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Neuer Workflow zur Generierung der Planik-Emails

Mit dem heutigen Release werden Emails direkt von Planik versendet. Anhand von mehreren Anwendungsbeispielen erfahren Sie, wie die heutige Änderung den Planern die Bedienung erleichtert.

Bisher hat sich beim Versenden von Einladungen per Email ein Fenster mit dem generierten Email geöffnet (siehe untenstehende Darstellung). Je nach Verfügbarkeit und Funktion des lokalen Email-Clients hatte dies zu Problemen geführt und der Planer konnte das Email nicht versenden.

Neu versendet Planik Emails ohne Umweg über den Email-Client. Wie diese Änderung den Planern den Alltag erleichtert erläutern wir Ihnen anhand von mehreren Anwendungsbeispielen.

Beispiel: Kalender-Link versenden

Klickt die Planerin auf den Button “Dem Mitarbeitenden sein Kalender-Link senden” oder “Die Kalender-Links aller Mitarbeitenden senden” generiert und versendet Planik die gewünschten Emails. Der bisherige Wechsel ins Email Programm zum Versand des Links entfällt. Damit entfällt auch die bisherige Notwendigkeit eines lokalen installierten Email-Clients auf dem PC der Planerin.

Beispiel: Einladung zum Mitarbeitenden-Portal versenden

Auch der Versand des Einladungs-Emails zum Mitarbeitenden-Portal erfolgt neu direkt in Planik. Damit die Planerin bei Bedarf weiterhin den im Emailtext vorhandenen Einladungslink für den Mitarbeiter kopieren kann, generiert Planik zudem eine Meldung mit dem Inhalt des gesendeten Emails:

Beispiel: Einladungs-Email für neue Benutzende

Ähnlich wie im vorangehenden Beispiel wird ab heute auch die Einladungs-Email an neue Planik-Benutzende automatisch generiert und versendet:

Der einladenden Administratorin wird die Erstellung des Benutzers und der Versand der Email an den neuen Benutzer bestätigt. Bisher musste die Planerin einen weiteren Button drücken um nach der Erstellung des Benutzers das Email zu senden.

Die von Planik generierten Emails werden von der Email-Adresse team@planik.ch versendet. Antwortet ein Empfänger auf eine solche Email, erfolgt die Antwort an die Planerin , die den Versand des Emails ausgelöst hatte.


Planik-Kalender: 14- und 21-Tages-Wiederholungen

Ab sofort können Sie Kalendereinträge mit Wiederholung alle 14 oder 21 Tage erstellen.

Darstellung der neuen Auswahlmöglichkeiten “Alle zwei Wochen” und “Alle drei Wochen” in der Terminerstellung

Bisher konnte bei Kalendereinträgen nur zwischen täglicher, wöchentlicher oder monatlicher Wiederholung gewählt werden.

Die zusätzlichen Wiederholungsmodi wurden aufgrund von Kundenrückmeldungen zum Thema Produktivitätssteigerung mit Planik umgesetzt. Nachfolgend erfahren Sie wo diese neue Auswahl in Planik anzutreffen ist.

Erstellung von sich wiederholenden Terminen

Neue Auswahlmöglichkeiten “Alle zwei Wochen” und “Alle drei Wochen” in der Terminerstellung
Termin “Freiwunsch” mit Wiederholung im 14- und 21-Tages-Rhythmus im Kalender

Wir hoffen, dass auch Sie von dieser neuen Funktion im Alltag profitieren können. Haben Sie Ideen für neue Funktionen oder Verbesserungen in Planik? Wir interessieren uns dafür – melden Sie Ihre Wünsche via Mail an kontakt@planik.ch oder telefonisch unter 031 544 60 40.

Und nun weiterhin viel Spass mit Planik.

Ihr Planik-Team


Hilfe-Menü in Planik – Neue Video-Tutorials verfügbar

Neue Funktion verfügbar ab Montag, 29. Oktober 2018, Release 053.04
Sie kennen das: Ein neuer Mitarbeitender beginnt bei Ihnen zu arbeiten. Sie haben ihn in Planik erfasst und haben die Planung abgeschlossen und den Dienstplan veröffentlich. Gerne möchten Sie dem neuen Mitarbeitenden, den Zugang zum Planik!-Mitarbeiterportal zur Verfügung stellen. Hmmm, wie ging das noch gleich?
Kein Problem – das Planik Hilfe-Menü. Sie finden dort ab sofort kurze Video-Tutorials zu verschiedensten Themen, unter Anderem auch, wie man Mitarbeitenden den Zugang zum Mitarbeiter-Portal erstellt. In einem ersten Schritt beginnen wir die Tutorial-Serie mit dem Titel “Wie mache ich das?”.
Das Hilfe-Menü setzt sich dann aus verschiedenen Video-Tutorials zusammen. Die einzelnen Videos sind jeweils zu der Plattform “YouTube” verlinkt.
Wir empfehlen Ihnen, sich die Videos jeweils mit einem Kopfhörer anzusehen, damit Sie Ihre Büro-Gspändli nicht damit stören ;-).
Gerne dürfen Sie uns Ihre Ideen für weitere Tutorials an kontakt@planik.ch zukommen lassen. 
Wir sind sicher, Ihnen damit die Planung wieder ein kleines Stück zu erleichtern und sind gespannt auf Ihre Rückmeldungen!
Freundlicher Gruss
Ihr Planik!-Team

Optimierte Darstellung der Mitarbeiterwünsche

Neue Funktion verfügbar ab Donnerstag, 13. September 2018, Release 052

Das Planik! Mitarbeiterportal verbessert das Nutzungserlebnis von Planern und eingeplanten Mitarbeitenden: Letztere können Ihre Frei- und Ferienwünsche in der Kalendereinsicht eintragen und somit gebündelt der Personaleinsatzplanung zur Genehmigung vorlegen.

Um Redundanzen zu verhindern und Widersprüche zu Kalenderkategorien aufzulösen, heben wir mit der aktuellen Veröffentlichung das Feld ‘Titel’ auf und verschieben bestehende Feldinformationen in das ‘Notiz’-Feld.

Anhand eines Beispiels:

Peter Steiner wurde zum Elternabend der Schule seiner Tochter eingeladen.

Im Mitarbeiterportal erfasst Peter den entsprechenden Freiwunsch (je nach Planik! Konfiguration des Arbeitgebers können Mitarbeitende auch Anwesenheits-, Ferien- oder Dienstwünsche eintragen).

Im Notiz-Feld fügt Peter seinem Freiwunsch einen Grund hinzu, was der Planung das Verständnis für den Wunsch und die Entscheidungsfindung erleichtert.

Kalender: Neuer Termin erstellen

In der Kalenderansicht sieht die Personaleinsatzplanerin den Freiwunsch von Peter. Die Planerin kann den Wunsch genehmigen oder ablehnen.

Kalender: Monatsansicht eines Mitarbeiters mit dem Freiwunsch (grün)

Zur Kontrolle ob der Freiwunsch mit bestehenden Arbeitsdiensten kollidiert, wird der Tag an dem ein bestimmter Mitarbeiter einen Wunsch beantragt hat in der Planungssicht “grün” markiert(je nach Konfiguration von Planik haben die Kalendereinträge andere Farben in der Planungssicht) .

Planungssicht: Der eingegebene Freiwunsch ist in der Planungssicht (grün hinterlegt) ersichtlich. Der Dienst “A1” ist am gleichen Tag eingeplant.

Mit Mouse-over erhält die Planerin einen Überblick über die Peter zugeordneten Dienste und seinen Freiwunsch.

Planungssicht: Feld bei einem Mouse-over, welches neu die Tagessicht ergänzt mit der Absenzkategorie und dem Text aus dem Notizfeld anzeigt.

Im Mouse-over der Planungssicht ist jeweils die Kalenderkategorie und einen Teil der Notiz ersichtlich. Um die ganze Notiz zu lesen, wechseln Sie mit einem Doppelklick auf den Dienst auf die Dienstdetails – dann auf den Reiter “Tagessicht”. In dieser Ansicht kann die gesamte Notiz eingesehen werden.

Planungssicht: Lange Notizen lassen sich in der Tagessicht (im Dienstdetail) anzeigen. Bleiben Sie mit der Maus über dem Titel, um auch die ganz langen, mehrzeiligen Dienste zu sehen. Es erscheint ein Popup mit der ganzen Notiz.  

Haben auch Sie einen Verbesserungsvorschlag? Bitte kontaktieren Sie Ihren persönlichen Ansprechpartner unter 031 544 40 60 oder schreiben Sie uns auf kontakt@planik.ch.


Die Mitarbeitenden automatisch über Planänderungen informieren

Ein gelebter Dienstplan ändert sich. Dienste werden getauscht, die Zeiten geändert, ein Mitarbeiter springt für einen erkrankten Kollegen ein, Sie kennen das. Diese Arbeit ist heikel und stressig, wäre es da nicht schön, wenn Sie alle Änderungen nochmals auf einem Blick kontrollieren können, bevor Sie den Plan wieder veröffentlichen? Und wie wäre es, wenn Sie auch die betroffenen Mitarbeitenden automatisch über die Planänderungen informieren könnten?

Das ist nun möglich. Bei einer (Wieder-)Veröffentlichung eines Plans, erhalten alle Mitarbeitenden, welche von mindestens einer Änderung betroffen sind, eine Email zugeschickt.

Automatische Benachrichtigung über eine Wiederveröffentlichung. Frau Ammann hat am Samstag neu einen ND Dienst. Den Frühdienst (FD) vom 21.04.2018 und den Sonntagsdienst vom 28.04.2018 muss sie nicht mehr übernehmen.

 

Bitte beachten Sie:

  • Dieses Feature müssen Sie als Planik-Administrator / -Planer freischalten. Standardmässig ist dieses Feature deaktiviert.
    Nach dem Einloggen in Planik können Sie dies im Menü unter Einstellungen -> Team ändern. Die Option heisst dort “Bei der Veröffentlichung von Plänen an Mitarbeitern mit Schichtänderungen eine Email verschicken”.
  • Die Mitarbeitenden müssen einen Zugang auf das Mitarbeiterportal haben.
  • Bei einer Erstveröffentlichung werden nicht alle Dienste aufgelistet, sondern nur der Link zum Mitarbeiterportal, in welchem der Mitarbeitende dann den neusten Plan einsehen und herunterladen kann.
  • Nur Änderungen in der Zukunft, inklusive des aktuellen Tages werden verschickt.
  • Als Absenderadresse wird die Emailadresse des Planers welcher die Veröffentlichung veranlasst hat, verwendet. Die Mitarbeitenden können also auf diese Email antworten.

 

Vor der Veröffentlichung: Übersicht über alle Änderungen
Sozusagen als “Abfallprodukt” haben wir in Planik neben der Planvorschau einen neuen Reiter Planänderungen erstellt. Dort können Sie nun vor der Veröffentlichung eines Plans bequem alle Änderungen kontrollieren. Sie sehen dort für jeden Planstand alle Änderungen zum letzten veröffentlichten Version, gruppiert nach den Mitarbeitenden.

Für Fragen und Anmerkungen stehen wir Ihnen gerne unter 031 544 40 60 oder auf kontakt@planik.ch zur Verfügung.

Ihr Planik!-Team

 


Die Ferienplanung in Planik wird einfacher!

Tagtäglich geben wir unser Bestes, um Ihnen Effizienz und Einfachheit in Ihrer Dienstplanung zu bieten. Hiermit möchten wir Ihnen das neue Feature in der Ferienplanung vorstellen:

Im Menü der Mitarbeiterdetails wurde die Ferienübersicht überarbeitet und bietet nun eine bessere Übersicht für Sie als Planer oder Administrator.
Neu werden unterjährige Pensenwechsel abgebildet und damit auch die Feriensaldi – bezogen auf das Datum des Pensumwechsels – berechnet und angezeigt. Neben der Anzahl Ferien in Tagen, sind in einer zusätzlichen Spalte auch die Saldi in Stunden dargestellt – dies erspart Ihnen die eigene Umrechnung und Sie sind somit jederzeit vollständig im Bild über den jeweiligen Feriensaldi.

Beim Wechsel des Beschäftigungsgrads, wird der Feriensaldo automatisch umgerechnet auf der Basis des „neuen“ Beschäftigungsgrads.
Im unterstehenden Beispiel wird per 1. März 2017 unterjährig ein Wechsel des Beschäftigungsgrad von 70% auf 100% vorgenommen.
Der Feriensaldo per 28. Februar beträgt 3 Tage zu 5.88 Stunden (70% von 8.40 Stunden). Mit dem neuen Beschäftigungsgrad von 100% entspricht dieser Saldo am 1. März dann 2.1 Tage zu 8.40 Stunden.

Die oberste weisse Zeile gibt Ihnen eine Jahres-Kurzübersicht mit den wichtigsten Informationen auf Basis des Beschäftigungsgrad Ende Jahr.

Ferienkonto mit Pensumänderung während des Jahres

Wichtig: Der Saldo in Stunden bleibt selbstverständlich gleich. Und selbstverständlich können die Ferienansprüche auch korrigieren.

Auch Ihre Mitarbeitende sehen nun die gleiche Feriendarstellung im Mitarbeiterportal, falls die Feriensicht für sie freigeschaltet ist. (Natürlich können sie den Anspruch nicht korrigieren, das wäre mal ein Feature!)

 

Ferienübersicht

Diese Weiterentwicklungen haben nicht nur in dieser Maske Auswirkungen. Auch im Menüpunkt „Auswertungen/Ferienübersicht“ sind diese Neuerungen ersichtlich.
Zusätzlich zu den bisherigen Saldospalten sind nun die Ansprüche dargestellt in Tagen und Stunden gemäss dem aktuellen Beschäftigungsgrad. Im nachfolgenden Screenshot gelb hervorgehoben.

Ferienkonto mit Informationen über die Anstellungsperioden

Die letzten zwei Spalten entspricht der alten Darstellung. Sie soll Ihnen helfen, die neue Darstellung mit der alten zu vergleichen. Nach ein paar Wochen werden wir diese beiden Spalten entfernen.

Haben Sie die grauen Balken bemerkt? Neu sehen Sie in der Ferienübersicht, in welcher Periode der Mitarbeitende überhaupt angestellt ist.
Wir hoffen Ihnen mit dieser Weiterentwicklung den Alltag ein wenig vereinfachen zu können.

 

Wann kann ich diese Funktionen nutzen?

Diese Frage wird Sie wohl am meisten interessieren. Das Update wird Ihnen ab Montag, den 16. Oktober 2017 zur Verfügung stehen.
Haben Sie Fragen oder Anregungen? Wir sind gespannt auf Ihre Ideen!
Sie erreichen uns unter: 031 544 40 60 oder unter kontakt@optor.ch


Arbeitszeiten im Mitarbeiterportal

Benutzen Sie die Sicht “Arbeitszeiten” in Planik? Neue Feature: Export Arbeitszeiten und benutzerdefinierte Reports.
Neu hat auch der Mitarbeitende direkt im Mitarbeiterportal Zugriff auf seine Arbeitszeiten.

arbeitszeiten_mitarbeiterportal

Natürlich ist seine Sicht auf die Arbeitszeiten gegenüber der Sicht des Planers etwas eingeschränkt:

  • Exportfunktionen (Excel, PDF) sind nicht freigeschaltet
  • Nur die Dienste aus veröffentlichte Plänen werden angezeigt
  • Der Mitarbeitende kann im Gegensatz zum Planer keine Zeiten verändern oder neue Arbeiten hinzufügen.

Diese Sicht ist der erste Schritt in Richtung Arbeitszeiten erfassen. Wir können uns gut vorstellen, dass der Mitarbeitende in Zukunft hier ihre Korrekturen der Arbeitszeit erfassen, welche der Planer dann später akzeptieren oder ablehnen kann.

Achtung: Die Arbeitszeiten werden für den Mitarbeiter erst freigeschaltet, wenn Sie als Planer / Admin dies wollen. Bitte schicken Sie uns in dem Fall eine Email.


Neues Feature: Benutzermanagement

Eine Webapplikation ohne Benutzer? Geht nicht. Wie einer Geisterstadt würde diese App im Internet unerkannt und sinnlos auf bessere Zeiten warten. Hat die App aber Benutzer, müssen diese durch ihren Benutzernamen und Passwort authentifiziert werden können. Durch ihre Rolle werden sie anschliessend autorisiert, gewisse Funktionalitäten der Webapplikation zu sehen und zu benutzen. Oder umgekehrt, gewisse Funktionen nicht zu erlauben. Beispielsweise darf ein Planer andere Bereiche in Planik besuchen und andere Funktionalitäten verwenden als ein Mitarbeiter.

In Planik kann ein Benutzer Zugang auf mehrere Teams haben. Auch diese Information wird auf dem Benutzerkonto abgelegt. Hat der Benutzer Zugang auf ein einziges Team, so wird er nach dem Einloggen direkt auf jenes Team geleitet. Ansonsten sieht er als erstes eine Übersicht über alle seine Teams. Nach der Wahl des Teams kann er im Kontext dieses Teams Planik verwenden.

Was der Benutzer in Planik machen kann und was nicht wird durch die Rolle bestimmt, welche der Benutzer auf einem bestimmten Team einnimmt. Beispielsweise ist er Planer auf Team A und Leser auf Team B. Also kann er für Team A Dienspläen erstellen, in Team B hingegen Dienstpläne sehen, aber nicht verändern.

In Planik war das Benutzermanagement bis anhin nicht sichtbar. Das ändert sich heute. Ab jetzt können alle Benutzer mit der Rolle Admin neue Benutzerkonten erstellen, die Rolle eines Benutzers ändern oder auch einen existierenden Benutzer löschen.

So sieht die neue Benutzermanagementseite aus. Darin sieht man die Benutzerinnen und Benutzer im Kontext des gewählten Teams. Im Beispiel unten nimmt Barbara Boggia die Rolle Leser ein, Bartolome Borter ist Admin und Ingrid Ipsen Planer. Bartolome Borter hat noch Zugriff auf andere Teams, das sieht man am Button Alle Teams… Klickt man darauf, so bekommt man eine Übersicht auf alle anderen Teams und den entsprechenden Rollen für Bartolome Borter.

benutzermanagement

Haben Sie Fragen und Anregungen? Zögern Sie nicht, dies uns unter info@planik.ch mitzuteilen. Wir freuen uns über jedes Mail von Ihnen!


Planik neu mit Abwesenheitswünschen der Mitarbeiter

Dienstplan_abwesenheiten-eintragen

Eine neue Version von www.planik.ch ist online: Neu können die Mitarbeitenden ihre Abwesenheitswünsche selber in einem Mitarbeiterportal eingeben. Für Sie als Planerin, als Planer hat dies den Vorteil, dass Sie die Wünsche zentral verwalten können und die Wünsche nicht mehr selber sammeln und eingeben müssen.

Einen Kurzbeschrieb, wie das Mitarbeiterportal funktioniert, finden Sie hier.

Und wie immer gilt: Haben Sie Fragen/Feedbacks/Anregungen? Bitte melden Sie sich bei uns. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören.

Beste Grüsse,

Ihr Planik-Team