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Die Ferienplanung in Planik wird einfacher!

Tagtäglich geben wir unser Bestes, um Ihnen Effizienz und Einfachheit in Ihrer Dienstplanung zu bieten. Hiermit möchten wir Ihnen das neue Feature in der Ferienplanung vorstellen:

Im Menü der Mitarbeiterdetails wurde die Ferienübersicht überarbeitet und bietet nun eine bessere Übersicht für Sie als Planer oder Administrator.
Neu werden unterjährige Pensenwechsel abgebildet und damit auch die Feriensaldi – bezogen auf das Datum des Pensumwechsels – berechnet und angezeigt. Neben der Anzahl Ferien in Tagen, sind in einer zusätzlichen Spalte auch die Saldi in Stunden dargestellt – dies erspart Ihnen die eigene Umrechnung und Sie sind somit jederzeit vollständig im Bild über den jeweiligen Feriensaldi.

Beim Wechsel des Beschäftigungsgrads, wird der Feriensaldo automatisch umgerechnet auf der Basis des „neuen“ Beschäftigungsgrads.
Im unterstehenden Beispiel wird per 1. März 2017 unterjährig ein Wechsel des Beschäftigungsgrad von 70% auf 100% vorgenommen.
Der Feriensaldo per 28. Februar beträgt 3 Tage zu 5.88 Stunden (70% von 8.40 Stunden). Mit dem neuen Beschäftigungsgrad von 100% entspricht dieser Saldo am 1. März dann 2.1 Tage zu 8.40 Stunden.

Die oberste weisse Zeile gibt Ihnen eine Jahres-Kurzübersicht mit den wichtigsten Informationen auf Basis des Beschäftigungsgrad Ende Jahr.

Ferienkonto mit Pensumänderung während des Jahres

Wichtig: Der Saldo in Stunden bleibt selbstverständlich gleich. Und selbstverständlich können die Ferienansprüche auch korrigieren.

Auch Ihre Mitarbeitende sehen nun die gleiche Feriendarstellung im Mitarbeiterportal, falls die Feriensicht für sie freigeschaltet ist. (Natürlich können sie den Anspruch nicht korrigieren, das wäre mal ein Feature!)

 

Ferienübersicht

Diese Weiterentwicklungen haben nicht nur in dieser Maske Auswirkungen. Auch im Menüpunkt „Auswertungen/Ferienübersicht“ sind diese Neuerungen ersichtlich.
Zusätzlich zu den bisherigen Saldospalten sind nun die Ansprüche dargestellt in Tagen und Stunden gemäss dem aktuellen Beschäftigungsgrad. Im nachfolgenden Screenshot gelb hervorgehoben.

Ferienkonto mit Informationen über die Anstellungsperioden

Die letzten zwei Spalten entspricht der alten Darstellung. Sie soll Ihnen helfen, die neue Darstellung mit der alten zu vergleichen. Nach ein paar Wochen werden wir diese beiden Spalten entfernen.

Haben Sie die grauen Balken bemerkt? Neu sehen Sie in der Ferienübersicht, in welcher Periode der Mitarbeitende überhaupt angestellt ist.
Wir hoffen Ihnen mit dieser Weiterentwicklung den Alltag ein wenig vereinfachen zu können.

 

Wann kann ich diese Funktionen nutzen?

Diese Frage wird Sie wohl am meisten interessieren. Das Update wird Ihnen ab Montag, den 16. Oktober 2017 zur Verfügung stehen.
Haben Sie Fragen oder Anregungen? Wir sind gespannt auf Ihre Ideen!
Sie erreichen uns unter: 031 544 40 60 oder unter kontakt@optor.ch


Arbeitszeiten im Mitarbeiterportal

Benutzen Sie die Sicht “Arbeitszeiten” in Planik? Neue Feature: Export Arbeitszeiten und benutzerdefinierte Reports.
Neu hat auch der Mitarbeitende direkt im Mitarbeiterportal Zugriff auf seine Arbeitszeiten.

arbeitszeiten_mitarbeiterportal

Natürlich ist seine Sicht auf die Arbeitszeiten gegenüber der Sicht des Planers etwas eingeschränkt:

  • Exportfunktionen (Excel, PDF) sind nicht freigeschaltet
  • Nur die Dienste aus veröffentlichte Plänen werden angezeigt
  • Der Mitarbeitende kann im Gegensatz zum Planer keine Zeiten verändern oder neue Arbeiten hinzufügen.

Diese Sicht ist der erste Schritt in Richtung Arbeitszeiten erfassen. Wir können uns gut vorstellen, dass der Mitarbeitende in Zukunft hier ihre Korrekturen der Arbeitszeit erfassen, welche der Planer dann später akzeptieren oder ablehnen kann.

Achtung: Die Arbeitszeiten werden für den Mitarbeiter erst freigeschaltet, wenn Sie als Planer / Admin dies wollen. Bitte schicken Sie uns in dem Fall eine Email.


Die anrechenbare Arbeitszeit der Dienste wird berechnet

Ein klassischer Dienst beginnt an einem bestimmten Zeitpunkt und hört an einem bestimmten Zeitpunkt wieder auf. Die anrechenbare Arbeitszeit ist in vielen Fällen gleich wie die Zeitspanne des Dienstes, eventuell abzüglich einer Pause.

Diese Kopplung zwischen Beginn- und Endzeitpunkt des Dienstes und der Arbeitszeit war in Planik bisher nicht möglich. Die anrechenbare Arbeitszeit wurde in einem separaten Feld erfasst.

Neu können Sie selber auf der Dienstvorlage auswählen, ob Planik die anrechenbare Arbeitszeit für Sie berechnen soll oder ob Sie sie wie bis jetzt fix hinterlegen wollen. Optional können Sie auch einen Zeitzuschlag definieren: Eine Zeitspanne, in welcher die Arbeitszeit um einen bestimmten Prozentsatz erhöht wird. (Häufig angewendet für Nachtzuschläge).

Wenn Sie nun beispielsweise den Dienstschluss verändern (Beispiel: Frau Keller arbeitete am Donnerstag eine halbe Stunde länger), so müssen Sie nur noch den Endzeitpunkt des Dienstes anpassen, die Arbeitszeit wird automatisch berechnet.

Haben Sie Fragen und Anregungen? Bitte zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren!

 


Neue Feature: Export Arbeitszeiten und benutzerdefinierte Reports

Der Lebenszyklus eines Dienstplans kann man in folgende Phasen unterteilen:

  1. Vorbereitung. Den Plan gibt es noch gar nicht.
  2. Berechnen und Kontrollieren des Plans. Abschliessend veröffentlichen.
  3. Der Plan lebt. Die Mitarbeitende arbeiten nach dem Dienstplan, aber eventuell müssen Anpassungen gemacht werden, sei es weil ein Mitarbeitender krank wird oder es unerwartete neue Arbeit gibt.
  4. Der Dienstplan ist Vergangenheit. Nun möchte man die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden kontrollieren und eventuell exportieren.

Hier beginnt die Schnittstelle zu einem Lohnsystem. Da wäre es doch sinnvoll, diese Zeiten nicht manuell abzutippen sondern in das Lohnsystem zu importieren. Eventuell kennt das Team auch verschiedenen Arbeitszeitkonten, neben dem normalen Konto vielleicht eines für Nachtarbeit und eines für Sonntagsarbeit.

Das ist nun in Planik möglich. Man kann die Arbeitszeiten anpassen, in verschiedene Arbeitszeitkonten darstellen und als Excel exportieren.

arbeitszeiten

Mehrere Arbeitszeitkonten. Fällt ein Dienst in zwei verschiedene Konten, so rechnet Planik selber aus, welchen Teil der Arbeitszeit ins jeweilige Konto fliesst.

 

Das zweite neue Feature ist die Möglichkeit personalisierte Reports zu hinterlegen. Planik kann ja schon gewisse Auswertungen erstellen, doch sind diese beschränkt auf jeweils einen Aspekt. Neu können Sie Reports für (fast) alle Aspekte aus Planik generieren lassen. Es ist zwar nicht möglich, dass Sie die Reports irgenwie selber zusammenklicken können, doch Sie können uns mitteilen, was Sie möchten. Danach haben Sie den Report gespeichert und können ihn immer wieder ausführen.
Sie finden diese Reports unter dem Menüpunkt Auswertungen.

Haben Sie Anregungen und Ideen? Wir freuen uns auf Ihre Mail auf kontakt@planik.ch