Schlagwort Archive: Mitarbeiter

Schlagworte mit Gültigkeitsdauer

Für ein Team können verschiedene Schlagworte erstellt werden. Die sogenannten Schlagworte auf Mitarbeitende können Fähigkeiten, Präferenzen, Zertifikate oder vieles mehr sein.

Neu können Schlagworte auf Mitarbeitende auch eine Gültigkeitsdauer besitzen. Das bedeutet, ein Schlagwort ist pro Mitarbeitenden während der Gültigkeitsdauer aktiv

Für das Editieren der Gültigkeitsdauer gibt es unter Einstellungen -> Schlagworte ein zweites Tab namens “Gültigkeitsdauer”.
In diesem Tab kann für jeden Mitarbeitenden eingestellt werden, von wann bis wann das Schlagwort gültig ist.
Beispiel:
Donald absolviert am 30.11.2019 seinen Englischkurs und kann ab diesem Tag englisch sprechende Kunde betreuen.
Xaver hingegen wird ab dem 20.11.2019 zum Teamleiter befördert und ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr für die Betreuung der englisch sprechenden Kunden zuständig. Aus diesem Grund übernimmt dies Pedro für die Zeit zwischen dem 20.11.2019 und dem 30.11.2019.

Hier sehen Sie wie dieses Beispiel umgesetzt wird:

  • Das Schlagwort ist für Donald ab 30.11.2018 gültig (sofern er den Sprachkurs besteht, da habe ich so meine Zweifel…)
  • Pedro übernimmt die englischen Kunden während einer kurzen Zeit, darum ist sowohl das “von” wie auch das “bis”-Datum gesetzt
  • Da Xaver mit der Betreuung der englischen Kunden am 20.11.2019 aufhört ist dieses Datum im “bis”-Feld gesetzt.
  • Fabian und Lavid haben keine für das Schlagwort “englisch” keine Gültigkeitsdauer. Darum könne sie die englischen Kunden immer bedienen.

An den folgenden Orten werden die neuen Gültigkeitsdauern berücksichtigt:

  • Sie können in Planungsregeln verwendet werden, damit Dienste, welche eine spezielle Fähigkeit verlangen, präzis auf die Mitarbeitenden zugewiesen werden. In unserem Beispiel werden die Dienste für die englischen Kundenbetreuung erst am dem 30.11.2019 dem Donald zugewiesen
  • In der Planungssicht: Wird hier das Schlagwort “englisch” aktiviert, so werden die Tage, an denen die Mitarbeitende die Fähigkeit noch nicht oder nicht mehr haben, ausgegraut.

Haben Sie Fragen oder Anregungen? So zögern Sie nicht uns anzurufen. Wir sind auf Ihr Feedback gespannt.


Sichere Kalendersynchronisation

Neue Funktion verfügbar ab Montag, 29. Oktober 2018, Release 053.04

Die beliebte Kalendersynchronisation des Planik-Dienstplans wurde erweitert, resp. “sicherer” gemacht. Bisher war es so, dass man lediglich den persönlichen Link benötigte, damit die Synchronisation eingerichtet werden konnte.
Neuerdings kann die Synchronisation des Dienstplans mit dem Benutzernamen und dem Kennwort aus Planik zusätzlich gesichert werden. Wir passen uns so den gängigen Standards an.
Ob sie bereits die sichere Kalendersynchronisation in Verwendung haben, können Sie unter dem Menü “Einstellungen/Team” ganz einfach feststellen:
Möchten Sie Ihre Kalendersynchronisation auch auf die sichere Kalendersynchronisation umstellen? Kontaktieren Sie uns, damit wir für Sie die Umstellung durchführen können. Die sichere Kalendersynchronisation funktioniert auf folgenden Umgebungen (Stand: 30.11.2018):
  • e-Mailclient Thunderbird mit integriertem Kalender
  • Unter Android mit der bisher empfohlenen App CalDavSync
  • iPhone und iPad mit iOS
  • Apple-Geräte mit OS X
  • Microsoft Outlook auf Windows
Wir sind sicher, Ihnen damit die Planung wieder ein kleines Stück zu erleichtern und sind gespannt auf Ihre Rückmeldungen!
Freundlicher Gruss
Ihr Planik!-Team

Hilfe-Menü in Planik – Neue Video-Tutorials verfügbar

Neue Funktion verfügbar ab Montag, 29. Oktober 2018, Release 053.04
Sie kennen das: Ein neuer Mitarbeitender beginnt bei Ihnen zu arbeiten. Sie haben ihn in Planik erfasst und haben die Planung abgeschlossen und den Dienstplan veröffentlich. Gerne möchten Sie dem neuen Mitarbeitenden, den Zugang zum Planik!-Mitarbeiterportal zur Verfügung stellen. Hmmm, wie ging das noch gleich?
Kein Problem – das Planik Hilfe-Menü. Sie finden dort ab sofort kurze Video-Tutorials zu verschiedensten Themen, unter Anderem auch, wie man Mitarbeitenden den Zugang zum Mitarbeiter-Portal erstellt. In einem ersten Schritt beginnen wir die Tutorial-Serie mit dem Titel “Wie mache ich das?”.
Das Hilfe-Menü setzt sich dann aus verschiedenen Video-Tutorials zusammen. Die einzelnen Videos sind jeweils zu der Plattform “YouTube” verlinkt.
Wir empfehlen Ihnen, sich die Videos jeweils mit einem Kopfhörer anzusehen, damit Sie Ihre Büro-Gspändli nicht damit stören ;-).
Gerne dürfen Sie uns Ihre Ideen für weitere Tutorials an kontakt@planik.ch zukommen lassen. 
Wir sind sicher, Ihnen damit die Planung wieder ein kleines Stück zu erleichtern und sind gespannt auf Ihre Rückmeldungen!
Freundlicher Gruss
Ihr Planik!-Team

Die Mitarbeitenden automatisch über Planänderungen informieren

Ein gelebter Dienstplan ändert sich. Dienste werden getauscht, die Zeiten geändert, ein Mitarbeiter springt für einen erkrankten Kollegen ein, Sie kennen das. Diese Arbeit ist heikel und stressig, wäre es da nicht schön, wenn Sie alle Änderungen nochmals auf einem Blick kontrollieren können, bevor Sie den Plan wieder veröffentlichen? Und wie wäre es, wenn Sie auch die betroffenen Mitarbeitenden automatisch über die Planänderungen informieren könnten?

Das ist nun möglich. Bei einer (Wieder-)Veröffentlichung eines Plans, erhalten alle Mitarbeitenden, welche von mindestens einer Änderung betroffen sind, eine Email zugeschickt.

Automatische Benachrichtigung über eine Wiederveröffentlichung. Frau Ammann hat am Samstag neu einen ND Dienst. Den Frühdienst (FD) vom 21.04.2018 und den Sonntagsdienst vom 28.04.2018 muss sie nicht mehr übernehmen.

 

Bitte beachten Sie:

  • Dieses Feature müssen Sie als Planik-Administrator / -Planer freischalten. Standardmässig ist dieses Feature deaktiviert.
    Nach dem Einloggen in Planik können Sie dies im Menü unter Einstellungen -> Team ändern. Die Option heisst dort “Bei der Veröffentlichung von Plänen an Mitarbeitern mit Schichtänderungen eine Email verschicken”.
  • Die Mitarbeitenden müssen einen Zugang auf das Mitarbeiterportal haben.
  • Bei einer Erstveröffentlichung werden nicht alle Dienste aufgelistet, sondern nur der Link zum Mitarbeiterportal, in welchem der Mitarbeitende dann den neusten Plan einsehen und herunterladen kann.
  • Nur Änderungen in der Zukunft, inklusive des aktuellen Tages werden verschickt.
  • Als Absenderadresse wird die Emailadresse des Planers welcher die Veröffentlichung veranlasst hat, verwendet. Die Mitarbeitenden können also auf diese Email antworten.

 

Vor der Veröffentlichung: Übersicht über alle Änderungen
Sozusagen als “Abfallprodukt” haben wir in Planik neben der Planvorschau einen neuen Reiter Planänderungen erstellt. Dort können Sie nun vor der Veröffentlichung eines Plans bequem alle Änderungen kontrollieren. Sie sehen dort für jeden Planstand alle Änderungen zum letzten veröffentlichten Version, gruppiert nach den Mitarbeitenden.

Für Fragen und Anmerkungen stehen wir Ihnen gerne unter 031 544 40 60 oder auf kontakt@planik.ch zur Verfügung.

Ihr Planik!-Team

 


Mitarbeiterbezogene Notizen hinterlegen / Mitarbeitende mit einer Farbe kennzeichnen

Neue Funktion verfügbar ab Mittwoch, 7. März 2018

Nach dem letzten sehr grossen und umfangreichen Planik-Update folgt nun eine kleine aber feine und sehr nützliche Erweiterung von Planik. Ab sofort können Sie mitarbeiterbezogene Notizen hinterlegen sowie Ihre Mitarbeitenden mit einer Farbe kennzeichnen. In jedem Menü in welchem die Mitarbeitenden angezeigt sind wird die hinterlegte Farbe dargestellt. In der Planungssicht(Planblatt) sieht es künftig folgendermassen aus:

Ausschnitt aus dem Planblatt mit farbig gekennzeichneten Mitarbeitenden und hinterlegten Notizen.

 

Wie können die Notizen und Farben bei den Mitarbeitenden hinterlegt werden?

 

 

Nichts einfacher als das – mit einem einfachen Klick auf den Mitarbeitenden, öffnet sich das entsprechende Kontext-Feld:

 

 

 

 

 

 

Durch einen Klick in das Feld “Mitarbeiterfarbe” öffnet sich die Farbauswahl. Nun können die Farben frei gewählt werden. Unterhalb des Farbkreises werden die zuletzt verwendeten Farben angezeigt. Der Regler auf der rechten Seite dient dazu, den Dunkelanteil der gewählten Farbe einzustellen.

 

 

 

 

 

Mitarbeiternotizen können wie bereits bekannt in den gelben Feldern erstellt werden. Die Notizen sind ausschliesslich in der Planungssicht sichtbar – die Mitarbeitenden sehen diese Notizen also nicht im Mitarbeiterportal. Auch nicht im PDF des Plans für den Ausdruck.

Wie Sie im Screenshot sehen, sind pro Mitarbeitenden mehrere Notizen möglich.

Die Notizen sind in allen Plänen verfügbar – sie sind also nicht auf einen bestimmten Plan bezogen.

 

 

Die farbige Kennzeichnung der Mitarbeitenden kann ausserdem im Menü unter “Einstellungen/Mitarbeiter” ausgewählt werden. Das Farbwahlmenü erscheint erst, wenn man sich im Reiter der Mitarbeiterdetails im Bearbeitungsmodus befindet:

Durch einen Klick in das Feld “Mitarbeiterfarbe” öffnet sich die Farbauswahl. Nun können die Farben frei gewählt werden. Unterhalb des Farbkreises, werden die zuletzt verwendeten Farben angezeigt. Der Regler auf der rechten Seite dient dazu, die Transparenz der gewählten Farbe einzustellen.

Nachdem die Auswahl gespeichert wurde, ist die Kennzeichnung aktiv. Die Farbe wird nun immer angezeigt wenn die Mitarbeiterliste angezeigt wird. Bei den Einstellungen ist zudem der Übersichtsbereich eingefärbt.

Wir sind überzeugt, Ihnen hiermit eine weitere tolle Erweiterung in Planik bieten zu können. Haben Sie Fragen oder Anregungen? Wir sind gespannt auf Ihre Ideen!
Sie erreichen uns unter: 031 544 40 60 oder unter kontakt@planik.ch.

Gerne stehen wir Ihnen für Auskünfte zu dieser und anderen Themen gerne zur Verfügung.

Ihr Planik! – Team


Fokussierte Dienstplanung mit Schlagworten auf Dienste

Seit 1.5 Jahren kann man Mitarbeitende mittels Schlagworte gruppieren und nach diesen den Plan filtern. Siehe dazu diesen Blogeintrag. Ab sofort können auch die Dienstvorlagen analog strukturiert werden. Sie können also beispielsweise alle Nachtdienste oder alle Dienste einer bestimmten Abteilung in separaten Gruppen aufteilen. Diese Grupppen sind dann als Filter in diversen Sichten in Planik anwendbar.

filter_dienstvorlagen

Diese Filter können Sie dann beispielsweise in der Planungssicht einsetzen, in dem Sie alle anderen Dienste ausblenden.

planungssicht_mit_dienstvorlagenfilter

Der Dienstfilter ist kombinierbar mit dem Mitarbeiterfilter. Sie können so zum Beispiel alle Nachtdienste für die älteren Mitarbeitenden anzeigen lassen.

Haben Sie Fragen oder Anregungen? Wir sind gespannt auf Ihre Ideen! 031 544 40 60 oder kontakt@optor.ch

 


Alternative Sicht auf den Dienstplan: Die Wochensicht

Die normale Planungssicht zeigt den Dienst im Zentrum. Die Mitarbeitenden sind links aufgelistet, die Tage oben, die den Mitarbeitenden zugewiesenen Dienste befinden sich in den Zellen. Diese Sicht ist optimal für die Frage “Was arbeitet mein Mitarbeitende X.Y chronologisch im Plan?”, weniger gut aber, wenn man beispielsweise der Frage nachgehen will: Wie sind meine Dienste in der Abteilung Z abgedeckt?

Für diese Frage hätte man lieber die Dienste links in der ersten Spalte und die Mitarbeitende in den Zellen. Voilà, das haben wir nun umgesetzt in der brandneuen Wochensicht.

wochensicht_ohne_filter

Wenn Sie nur eine spezifische Dienstgruppe anzeigen wollen, so können Sie den neuen Dienstvorlagenfilter im Menü anwenden. Beispielsweise, Sie wollen die Belegung der Spätschichten anschauen. Unter dem Menüpunkt “Alle Dienstvorlagen” wählen Sie den gewünschten Filter “Spätschichten” aus.

wochensicht_mit_dienstvorlagenfilter

Alle anderen Dienste werden ausgeblendet, Sie sehen nur die Spätschichten.

 


Neues Feature: Notizen auf Dienste

Bis jetzt war es nur möglich, Notizen für eine bestimmte Zelle des Plans zu erstellen.

tagesnotiz

Tagesnotiz für einen Mitarbeiter. Gekennzeichnet durch das gelbe Dreieck oben in der Zelle.

 

Zusätzliche Informationen zu einem Dienst in so eine Tagesnotiz zu schreiben war nur bedingt sinnvoll, denn beim Verschieben dieses Dienstes blieb jene Information am alten Ort. So musste man dann mühsam die alte Notiz löschen und eine Neue erstellen.

tagesnotiz_dienst_verschoben

Der Dienst ‘x2’ wurde verschoben, die Tagesnotiz bleibt beim Tag haften.

 

Neu ist es möglich, neben jenen Tagesnotizen, die durchaus ihre Berechtigung haben, auch Notizen direkt auf dem Dienst zu erstellen.

Eine Dienstnotiz

Eine Dienstnotiz. Gekennzeichnet durch das kleine gelbe Dreieck unten links.

 

dienstnotiz_verschoben

Verschiebt man eine Dienstnotiz, so kommt die Notiz mit.

Dienstnotizen sind immer öffentlich und werden wie die öffentlichen Tagesnotizen im PDF oder im elektronischen Kalender publiziert. Der Mitarbeitende sieht also in seinem elektronischen Kalender diese Information.

 

Haben Sie Fragen oder Anregungen? Schreiben Sie uns auf kontakt@planik.ch!


Dienstplan: Zusätzliche Informationen der Mitarbeitenden anzeigen

Für einen unserer Kunden ist es wichtig, dass gewisse Fähigkeiten der Mitarbeitenden im Dienstplan dargestellt werden. Und zwar in der Planungssicht wie auch im ausgedruckten Dienstplan. Diese Information hilft unserem Kunden beim manuellen Planen wie auch bei der täglichen Arbeit.

Mit dem neu aufgespielten Release von Planik ist das nun möglich: Sie können beliebige Schlagworte im Dienstplan anzeigen lassen.

Beispiel: Sie wollen die Sprachkompetenzen der Mitarbeitenden darstellen:

  • Erstellen Sie 3 Schlagworte ‘deutsch’, ‘französisch’, ‘italienisch’
  • Verknüpfen Sie diese Schlagworte den Kompetenzen entsprechend mit den Mitarbeitenden
  • Kontaktieren Sie uns, damit wir für Sie die Darstellung der Schlagworte im Plan konfigurieren können

Nun werden die Schlagworte neben den Namen der Mitarbeitenden dargestellt:

planik_schlagworte_in_planungssicht

Die Schlagworte ‘deutsch’. ‘französisch’ und ‘italienisch’ in der Planungssicht

planik_schlagworte_im_pdf

Die Schlagworte im ausgedruckten Dienstplan


Haben Sie Fragen, Wünsche oder Anregungen?
Wir freuen uns auf Ihr Email!


Fokussierte Dienstplanung mit Schlagworten für Mitarbeiter

Sicherlich wünschten Sie sich schon mal, den Fokus auf einen ganz bestimmten Teil des Planungsproblems zu setzen. Nicht immer alles zu sehen, sondern nur jene Informationen, die im Moment wirklich interessieren.

Planik macht nun einen grossen Schritt in diese Richtung:

Sie können nun auf den einzelnen Mitarbeitende sogenannte Schlagworte setzen. Beispielsweise team 1 oder neueintritte. Diese Schlagworte können direkt dem Mitarbeitenden hinzugefügt werden.

mitarbeiter_seite

Die Schlagworte können auch auf einer speziellen Konfigurationsseite editiert werden. Dort sehen Sie auf einen Blick, welche Mitarbeitende mit einem Schlagwort verknüpft sind. Hier können Sie auch einfach Mitarbeitende zum Schlagwort hinzufügen oder entfernen.

schlagwort_seite

Schlagworte können dann als Filter verwendet werden. Wenn Sie den Fokus auf team 1 setzen möchten, wählen Sie  diesen Begriff einfach im Filter oben im Menü aus.

menu_aufgeklappt

Schon wird überall in Planik der Fokus auf die Mitarbeitende gesetzt, welche mit diesem Schlagwort verknüpft sind. Zur besseren Sichtbarkeit ist der gewählte Filter im Menü orange hinterlegt.

menu_zugeklappt

Beispielweise werde in der Planungssicht  nur die Mitarbeitende mit diesem Schlagwort angezeigt:

planungssicht

Der Filter greift in den meisten Funktionen in Planik. Beispielsweise wird auch die PDF Version des Plans zum Ausdrucken mit diesem Filter erstellt. Sie können also für jedes Subteam einen eigenen Plan generieren.

Dieses Feature ist soeben freigeschaltet worden. Probieren Sie es aus! Sie werden sehen, es ist ganz einfach und wir hoffen, dass Ihnen diese neue Möglichkeit, die Mitarbeitenden zu gruppieren einen grossen Nutzen bringt.

Haben Sie Fragen und Anregungen? Gerne hören wir von Ihnen.