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Sichere Kalendersynchronisation

Neue Funktion verfügbar ab Montag, 29. Oktober 2018, Release 053.04

Die beliebte Kalendersynchronisation des Planik-Dienstplans wurde erweitert, resp. “sicherer” gemacht. Bisher war es so, dass man lediglich den persönlichen Link benötigte, damit die Synchronisation eingerichtet werden konnte.
Neuerdings kann die Synchronisation des Dienstplans mit dem Benutzernamen und dem Kennwort aus Planik zusätzlich gesichert werden. Wir passen uns so den gängigen Standards an.
Ob sie bereits die sichere Kalendersynchronisation in Verwendung haben, können Sie unter dem Menü “Einstellungen/Team” ganz einfach feststellen:
Möchten Sie Ihre Kalendersynchronisation auch auf die sichere Kalendersynchronisation umstellen? Kontaktieren Sie uns, damit wir für Sie die Umstellung durchführen können. Die sichere Kalendersynchronisation funktioniert auf folgenden Umgebungen (Stand: 30.11.2018):
  • e-Mailclient Thunderbird mit integriertem Kalender
  • Unter Android mit der bisher empfohlenen App CalDavSync
  • iPhone und iPad mit iOS
  • Apple-Geräte mit OS X
  • Microsoft Outlook auf Windows
Wir sind sicher, Ihnen damit die Planung wieder ein kleines Stück zu erleichtern und sind gespannt auf Ihre Rückmeldungen!
Freundlicher Gruss
Ihr Planik!-Team

Ferien direkt aus dem Ferienwunsch des Mitarbeitenden erstellen

Wenn ein Mitarbeitender zwei Wochen Ferien nimmt, ist das ja ihm zu gönnen, für die Planerin / den Planer jedoch eher mühsam. Muss er doch nun 14 Mal einen Feriendienst in die betreffende Tage abfüllen. Sie kennen die Shift Taste? Mit dieser Kopierfunktion geht es zwar relativ gut, doch komfortabel ist das nicht.

Neu ist es möglich, direkt aus dem Kalender heraus aus einem Freiwunsch heraus die Feriendienste (bzw Freidienste) zu generieren.

Im Wesentlichen sind das drei Schritte:

Schritt 1: Der Mitarbeitende erstellt im Mitarbeiterportal seinen Ferienwunsch

Ferienwunsch des Mitarbeitenden

 

Schritt 2: Sie als Planer bestätigen den Ferienwunsch

Sie öffnen den Ferienwunsch, wechseln in den Tab “In Ferien umwandeln” und wählen dort die Dienstvorlage, in welcher dieser Wunsch umgewandelt werden soll.

Ferien erstellen

 

Schritt 3: Die Feriendienste wurden erstellt.

Sie sehen die neuen Ferien direkt im Kalender und natürlich in der Planungssicht.
Auch der Mitarbeitende sieht, dass sein Wunsch nun in konkrete Ferien umgewandelt wurden.

ferien_erzeugt


Der Kalender in Planik zeigt nun auch Ferien und Abwesenheiten aus der Planungssicht

Für einen guten Personaleinsatzplan ist es wichtig, einen Überblick über die Personaldecke zu haben: Welche Mitarbeitende sind verfügbar, welche abwesend? Erst so ist es möglich, bei einem neuen Ferien- oder Absenzwunsch zu entscheiden, ob das drin liegt oder nicht.
Dafür ist in Planik der Kalender gedacht, dort sieht man für die ausgewählte Zeitperiode (Monat, Woche oder Tag) die Absenzen der Mitarbeitenden. Neu sieht man neben diesen Absenzen auch die Ferien und die Abwesenheiten, welche in der Planungssicht als “Dienste” geführt werden. 

kalender_mit_ferien_und_absenzen

In diesem Beispiel sehen Sie den Kalender von Aiden Adenauer.
Die farbigen Einträge sind die Absenzen und Ferien des ausgewählten Mitarbeitenden (hier Aiden Adenauer), die grauen Einträge sind alle Absenzen, Ferien und Abwesenheiten der anderen Mitarbeitenden.
Sie sehen also, dass neben Aiden Adenauer auch Aileen Ader in dieser Woche Ferien bezieht (F, das Kürzel dieser Dienstart) und dass Albert Adomeit in der ersten Wochenhälfte krank ist. Diese Ferien und Abwesenheiten, sowie auch die Ferien von Aiden Adenauer entsprechen den “Diensten”, welche in der Planungsicht diesen Personen zugewiesen wurden.

Achtung: Absenzen mit Stärke ‘möglichst einhalten’ und ‘wäre schön’ der anderen Mitarbeitenden werden nicht mehr angezeigt.
Wir sind der Meinung, diese Absenzen sind für eine Beurteilung der Personaldecke nicht von Belang und stören bei der Beurteilung nur. Im Gegensatz zu Absenzen mit der Stärke ‘unbedingt einhalten’ werden sie vom Computer ignoriert, falls es die vorhandene Personaldecke verlangt. Darum sind sie für den Betrieb nicht kritisch.
Selbstverständlich betrifft diese Änderung nur die ‘anderen Mitarbeitenden’. Für den aktuell ausgewählten Mitarbeiter werden weiterhin alle Absenzen gezeigt.

Falls Sie die Personaldecke einer bestimmten Mitarbeitergruppe beurteilen wollen:
Filtern Sie die Mitarbeitenden oben im Menü nach dem gewünschten Schlagwort. Schon werden nur die Abwesenheiten der gewünschten Mitarbeitergruppe dargestellt. (Sie verstehen Bahnhof? Lesen Sie dafür den vorangegangen Blogeintrag)

Möchten Sie, dass Ihre Mitarbeitenden die Absenzen der anderen Mitarbeitenden anonymisiert  sehen?
(Wie Sie wissen, haben Ihre Mitarbeitenden im Mitarbeiterportal Zugriff auf die Absenzen, falls dieses Portal für Ihre Mitarbeitenden freigschaltet ist).
Das ist nun möglich. Sie haben nun drei Optionen:

  • Der Mitarbeitende sieht nur seine eigenen Absenzen
  • Er sieht auch die Absenzen der anderen Mitarbeitenden, aber ohne Details
  • Neu: Er sieht die Absenzen der anderen Mitarbeitenden in anonymisierter Form

Bitte treten Sie mit uns in Kontakt, falls diese Option für Sie interessant ist.

Haben Sie Fragen oder Anregungen? Wie immer freuen wir uns auf Ihr Feedback!