Schlagwort Archive: Feature

Sichere Kalendersynchronisation

Neue Funktion verfügbar ab Montag, 29. Oktober 2018, Release 053.04

Die beliebte Kalendersynchronisation des Planik-Dienstplans wurde erweitert, resp. “sicherer” gemacht. Bisher war es so, dass man lediglich den persönlichen Link benötigte, damit die Synchronisation eingerichtet werden konnte.
Neuerdings kann die Synchronisation des Dienstplans mit dem Benutzernamen und dem Kennwort aus Planik zusätzlich gesichert werden. Wir passen uns so den gängigen Standards an.
Ob sie bereits die sichere Kalendersynchronisation in Verwendung haben, können Sie unter dem Menü “Einstellungen/Team” ganz einfach feststellen:
Möchten Sie Ihre Kalendersynchronisation auch auf die sichere Kalendersynchronisation umstellen? Kontaktieren Sie uns, damit wir für Sie die Umstellung durchführen können. Die sichere Kalendersynchronisation funktioniert auf folgenden Umgebungen (Stand: 30.11.2018):
  • e-Mailclient Thunderbird mit integriertem Kalender
  • Unter Android mit der bisher empfohlenen App CalDavSync
  • iPhone und iPad mit iOS
  • Apple-Geräte mit OS X
  • Microsoft Outlook auf Windows
Wir sind sicher, Ihnen damit die Planung wieder ein kleines Stück zu erleichtern und sind gespannt auf Ihre Rückmeldungen!
Freundlicher Gruss
Ihr Planik!-Team

Die Mitarbeitenden automatisch über Planänderungen informieren

Ein gelebter Dienstplan ändert sich. Dienste werden getauscht, die Zeiten geändert, ein Mitarbeiter springt für einen erkrankten Kollegen ein, Sie kennen das. Diese Arbeit ist heikel und stressig, wäre es da nicht schön, wenn Sie alle Änderungen nochmals auf einem Blick kontrollieren können, bevor Sie den Plan wieder veröffentlichen? Und wie wäre es, wenn Sie auch die betroffenen Mitarbeitenden automatisch über die Planänderungen informieren könnten?

Das ist nun möglich. Bei einer (Wieder-)Veröffentlichung eines Plans, erhalten alle Mitarbeitenden, welche von mindestens einer Änderung betroffen sind, eine Email zugeschickt.

Automatische Benachrichtigung über eine Wiederveröffentlichung. Frau Ammann hat am Samstag neu einen ND Dienst. Den Frühdienst (FD) vom 21.04.2018 und den Sonntagsdienst vom 28.04.2018 muss sie nicht mehr übernehmen.

 

Bitte beachten Sie:

  • Dieses Feature müssen Sie als Planik-Administrator / -Planer freischalten. Standardmässig ist dieses Feature deaktiviert.
    Nach dem Einloggen in Planik können Sie dies im Menü unter Einstellungen -> Team ändern. Die Option heisst dort “Bei der Veröffentlichung von Plänen an Mitarbeitern mit Schichtänderungen eine Email verschicken”.
  • Die Mitarbeitenden müssen einen Zugang auf das Mitarbeiterportal haben.
  • Bei einer Erstveröffentlichung werden nicht alle Dienste aufgelistet, sondern nur der Link zum Mitarbeiterportal, in welchem der Mitarbeitende dann den neusten Plan einsehen und herunterladen kann.
  • Nur Änderungen in der Zukunft, inklusive des aktuellen Tages werden verschickt.
  • Als Absenderadresse wird die Emailadresse des Planers welcher die Veröffentlichung veranlasst hat, verwendet. Die Mitarbeitenden können also auf diese Email antworten.

 

Vor der Veröffentlichung: Übersicht über alle Änderungen
Sozusagen als “Abfallprodukt” haben wir in Planik neben der Planvorschau einen neuen Reiter Planänderungen erstellt. Dort können Sie nun vor der Veröffentlichung eines Plans bequem alle Änderungen kontrollieren. Sie sehen dort für jeden Planstand alle Änderungen zum letzten veröffentlichten Version, gruppiert nach den Mitarbeitenden.

Für Fragen und Anmerkungen stehen wir Ihnen gerne unter 031 544 40 60 oder auf kontakt@planik.ch zur Verfügung.

Ihr Planik!-Team

 


Mitarbeiterbezogene Notizen hinterlegen / Mitarbeitende mit einer Farbe kennzeichnen

Neue Funktion verfügbar ab Mittwoch, 7. März 2018

Nach dem letzten sehr grossen und umfangreichen Planik-Update folgt nun eine kleine aber feine und sehr nützliche Erweiterung von Planik. Ab sofort können Sie mitarbeiterbezogene Notizen hinterlegen sowie Ihre Mitarbeitenden mit einer Farbe kennzeichnen. In jedem Menü in welchem die Mitarbeitenden angezeigt sind wird die hinterlegte Farbe dargestellt. In der Planungssicht(Planblatt) sieht es künftig folgendermassen aus:

Ausschnitt aus dem Planblatt mit farbig gekennzeichneten Mitarbeitenden und hinterlegten Notizen.

 

Wie können die Notizen und Farben bei den Mitarbeitenden hinterlegt werden?

 

 

Nichts einfacher als das – mit einem einfachen Klick auf den Mitarbeitenden, öffnet sich das entsprechende Kontext-Feld:

 

 

 

 

 

 

Durch einen Klick in das Feld “Mitarbeiterfarbe” öffnet sich die Farbauswahl. Nun können die Farben frei gewählt werden. Unterhalb des Farbkreises werden die zuletzt verwendeten Farben angezeigt. Der Regler auf der rechten Seite dient dazu, den Dunkelanteil der gewählten Farbe einzustellen.

 

 

 

 

 

Mitarbeiternotizen können wie bereits bekannt in den gelben Feldern erstellt werden. Die Notizen sind ausschliesslich in der Planungssicht sichtbar – die Mitarbeitenden sehen diese Notizen also nicht im Mitarbeiterportal. Auch nicht im PDF des Plans für den Ausdruck.

Wie Sie im Screenshot sehen, sind pro Mitarbeitenden mehrere Notizen möglich.

Die Notizen sind in allen Plänen verfügbar – sie sind also nicht auf einen bestimmten Plan bezogen.

 

 

Die farbige Kennzeichnung der Mitarbeitenden kann ausserdem im Menü unter “Einstellungen/Mitarbeiter” ausgewählt werden. Das Farbwahlmenü erscheint erst, wenn man sich im Reiter der Mitarbeiterdetails im Bearbeitungsmodus befindet:

Durch einen Klick in das Feld “Mitarbeiterfarbe” öffnet sich die Farbauswahl. Nun können die Farben frei gewählt werden. Unterhalb des Farbkreises, werden die zuletzt verwendeten Farben angezeigt. Der Regler auf der rechten Seite dient dazu, die Transparenz der gewählten Farbe einzustellen.

Nachdem die Auswahl gespeichert wurde, ist die Kennzeichnung aktiv. Die Farbe wird nun immer angezeigt wenn die Mitarbeiterliste angezeigt wird. Bei den Einstellungen ist zudem der Übersichtsbereich eingefärbt.

Wir sind überzeugt, Ihnen hiermit eine weitere tolle Erweiterung in Planik bieten zu können. Haben Sie Fragen oder Anregungen? Wir sind gespannt auf Ihre Ideen!
Sie erreichen uns unter: 031 544 40 60 oder unter kontakt@planik.ch.

Gerne stehen wir Ihnen für Auskünfte zu dieser und anderen Themen gerne zur Verfügung.

Ihr Planik! – Team


Die Ferienplanung in Planik wird einfacher!

Tagtäglich geben wir unser Bestes, um Ihnen Effizienz und Einfachheit in Ihrer Dienstplanung zu bieten. Hiermit möchten wir Ihnen das neue Feature in der Ferienplanung vorstellen:

Im Menü der Mitarbeiterdetails wurde die Ferienübersicht überarbeitet und bietet nun eine bessere Übersicht für Sie als Planer oder Administrator.
Neu werden unterjährige Pensenwechsel abgebildet und damit auch die Feriensaldi – bezogen auf das Datum des Pensumwechsels – berechnet und angezeigt. Neben der Anzahl Ferien in Tagen, sind in einer zusätzlichen Spalte auch die Saldi in Stunden dargestellt – dies erspart Ihnen die eigene Umrechnung und Sie sind somit jederzeit vollständig im Bild über den jeweiligen Feriensaldi.

Beim Wechsel des Beschäftigungsgrads, wird der Feriensaldo automatisch umgerechnet auf der Basis des „neuen“ Beschäftigungsgrads.
Im unterstehenden Beispiel wird per 1. März 2017 unterjährig ein Wechsel des Beschäftigungsgrad von 70% auf 100% vorgenommen.
Der Feriensaldo per 28. Februar beträgt 3 Tage zu 5.88 Stunden (70% von 8.40 Stunden). Mit dem neuen Beschäftigungsgrad von 100% entspricht dieser Saldo am 1. März dann 2.1 Tage zu 8.40 Stunden.

Die oberste weisse Zeile gibt Ihnen eine Jahres-Kurzübersicht mit den wichtigsten Informationen auf Basis des Beschäftigungsgrad Ende Jahr.

Ferienkonto mit Pensumänderung während des Jahres

Wichtig: Der Saldo in Stunden bleibt selbstverständlich gleich. Und selbstverständlich können die Ferienansprüche auch korrigieren.

Auch Ihre Mitarbeitende sehen nun die gleiche Feriendarstellung im Mitarbeiterportal, falls die Feriensicht für sie freigeschaltet ist. (Natürlich können sie den Anspruch nicht korrigieren, das wäre mal ein Feature!)

 

Ferienübersicht

Diese Weiterentwicklungen haben nicht nur in dieser Maske Auswirkungen. Auch im Menüpunkt „Auswertungen/Ferienübersicht“ sind diese Neuerungen ersichtlich.
Zusätzlich zu den bisherigen Saldospalten sind nun die Ansprüche dargestellt in Tagen und Stunden gemäss dem aktuellen Beschäftigungsgrad. Im nachfolgenden Screenshot gelb hervorgehoben.

Ferienkonto mit Informationen über die Anstellungsperioden

Die letzten zwei Spalten entspricht der alten Darstellung. Sie soll Ihnen helfen, die neue Darstellung mit der alten zu vergleichen. Nach ein paar Wochen werden wir diese beiden Spalten entfernen.

Haben Sie die grauen Balken bemerkt? Neu sehen Sie in der Ferienübersicht, in welcher Periode der Mitarbeitende überhaupt angestellt ist.
Wir hoffen Ihnen mit dieser Weiterentwicklung den Alltag ein wenig vereinfachen zu können.

 

Wann kann ich diese Funktionen nutzen?

Diese Frage wird Sie wohl am meisten interessieren. Das Update wird Ihnen ab Montag, den 16. Oktober 2017 zur Verfügung stehen.
Haben Sie Fragen oder Anregungen? Wir sind gespannt auf Ihre Ideen!
Sie erreichen uns unter: 031 544 40 60 oder unter kontakt@optor.ch


Alternative Sicht auf den Dienstplan: Die Wochensicht

Die normale Planungssicht zeigt den Dienst im Zentrum. Die Mitarbeitenden sind links aufgelistet, die Tage oben, die den Mitarbeitenden zugewiesenen Dienste befinden sich in den Zellen. Diese Sicht ist optimal für die Frage “Was arbeitet mein Mitarbeitende X.Y chronologisch im Plan?”, weniger gut aber, wenn man beispielsweise der Frage nachgehen will: Wie sind meine Dienste in der Abteilung Z abgedeckt?

Für diese Frage hätte man lieber die Dienste links in der ersten Spalte und die Mitarbeitende in den Zellen. Voilà, das haben wir nun umgesetzt in der brandneuen Wochensicht.

wochensicht_ohne_filter

Wenn Sie nur eine spezifische Dienstgruppe anzeigen wollen, so können Sie den neuen Dienstvorlagenfilter im Menü anwenden. Beispielsweise, Sie wollen die Belegung der Spätschichten anschauen. Unter dem Menüpunkt “Alle Dienstvorlagen” wählen Sie den gewünschten Filter “Spätschichten” aus.

wochensicht_mit_dienstvorlagenfilter

Alle anderen Dienste werden ausgeblendet, Sie sehen nur die Spätschichten.

 


Neues Feature: Notizen auf Dienste

Bis jetzt war es nur möglich, Notizen für eine bestimmte Zelle des Plans zu erstellen.

tagesnotiz

Tagesnotiz für einen Mitarbeiter. Gekennzeichnet durch das gelbe Dreieck oben in der Zelle.

 

Zusätzliche Informationen zu einem Dienst in so eine Tagesnotiz zu schreiben war nur bedingt sinnvoll, denn beim Verschieben dieses Dienstes blieb jene Information am alten Ort. So musste man dann mühsam die alte Notiz löschen und eine Neue erstellen.

tagesnotiz_dienst_verschoben

Der Dienst ‘x2’ wurde verschoben, die Tagesnotiz bleibt beim Tag haften.

 

Neu ist es möglich, neben jenen Tagesnotizen, die durchaus ihre Berechtigung haben, auch Notizen direkt auf dem Dienst zu erstellen.

Eine Dienstnotiz

Eine Dienstnotiz. Gekennzeichnet durch das kleine gelbe Dreieck unten links.

 

dienstnotiz_verschoben

Verschiebt man eine Dienstnotiz, so kommt die Notiz mit.

Dienstnotizen sind immer öffentlich und werden wie die öffentlichen Tagesnotizen im PDF oder im elektronischen Kalender publiziert. Der Mitarbeitende sieht also in seinem elektronischen Kalender diese Information.

 

Haben Sie Fragen oder Anregungen? Schreiben Sie uns auf kontakt@planik.ch!


Arbeitszeiten im Mitarbeiterportal

Benutzen Sie die Sicht “Arbeitszeiten” in Planik? Neue Feature: Export Arbeitszeiten und benutzerdefinierte Reports.
Neu hat auch der Mitarbeitende direkt im Mitarbeiterportal Zugriff auf seine Arbeitszeiten.

arbeitszeiten_mitarbeiterportal

Natürlich ist seine Sicht auf die Arbeitszeiten gegenüber der Sicht des Planers etwas eingeschränkt:

  • Exportfunktionen (Excel, PDF) sind nicht freigeschaltet
  • Nur die Dienste aus veröffentlichte Plänen werden angezeigt
  • Der Mitarbeitende kann im Gegensatz zum Planer keine Zeiten verändern oder neue Arbeiten hinzufügen.

Diese Sicht ist der erste Schritt in Richtung Arbeitszeiten erfassen. Wir können uns gut vorstellen, dass der Mitarbeitende in Zukunft hier ihre Korrekturen der Arbeitszeit erfassen, welche der Planer dann später akzeptieren oder ablehnen kann.

Achtung: Die Arbeitszeiten werden für den Mitarbeiter erst freigeschaltet, wenn Sie als Planer / Admin dies wollen. Bitte schicken Sie uns in dem Fall eine Email.


Dienstplan: Zusätzliche Informationen der Mitarbeitenden anzeigen

Für einen unserer Kunden ist es wichtig, dass gewisse Fähigkeiten der Mitarbeitenden im Dienstplan dargestellt werden. Und zwar in der Planungssicht wie auch im ausgedruckten Dienstplan. Diese Information hilft unserem Kunden beim manuellen Planen wie auch bei der täglichen Arbeit.

Mit dem neu aufgespielten Release von Planik ist das nun möglich: Sie können beliebige Schlagworte im Dienstplan anzeigen lassen.

Beispiel: Sie wollen die Sprachkompetenzen der Mitarbeitenden darstellen:

  • Erstellen Sie 3 Schlagworte ‘deutsch’, ‘französisch’, ‘italienisch’
  • Verknüpfen Sie diese Schlagworte den Kompetenzen entsprechend mit den Mitarbeitenden
  • Kontaktieren Sie uns, damit wir für Sie die Darstellung der Schlagworte im Plan konfigurieren können

Nun werden die Schlagworte neben den Namen der Mitarbeitenden dargestellt:

planik_schlagworte_in_planungssicht

Die Schlagworte ‘deutsch’. ‘französisch’ und ‘italienisch’ in der Planungssicht

planik_schlagworte_im_pdf

Die Schlagworte im ausgedruckten Dienstplan


Haben Sie Fragen, Wünsche oder Anregungen?
Wir freuen uns auf Ihr Email!


Der Kalender in Planik zeigt nun auch Ferien und Abwesenheiten aus der Planungssicht

Für einen guten Personaleinsatzplan ist es wichtig, einen Überblick über die Personaldecke zu haben: Welche Mitarbeitende sind verfügbar, welche abwesend? Erst so ist es möglich, bei einem neuen Ferien- oder Absenzwunsch zu entscheiden, ob das drin liegt oder nicht.
Dafür ist in Planik der Kalender gedacht, dort sieht man für die ausgewählte Zeitperiode (Monat, Woche oder Tag) die Absenzen der Mitarbeitenden. Neu sieht man neben diesen Absenzen auch die Ferien und die Abwesenheiten, welche in der Planungssicht als “Dienste” geführt werden. 

kalender_mit_ferien_und_absenzen

In diesem Beispiel sehen Sie den Kalender von Aiden Adenauer.
Die farbigen Einträge sind die Absenzen und Ferien des ausgewählten Mitarbeitenden (hier Aiden Adenauer), die grauen Einträge sind alle Absenzen, Ferien und Abwesenheiten der anderen Mitarbeitenden.
Sie sehen also, dass neben Aiden Adenauer auch Aileen Ader in dieser Woche Ferien bezieht (F, das Kürzel dieser Dienstart) und dass Albert Adomeit in der ersten Wochenhälfte krank ist. Diese Ferien und Abwesenheiten, sowie auch die Ferien von Aiden Adenauer entsprechen den “Diensten”, welche in der Planungsicht diesen Personen zugewiesen wurden.

Achtung: Absenzen mit Stärke ‘möglichst einhalten’ und ‘wäre schön’ der anderen Mitarbeitenden werden nicht mehr angezeigt.
Wir sind der Meinung, diese Absenzen sind für eine Beurteilung der Personaldecke nicht von Belang und stören bei der Beurteilung nur. Im Gegensatz zu Absenzen mit der Stärke ‘unbedingt einhalten’ werden sie vom Computer ignoriert, falls es die vorhandene Personaldecke verlangt. Darum sind sie für den Betrieb nicht kritisch.
Selbstverständlich betrifft diese Änderung nur die ‘anderen Mitarbeitenden’. Für den aktuell ausgewählten Mitarbeiter werden weiterhin alle Absenzen gezeigt.

Falls Sie die Personaldecke einer bestimmten Mitarbeitergruppe beurteilen wollen:
Filtern Sie die Mitarbeitenden oben im Menü nach dem gewünschten Schlagwort. Schon werden nur die Abwesenheiten der gewünschten Mitarbeitergruppe dargestellt. (Sie verstehen Bahnhof? Lesen Sie dafür den vorangegangen Blogeintrag)

Möchten Sie, dass Ihre Mitarbeitenden die Absenzen der anderen Mitarbeitenden anonymisiert  sehen?
(Wie Sie wissen, haben Ihre Mitarbeitenden im Mitarbeiterportal Zugriff auf die Absenzen, falls dieses Portal für Ihre Mitarbeitenden freigschaltet ist).
Das ist nun möglich. Sie haben nun drei Optionen:

  • Der Mitarbeitende sieht nur seine eigenen Absenzen
  • Er sieht auch die Absenzen der anderen Mitarbeitenden, aber ohne Details
  • Neu: Er sieht die Absenzen der anderen Mitarbeitenden in anonymisierter Form

Bitte treten Sie mit uns in Kontakt, falls diese Option für Sie interessant ist.

Haben Sie Fragen oder Anregungen? Wie immer freuen wir uns auf Ihr Feedback!


Fokussierte Dienstplanung mit Schlagworten für Mitarbeiter

Sicherlich wünschten Sie sich schon mal, den Fokus auf einen ganz bestimmten Teil des Planungsproblems zu setzen. Nicht immer alles zu sehen, sondern nur jene Informationen, die im Moment wirklich interessieren.

Planik macht nun einen grossen Schritt in diese Richtung:

Sie können nun auf den einzelnen Mitarbeitende sogenannte Schlagworte setzen. Beispielsweise team 1 oder neueintritte. Diese Schlagworte können direkt dem Mitarbeitenden hinzugefügt werden.

mitarbeiter_seite

Die Schlagworte können auch auf einer speziellen Konfigurationsseite editiert werden. Dort sehen Sie auf einen Blick, welche Mitarbeitende mit einem Schlagwort verknüpft sind. Hier können Sie auch einfach Mitarbeitende zum Schlagwort hinzufügen oder entfernen.

schlagwort_seite

 

Schlagworte können dann als Filter verwendet werden. Wenn Sie den Fokus auf team 1 setzen möchten, wählen Sie  diesen Begriff einfach im Filter oben im Menü aus.

menu_aufgeklappt

 

Schon wird überall in Planik der Fokus auf die Mitarbeitende gesetzt, welche mit diesem Schlagwort verknüpft sind. Zur besseren Sichtbarkeit ist der gewählte Filter im Menü orange hinterlegt.

menu_zugeklappt

Beispielweise werde in der Planungssicht  nur die Mitarbeitende mit diesem Schlagwort angezeigt:

planungssicht

Der Filter greift in den meisten Funktionen in Planik. Beispielsweise wird auch die PDF Version des Plans zum Ausdrucken mit diesem Filter erstellt. Sie können also für jedes Subteam einen eigenen Plan generieren.

Dieses Feature ist soeben freigeschaltet worden. Probieren Sie es aus! Sie werden sehen, es ist ganz einfach und wir hoffen, dass Ihnen diese neue Möglichkeit, die Mitarbeitenden zu gruppieren einen grossen Nutzen bringt.

Haben Sie Fragen und Anregungen? Gerne hören wir von Ihnen.