ferienwünsche in der Kalendereinsicht eintragen und somit gebündelt der Personaleinsatzplanung zur Genehmigung vorlegen.

Um Redundanzen zu verhindern und Widersprüche zu Kalenderkategorien aufzulösen, heben wir mit der aktuellen Veröffentlichung das Feld ‘Titel’ auf und verschieben bestehende Feldinformationen in das ‘Notiz’-Feld.

Anhand eines Beispiels:

Peter Steiner wurde zum Elternabend der Schule seiner Tochter eingeladen.

Im Mitarbeiterportal erfasst Peter den entsprechenden Freiwunsch (je nach Planik! Konfiguration des Arbeitgebers können Mitarbeitende auch Anwesenheits-, Ferien- oder Dienstwünsche eintragen).

Im Notiz-Feld fügt Peter seinem Freiwunsch einen Grund hinzu, was der Planung das Verständnis für den Wunsch und die Entscheidungsfindung erleichtert.

Kalender: Neuer Termin erstellen

In der Kalenderansicht sieht die Personaleinsatzplanerin den Freiwunsch von Peter. Die Planerin kann den Wunsch genehmigen oder ablehnen.

Kalender: Monatsansicht eines Mitarbeiters mit dem Freiwunsch (grün)

Zur Kontrolle ob der Freiwunsch mit bestehenden Arbeitsdiensten kollidiert, wird der Tag an dem ein bestimmter Mitarbeiter einen Wunsch beantragt hat in der Planungssicht “grün” markiert(je nach Konfiguration von Planik haben die Kalendereinträge andere Farben in der Planungssicht) .

Planungssicht: Der eingegebene Freiwunsch ist in der Planungssicht (grün hinterlegt) ersichtlich. Der Dienst “A1” ist am gleichen Tag eingeplant.

Mit Mouse-over erhält die Planerin einen Überblick über die Peter zugeordneten Dienste und seinen Freiwunsch.

Planungssicht: Feld bei einem Mouse-over, welches neu die Tagessicht ergänzt mit der Absenzkategorie und dem Text aus dem Notizfeld anzeigt.

Im Mouse-over der Planungssicht ist jeweils die Kalenderkategorie und einen Teil der Notiz ersichtlich. Um die ganze Notiz zu lesen, wechseln Sie mit einem Doppelklick auf den Dienst auf die Dienstdetails – dann auf den Reiter “Tagessicht”. In dieser Ansicht kann die gesamte Notiz eingesehen werden.

Planungssicht: Lange Notizen lassen sich in der Tagessicht (im Dienstdetail) anzeigen. Bleiben Sie mit der Maus über dem Titel, um auch die ganz langen, mehrzeiligen Dienste zu sehen. Es erscheint ein Popup mit der ganzen Notiz.  

Haben auch Sie einen Verbesserungsvorschlag? Bitte kontaktieren Sie Ihren persönlichen Ansprechpartner unter 031 544 40 60 oder schreiben Sie uns auf kontakt@planik.ch.


Nun macht auch manuell (Um-)Planen in Planik Spass!

Automatisch Dienstpläne erstellen hin oder her – manuell (um)planen gehört auch bei Planik dazu…

Um Ihnen auch dies zu erleichtern, haben wir ein neues Werkzeugset in der Planungssicht geschaffen.

Das neue Werkzeugset in der Planungssicht vereinfacht das Löschen und «Zurücklegen» von Diensten.

Durch Klick auf das Werkzeugsymbol oben links in der Planungssicht erscheint die neue Werkzeugkiste (auf Neudeutsch Toolbox):

Das Bild zeigt die Planungssicht von Planik, in welcher automatisch generierte Dienstpläne auch noch manuell angepasst werden können.

In der Toolbox befinden sich folgende nützliche Werkzeuge:

Dieses Bild zeigt die drei Arten von Werkzeug für das erleichterte manuelle Erstellen und/oder Anpassen von Dienstplänen. Dies sind: Dienste verschieben, Dienste zurücklegen und Dienste löschen

Um ein Werkzeug zu benutzen, klicken Sie einfach das entsprechende Symbol in der Toolbox an!

Dienste zurücklegen mit dem «Zurücklegen-Werkzeug»

Wählen Sie das Zurücklegen-Werkzeug an

Nun erscheint anstelle des gewohnten «Händchens» als Cursor das Zurücklegen-Symbol.

Um damit einen Dienst zurückzulegen, klicken Sie einfach damit auf den entsprechenden Dienst: und voilà schon ist er zurückgelegt und erscheint oben im Dienstebedarf bei den unzugewiesenen Diensten:

Dieses Bild zeigt die Funktionsweise des Dienste-Zurücklegen Werkzeuges. Zuerst wird das Werkzeug über die Toolbox ausgewählt. Danach wird der Dienst bei Mitarbeiter X an Tag Y, welcher von dem Mitarbeiter nicht übernommen werden kann, angeklickt und sogleich wandert er nach oben zu den offenen Diensten und kann von da aus, gegebenfalls zu einem späteren Zeitpunkt, neu verteilt werden.

Um wieder das normale Werkzeug (Dienste editieren und verschieben) zu erhalten, klicken Sie auf das entsprechende Symbol in der Werkzeugkiste.

Bitte beachten: Es können nur Symbole vom Typ «Dienst» zurückgelegt werden. Abwesenheiten und Ferien, welche ja nicht oben im Dienstebedarf auftauchen, können nicht zurückgelegt werden.

 

Dienste löschen mit dem «Lösch-Werkzeug»

Wählen Sie das Lösch-Werkzeug aus

Nun erscheint anstelle des gewohnten «Händchens» als Cursor das Lösch-Symbol.

Um damit einen Dienst zu löschen, klicken Sie einfach damit auf den entsprechenden Dienst: und voilà schon ist er für immer verschwunden…

Dieses Bild zeigt die Funktionsweise des Dienste-Löschen-Werkezugs. Nach Auswahl des Löschen-Werkzeugs genügt ein Klick auf den zu löschenden Dienst und schon ist er verschwunden!

Um wieder das normale Werkzeug (Dienste editieren und verschieben) zu erhalten, klicken Sie auf das entsprechende Symbol in der Werkzeugkiste.

Bitte beachten: beim Löschen eines Dienstes verschwindet dieser gänzlich und taucht auch nicht mehr bei den offenen Diensten auf. Das Löschwerkzeug ist somit vor allem zum Löschen von Ferien- und Abwesenheitsdiensten gedacht – reguläre Dienste, welche ja dann von jemand anderem übernommen werden sollten,  werden bevorzugt mit dem “Zurücklegen-Werkzeug” von einem Mitarbeitenden weggenommen (oder wie gehabt, mit dem Drag&Drop-Werkzeug, direkt einem anderen Mitarbeitenden zugewiesen)

 

Wir sind gespannt auf Ihre Rückmeldungen und wünschen frohes (um)planen!

Ihr Planik-Team