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Optimierte Darstellung der Mitarbeiterwünsche

Neue Funktion verfügbar ab Donnerstag, 13. September 2018, Release 052

Das Planik! Mitarbeiterportal verbessert das Nutzungserlebnis von Planern und eingeplanten Mitarbeitenden: Letztere können Ihre Frei- und Ferienwünsche in der Kalendereinsicht eintragen und somit gebündelt der Personaleinsatzplanung zur Genehmigung vorlegen.

Um Redundanzen zu verhindern und Widersprüche zu Kalenderkategorien aufzulösen, heben wir mit der aktuellen Veröffentlichung das Feld ‘Titel’ auf und verschieben bestehende Feldinformationen in das ‘Notiz’-Feld.

Anhand eines Beispiels:

Peter Steiner wurde zum Elternabend der Schule seiner Tochter eingeladen.

Im Mitarbeiterportal erfasst Peter den entsprechenden Freiwunsch (je nach Planik! Konfiguration des Arbeitgebers können Mitarbeitende auch Anwesenheits-, Ferien- oder Dienstwünsche eintragen).

Im Notiz-Feld fügt Peter seinem Freiwunsch einen Grund hinzu, was der Planung das Verständnis für den Wunsch und die Entscheidungsfindung erleichtert.

Kalender: Neuer Termin erstellen

In der Kalenderansicht sieht die Personaleinsatzplanerin den Freiwunsch von Peter. Die Planerin kann den Wunsch genehmigen oder ablehnen.

Kalender: Monatsansicht eines Mitarbeiters mit dem Freiwunsch (grün)

Zur Kontrolle ob der Freiwunsch mit bestehenden Arbeitsdiensten kollidiert, wird der Tag an dem ein bestimmter Mitarbeiter einen Wunsch beantragt hat in der Planungssicht “grün” markiert(je nach Konfiguration von Planik haben die Kalendereinträge andere Farben in der Planungssicht) .

Planungssicht: Der eingegebene Freiwunsch ist in der Planungssicht (grün hinterlegt) ersichtlich. Der Dienst “A1” ist am gleichen Tag eingeplant.

Mit Mouse-over erhält die Planerin einen Überblick über die Peter zugeordneten Dienste und seinen Freiwunsch.

Planungssicht: Feld bei einem Mouse-over, welches neu die Tagessicht ergänzt mit der Absenzkategorie und dem Text aus dem Notizfeld anzeigt.

Im Mouse-over der Planungssicht ist jeweils die Kalenderkategorie und einen Teil der Notiz ersichtlich. Um die ganze Notiz zu lesen, wechseln Sie mit einem Doppelklick auf den Dienst auf die Dienstdetails – dann auf den Reiter “Tagessicht”. In dieser Ansicht kann die gesamte Notiz eingesehen werden.

Planungssicht: Lange Notizen lassen sich in der Tagessicht (im Dienstdetail) anzeigen. Bleiben Sie mit der Maus über dem Titel, um auch die ganz langen, mehrzeiligen Dienste zu sehen. Es erscheint ein Popup mit der ganzen Notiz.  

Haben auch Sie einen Verbesserungsvorschlag? Bitte kontaktieren Sie Ihren persönlichen Ansprechpartner unter 031 544 40 60 oder schreiben Sie uns auf kontakt@planik.ch.


Ferien direkt aus dem Ferienwunsch des Mitarbeitenden erstellen

Wenn ein Mitarbeitender zwei Wochen Ferien nimmt, ist das ja ihm zu gönnen, für die Planerin / den Planer jedoch eher mühsam. Muss er doch nun 14 Mal einen Feriendienst in die betreffende Tage abfüllen. Sie kennen die Shift Taste? Mit dieser Kopierfunktion geht es zwar relativ gut, doch komfortabel ist das nicht.

Neu ist es möglich, direkt aus dem Kalender heraus aus einem Freiwunsch heraus die Feriendienste (bzw Freidienste) zu generieren.

Im Wesentlichen sind das drei Schritte:

Schritt 1: Der Mitarbeitende erstellt im Mitarbeiterportal seinen Ferienwunsch

Ferienwunsch des Mitarbeitenden

 

Schritt 2: Sie als Planer bestätigen den Ferienwunsch

Sie öffnen den Ferienwunsch, wechseln in den Tab “In Ferien umwandeln” und wählen dort die Dienstvorlage, in welcher dieser Wunsch umgewandelt werden soll.

Ferien erstellen

 

Schritt 3: Die Feriendienste wurden erstellt.

Sie sehen die neuen Ferien direkt im Kalender und natürlich in der Planungssicht.
Auch der Mitarbeitende sieht, dass sein Wunsch nun in konkrete Ferien umgewandelt wurden.

ferien_erzeugt


Der Kalender in Planik zeigt nun auch Ferien und Abwesenheiten aus der Planungssicht

Für einen guten Personaleinsatzplan ist es wichtig, einen Überblick über die Personaldecke zu haben: Welche Mitarbeitende sind verfügbar, welche abwesend? Erst so ist es möglich, bei einem neuen Ferien- oder Absenzwunsch zu entscheiden, ob das drin liegt oder nicht.
Dafür ist in Planik der Kalender gedacht, dort sieht man für die ausgewählte Zeitperiode (Monat, Woche oder Tag) die Absenzen der Mitarbeitenden. Neu sieht man neben diesen Absenzen auch die Ferien und die Abwesenheiten, welche in der Planungssicht als “Dienste” geführt werden. 

kalender_mit_ferien_und_absenzen

In diesem Beispiel sehen Sie den Kalender von Aiden Adenauer.
Die farbigen Einträge sind die Absenzen und Ferien des ausgewählten Mitarbeitenden (hier Aiden Adenauer), die grauen Einträge sind alle Absenzen, Ferien und Abwesenheiten der anderen Mitarbeitenden.
Sie sehen also, dass neben Aiden Adenauer auch Aileen Ader in dieser Woche Ferien bezieht (F, das Kürzel dieser Dienstart) und dass Albert Adomeit in der ersten Wochenhälfte krank ist. Diese Ferien und Abwesenheiten, sowie auch die Ferien von Aiden Adenauer entsprechen den “Diensten”, welche in der Planungsicht diesen Personen zugewiesen wurden.

Achtung: Absenzen mit Stärke ‘möglichst einhalten’ und ‘wäre schön’ der anderen Mitarbeitenden werden nicht mehr angezeigt.
Wir sind der Meinung, diese Absenzen sind für eine Beurteilung der Personaldecke nicht von Belang und stören bei der Beurteilung nur. Im Gegensatz zu Absenzen mit der Stärke ‘unbedingt einhalten’ werden sie vom Computer ignoriert, falls es die vorhandene Personaldecke verlangt. Darum sind sie für den Betrieb nicht kritisch.
Selbstverständlich betrifft diese Änderung nur die ‘anderen Mitarbeitenden’. Für den aktuell ausgewählten Mitarbeiter werden weiterhin alle Absenzen gezeigt.

Falls Sie die Personaldecke einer bestimmten Mitarbeitergruppe beurteilen wollen:
Filtern Sie die Mitarbeitenden oben im Menü nach dem gewünschten Schlagwort. Schon werden nur die Abwesenheiten der gewünschten Mitarbeitergruppe dargestellt. (Sie verstehen Bahnhof? Lesen Sie dafür den vorangegangen Blogeintrag)

Möchten Sie, dass Ihre Mitarbeitenden die Absenzen der anderen Mitarbeitenden anonymisiert  sehen?
(Wie Sie wissen, haben Ihre Mitarbeitenden im Mitarbeiterportal Zugriff auf die Absenzen, falls dieses Portal für Ihre Mitarbeitenden freigschaltet ist).
Das ist nun möglich. Sie haben nun drei Optionen:

  • Der Mitarbeitende sieht nur seine eigenen Absenzen
  • Er sieht auch die Absenzen der anderen Mitarbeitenden, aber ohne Details
  • Neu: Er sieht die Absenzen der anderen Mitarbeitenden in anonymisierter Form

Bitte treten Sie mit uns in Kontakt, falls diese Option für Sie interessant ist.

Haben Sie Fragen oder Anregungen? Wie immer freuen wir uns auf Ihr Feedback!


Notizen in der Planungssicht: Mehrere Notizen pro Tag und Mitarbeitenden.

Neu ist es möglich, mehrere Notizen pro Tag und Mitarbeitender zu hinterlegen.

Das ist vor allem dann sehr praktisch, wenn die eine Notiz öffentlich (Für den Mitarbeitenden sichtbar) und die andere eine reine Planungsnotiz sein soll.

Die Notizen werden chronologisch dargestellt. Die neueste zu Oberst. So kann man auch einfache Workflows abbilden

Die Notizen werden chronologisch dargestellt. Die neueste zu Oberst. So kann man auch einfache Workflows abbilden

 

 

 

 

 

 

 

 

Neu erscheinen öffentliche Notizen auch im Kalender der betreffenden Person. Auch in seinem elektronischen Kalender. So kann man einfach und prägnant mit den Mitarbeitenden Informationen austauschen.

Die öffentlichen Notizen erscheinen auch im Kalender

Die öffentlichen Notizen erscheinen auch im Kalender


Replanning. Das gehört auch zum gelebten Dienstplan

Jeder Planer kennt die unangenehme Situation: Ein Mitarbeitender wird krank und kann den ihm zugeteilten Dienst von morgen und übermorgen nicht erfüllen. Was machen? Ja, jetzt müssen Sie als Planer in kurzer Zeit einen Ersatz finden. Also den Plan öffnen und suchen…

Das ist mitunter aber richtig mühsam. Grundsätzlich kommen Kandidaten in Frage, welche

  1. zur fraglichen Zeit überhaupt verfügbar sind
  2. Die Qualifikationen haben, diesen Dienst auch zu übernehmen

Punkt 1. kann man noch einigermassen in der Planungsicht abschätzen, Punkt 2 aber nicht.

Wir haben nun eine Unterstützung für diesen Fall

  1. Doppelklicken Sie auf den Dienst, welchen Sie jemanden anderen zuweisen wollen. -> Das Detailfenster für diesen Dienstes geht auf.
  2. Klicken Sie im nun in diesem Fenster auf den Reiter “Kandidaten”
  3. Hier sehen Sie alle Mitarbeitende, welche den Dienst übernehmen könnten. Falls Sie den Mitarbeitenden eine Telefonnummer hinterlegt haben, tauchen diese praktischerweise neben dem Namen auf. (Die Ruhezeiten, die Absenzen und die Qualifikationen werden berücksichtigt. Nicht berücksichtigt werden andere Regeln wie beispielsweise ‘möglichst nicht zwei mal hintereinander Spätdienst’)
  4. Sie können nun den Dienst einem Kandaten zuweisen, optional auch noch eine Notiz hinterlegen und auf Speichern drücken.
Die aufgelisteten Mitarbeitende können den Dienst '2' (Durchscheinend dargestellt) übernehmen. Der Dienst wird dargestellt im Kontext von gestern und morgen.

Die aufgelisteten Mitarbeitende können den Dienst ‘2’ (Durchscheinend dargestellt) übernehmen. Der Dienst wird dargestellt im Kontext von gestern und morgen.

 

Das ist auch die ganze Hexerei. Wir hoffen, Ihnen als Planer beim Replanning zu unterstützen.
Haben Sie Fragen und Anregungen? Dann sind wir sehr daran interessiert! Bitte schicken Sie eine Mail an kontakt@planik.ch.


Notizen und wiederholende Termine in Planik

In Planik gibt es neue Funktionen:

  • In der Planungssicht kann man neu Notizen hinterlegen. So funktioniert’s:
  • Im Kalender kann man neu sich wiederholende Termine/Absenzen erfassen. Weiter kann man die Priorität angeben, mit der ein Termin/eine Absenz bei der automatischen Planung eingehalten werden muss und man kann Termine mit Arbeitszeit erfassen. So funktioniert’s:

Haben Sie Fragen/Feedback/Anregungen? Wir freuen uns, wenn Sie sich bei uns melden.