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Corona bedingte Kurzarbeit in Planik hinterlegen.

Liebe Planik-Kunden

Die Covid-19 Krise trifft die gesamte Schweiz. Viele Betriebe haben einen Antrag für Kurzarbeit eingereicht. Aktuell sind rund 1 Mio. Schweizer Arbeitnehmende in der Kurzabeit (Stand 01.04.2020). Aufgrund der zahlreichen Anfragen zur Abbildung der Kurzarbeit-Thematik in Planik, haben wir uns entschlossen mit einem Kundenmailing und einem Blogeintrag eine mögliche Handhabung aufzuzeigen.

Beginnen möchten wir mit einigen Fakten bezüglich der Corona-Kurzarbeit. Wir sprechen absichtlich von “Corona”-Kurzarbeit, weil diese in einigen Ausprägungen anders als zur üblichen Kurzarbeit angewendet wird.

  • Die Corona-Kurzarbeit sieht keinen Abbau von Zeitsaldi vor. Dies betrifft die Überstunden sowie auch die Überzeit.
  • Die geplanten Ferien und Abwesenheiten der kommenden drei Monate müssen grundsätzlich bezogen werden. Ausnahmen kann jedoch der Arbeitgeber bestimmen.
  • Krankheit/Unfall/Mutterschaft etc. werden gemäss Gesetz gehandhabt. Es gelten keine speziellen Regelungen für die “Corona-Zeit”.
  • Es dürfen bei Kurzarbeit keine Überstunden geleistet werden.
  • Massgebend für die Ausweisung der Kurzarbeitsstunden ist die entsprechende Soll-Arbeitszeit.
  • Die Stunden, die durch Kurzarbeit nicht geleistet wurden, müssen erfasst werden.

Hinweis: Diese Liste ist nicht abschliessend.

Umsetzung/Anpassungen in Planik

Nachfolgend zeigen wir Ihnen zwei Szenarien, wie die Kurzarbeit in Planik abgebildet werden kann, auf.

Szenario 1 – Kurzarbeit zu 100%

Bei diesem Szenario empfehlen wir Ihnen die Erstellung einer zusätzlichen Dienstvorlage, die Sie an den entsprechenden Tagen im Dienstplan eintragen. Die Dienstvorlage kann als Beispiel wie folgt definiert werden:

Wichtig hierbei ist zu nennen, dass für diesen Dienst der Diensttyp “Abwesend” und die Berechnungsart “gemäss Sollarbeitszeit” ausgewählt werden müsste.

Szenario 2 – Kurzarbeit 1 – 99%

Für das zweite Szenario – also der Kurzarbeit zu einem gewissen Pensum, schlagen wir auch das Erstellen einer zusätzlichen Dienstvorlage vor. Die Dienstvorlage kann als Beispiel wie folgt definiert werden:

Im Unterschied zum ersten Szenario ist hier die Berechnungsart auf “fix” hinterlegt. Ein mögliches Anwendungsbeispiel sieht wie folgt aus:

Im oben dargestellten Beispiel handelt es sich um einen Mitarbeitenden, der in einem Betrieb mit Kurzarbeit zu 50% arbeitet. In Planik wird somit der ursprüngliche Dienst “B” gekürzt auf 50% der Soll-Arbeitszeit. Im Beispiel ist es als 4.2h (42h Woche, resp. Tages-Soll: 8.4h) dargestellt. Die restliche Zeit wir dann durch den neuen Dienst “KA_Co” generiert. Dazu wird im Bearbeitungsmodus des Dienstes die Arbeitszeit mit 4:12 (also 4.2h) eingetragen.

Damit Sie auch hier eine gewisse Effizienz haben, können Sie die geplanten Dienste für die Folgetage/-wochen ganz einfach kopieren. Dies erfolgt in Planik mit der “Shift-Taste”. Drücken und halten Sie die Taste, gehen Sie mit dem Mauszeiger auf den zu kopierenden Dienst – nun können Sie mit gedrückter Maustaste auf das nächste Feld fahren und die Taste dann loslassen. Der Dienst ist nun 1:1 kopiert.

Für beide Szenarien haben wir entsprechende Auswertungen vorbereitet, die wir Ihnen kostenlos zur Verfügung stellen. Somit können Sie die benötigten Informationen konsolidieren und diese an das kantonale Amt für Wirtschaft einreichen.

Sollten Sie noch Fragen haben – stehen wir Ihnen wie gewohnt via Mail (support@planik.ch) oder telefonisch unter 031 544 40 60 zur Verfügung.

Bleiben Sie gesund.
Ihr Planik-Team


Automatisch Dienstpläne erstellen? Spannend oder? Seien Sie Teil in unserem Webinar.

Nehmen Sie an unserem Webinar vom Dienstag, 31.3.2020 um 10.45 Uhr teil. Sichern Sie sich Ihren Platz hier:

Wir sprechen über die Herausforderungen in der Personaleinsatzplanung und zeigen auf, wie Sie mit Planik einfach und effizient zum bestmöglichen Dienstplan kommen. 

Wir freuen uns, Sie kennen zu lernen. 

Ihr Planik-Team 

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Mailvorlagen

In verschiedenen Szenarien werden Emails an die Benutzer von Planik gesendet, wie etwa zur Einladung zum Mitarbeiterportal oder die Anleitung zum Abonnieren des Dienstplans.

Neu können die Mailvorlagen für diese Emails von Ihnen angepasst werden.

Unter dem Reiter “Einstellungen / Team” befindet sich ein Tab namens “Mailvorlagen”. Standardmässig werden die die von Planik vorgeschlagenen Mailvorlagen verwendet. Diese können Sie (als Planik-Benutzer mit der Rolle “Administrator”) Ihren Bedürfnissen anpassen.

Leben Sie in Ihrem Team die Du-Kultur? Möchten Sie am Inhalt etwas ändern? Die Emails in einer anderen Sprache verschicken? Sie können nun den Betreff und Inhalt dieser Mailvorlagen anpassen.

Die Pflichtfelder wie [EMAIL_EMPFAENGER] müssen zwingend im Inhalt der Mailvorlage vorhanden sein. Die optionalen Felder können aber auch weggelassen werden.

Nun wird Planik zukünftig die angepasste Mailvorlage verwenden.

Wir hoffen, dass auch Sie von dieser neuen Funktion im Alltag profitieren können.

Haben Sie Ideen für neue Funktionen oder Verbesserungen in Planik? Wir interessieren uns dafür – melden Sie Ihre Wünsche via Mail an kontakt@planik.ch oder telefonisch unter 031 544 60 40.

Und nun weiterhin viel Spass mit Planik.
Ihr Planik-Team


Wer hat wann welche Änderungen am Plan gemacht?

In Planik ist es nun möglich, alle Änderungen an einem Plan aufzulisten.

Dafür gehen Sie in der Planübersicht auf den Reiter “Planänderungen” und dort auf “Detailliertes Änderungsprotokoll”. Sie sehen dort chronologisch, welcher Planer oder Planerin wann welche Aktion im Plan gemacht hat.

Das Änderungsprotokoll wird pro Planstand aufgelistet. Sie sehen auch die Informationen wie Planveröffentlichung oder die Anwendung der Wochenvorlage.

Wir haben darauf geachtet, dass nur Benutzer mit der Rolle “Planer” oder “Admin” diese Informationen sehen können.

Wir hoffen, dass auch Sie von dieser neuen Funktion im Alltag profitieren können. Haben Sie Ideen für neue Funktionen oder Verbesserungen in Planik? Wir interessieren uns dafür – melden Sie Ihre Wünsche via Mail an kontakt@planik.ch oder telefonisch unter 031 544 60 40.

Und nun weiterhin viel Spass mit Planik.

Ihr Planik-Team


Mitarbeiterfarben nun auch im Mitarbeiter-Portal und im PDF-Ausdruck

Seit circa einem Jahr, kann man in Planungsportal von Planik den Mitarbeitenden Farben für die bessere Übersichtlichkeit zuweisen. Diese Farben waren jedoch im Mitarbeiterportal sowie auch auf dem PDF-Ausdruck nicht ersichtlich – bis jetzt.

Mit dem aktuellsten Planik-Release werden die definierten Farben nun überall in Planik angezeigt.

Wir hoffen, dass auch Sie von dieser neuen Funktion im Alltag profitieren können. Haben Sie Ideen für neue Funktionen oder Verbesserungen in Planik? Wir interessieren uns dafür – melden Sie Ihre Wünsche via Mail an kontakt@planik.ch oder telefonisch unter 031 544 60 40.

Und nun weiterhin viel Spass mit Planik.

Ihr Planik-Team


Neuer Workflow zur Generierung der Planik-Emails

Mit dem heutigen Release werden Emails direkt von Planik versendet. Anhand von mehreren Anwendungsbeispielen erfahren Sie, wie die heutige Änderung den Planern die Bedienung erleichtert.

Bisher hat sich beim Versenden von Einladungen per Email ein Fenster mit dem generierten Email geöffnet (siehe untenstehende Darstellung). Je nach Verfügbarkeit und Funktion des lokalen Email-Clients hatte dies zu Problemen geführt und der Planer konnte das Email nicht versenden.

Neu versendet Planik Emails ohne Umweg über den Email-Client. Wie diese Änderung den Planern den Alltag erleichtert erläutern wir Ihnen anhand von mehreren Anwendungsbeispielen.

Beispiel: Kalender-Link versenden

Klickt die Planerin auf den Button “Dem Mitarbeitenden sein Kalender-Link senden” oder “Die Kalender-Links aller Mitarbeitenden senden” generiert und versendet Planik die gewünschten Emails. Der bisherige Wechsel ins Email Programm zum Versand des Links entfällt. Damit entfällt auch die bisherige Notwendigkeit eines lokalen installierten Email-Clients auf dem PC der Planerin.

Beispiel: Einladung zum Mitarbeitenden-Portal versenden

Auch der Versand des Einladungs-Emails zum Mitarbeitenden-Portal erfolgt neu direkt in Planik. Damit die Planerin bei Bedarf weiterhin den im Emailtext vorhandenen Einladungslink für den Mitarbeiter kopieren kann, generiert Planik zudem eine Meldung mit dem Inhalt des gesendeten Emails:

Beispiel: Einladungs-Email für neue Benutzende

Ähnlich wie im vorangehenden Beispiel wird ab heute auch die Einladungs-Email an neue Planik-Benutzende automatisch generiert und versendet:

Der einladenden Administratorin wird die Erstellung des Benutzers und der Versand der Email an den neuen Benutzer bestätigt. Bisher musste die Planerin einen weiteren Button drücken um nach der Erstellung des Benutzers das Email zu senden.

Die von Planik generierten Emails werden von der Email-Adresse team@planik.ch versendet. Antwortet ein Empfänger auf eine solche Email, erfolgt die Antwort an die Planerin , die den Versand des Emails ausgelöst hatte.


Planik-Kalender: 14- und 21-Tages-Wiederholungen

Ab sofort können Sie Kalendereinträge mit Wiederholung alle 14 oder 21 Tage erstellen.

Darstellung der neuen Auswahlmöglichkeiten “Alle zwei Wochen” und “Alle drei Wochen” in der Terminerstellung

Bisher konnte bei Kalendereinträgen nur zwischen täglicher, wöchentlicher oder monatlicher Wiederholung gewählt werden.

Die zusätzlichen Wiederholungsmodi wurden aufgrund von Kundenrückmeldungen zum Thema Produktivitätssteigerung mit Planik umgesetzt. Nachfolgend erfahren Sie wo diese neue Auswahl in Planik anzutreffen ist.

Erstellung von sich wiederholenden Terminen

Neue Auswahlmöglichkeiten “Alle zwei Wochen” und “Alle drei Wochen” in der Terminerstellung
Termin “Freiwunsch” mit Wiederholung im 14- und 21-Tages-Rhythmus im Kalender

Wir hoffen, dass auch Sie von dieser neuen Funktion im Alltag profitieren können. Haben Sie Ideen für neue Funktionen oder Verbesserungen in Planik? Wir interessieren uns dafür – melden Sie Ihre Wünsche via Mail an kontakt@planik.ch oder telefonisch unter 031 544 60 40.

Und nun weiterhin viel Spass mit Planik.

Ihr Planik-Team


Hilfe-Menü in Planik – Neue Video-Tutorials verfügbar

Neue Funktion verfügbar ab Montag, 29. Oktober 2018, Release 053.04
Sie kennen das: Ein neuer Mitarbeitender beginnt bei Ihnen zu arbeiten. Sie haben ihn in Planik erfasst und haben die Planung abgeschlossen und den Dienstplan veröffentlich. Gerne möchten Sie dem neuen Mitarbeitenden, den Zugang zum Planik!-Mitarbeiterportal zur Verfügung stellen. Hmmm, wie ging das noch gleich?
Kein Problem – das Planik Hilfe-Menü. Sie finden dort ab sofort kurze Video-Tutorials zu verschiedensten Themen, unter Anderem auch, wie man Mitarbeitenden den Zugang zum Mitarbeiter-Portal erstellt. In einem ersten Schritt beginnen wir die Tutorial-Serie mit dem Titel “Wie mache ich das?”.
Das Hilfe-Menü setzt sich dann aus verschiedenen Video-Tutorials zusammen. Die einzelnen Videos sind jeweils zu der Plattform “YouTube” verlinkt.
Wir empfehlen Ihnen, sich die Videos jeweils mit einem Kopfhörer anzusehen, damit Sie Ihre Büro-Gspändli nicht damit stören ;-).
Gerne dürfen Sie uns Ihre Ideen für weitere Tutorials an kontakt@planik.ch zukommen lassen. 
Wir sind sicher, Ihnen damit die Planung wieder ein kleines Stück zu erleichtern und sind gespannt auf Ihre Rückmeldungen!
Freundlicher Gruss
Ihr Planik!-Team

Optimierte Darstellung der Mitarbeiterwünsche

Neue Funktion verfügbar ab Donnerstag, 13. September 2018, Release 052

Das Planik! Mitarbeiterportal verbessert das Nutzungserlebnis von Planern und eingeplanten Mitarbeitenden: Letztere können Ihre Frei- und Ferienwünsche in der Kalendereinsicht eintragen und somit gebündelt der Personaleinsatzplanung zur Genehmigung vorlegen.

Um Redundanzen zu verhindern und Widersprüche zu Kalenderkategorien aufzulösen, heben wir mit der aktuellen Veröffentlichung das Feld ‘Titel’ auf und verschieben bestehende Feldinformationen in das ‘Notiz’-Feld.

Anhand eines Beispiels:

Peter Steiner wurde zum Elternabend der Schule seiner Tochter eingeladen.

Im Mitarbeiterportal erfasst Peter den entsprechenden Freiwunsch (je nach Planik! Konfiguration des Arbeitgebers können Mitarbeitende auch Anwesenheits-, Ferien- oder Dienstwünsche eintragen).

Im Notiz-Feld fügt Peter seinem Freiwunsch einen Grund hinzu, was der Planung das Verständnis für den Wunsch und die Entscheidungsfindung erleichtert.

Kalender: Neuer Termin erstellen

In der Kalenderansicht sieht die Personaleinsatzplanerin den Freiwunsch von Peter. Die Planerin kann den Wunsch genehmigen oder ablehnen.

Kalender: Monatsansicht eines Mitarbeiters mit dem Freiwunsch (grün)

Zur Kontrolle ob der Freiwunsch mit bestehenden Arbeitsdiensten kollidiert, wird der Tag an dem ein bestimmter Mitarbeiter einen Wunsch beantragt hat in der Planungssicht “grün” markiert(je nach Konfiguration von Planik haben die Kalendereinträge andere Farben in der Planungssicht) .

Planungssicht: Der eingegebene Freiwunsch ist in der Planungssicht (grün hinterlegt) ersichtlich. Der Dienst “A1” ist am gleichen Tag eingeplant.

Mit Mouse-over erhält die Planerin einen Überblick über die Peter zugeordneten Dienste und seinen Freiwunsch.

Planungssicht: Feld bei einem Mouse-over, welches neu die Tagessicht ergänzt mit der Absenzkategorie und dem Text aus dem Notizfeld anzeigt.

Im Mouse-over der Planungssicht ist jeweils die Kalenderkategorie und einen Teil der Notiz ersichtlich. Um die ganze Notiz zu lesen, wechseln Sie mit einem Doppelklick auf den Dienst auf die Dienstdetails – dann auf den Reiter “Tagessicht”. In dieser Ansicht kann die gesamte Notiz eingesehen werden.

Planungssicht: Lange Notizen lassen sich in der Tagessicht (im Dienstdetail) anzeigen. Bleiben Sie mit der Maus über dem Titel, um auch die ganz langen, mehrzeiligen Dienste zu sehen. Es erscheint ein Popup mit der ganzen Notiz.  

Haben auch Sie einen Verbesserungsvorschlag? Bitte kontaktieren Sie Ihren persönlichen Ansprechpartner unter 031 544 40 60 oder schreiben Sie uns auf kontakt@planik.ch.


Neue Auswertung: Personalbestand – ein Werkzeug für die langfristige Personalplanung

Mit der neuen Auswertung Personalbestand erhalten Sie ein Instrument, welches Ihnen die (langfristige) Personalplanung erleichtert. Die neue Auswertung liefert Ihnen einen raschen Überblick über den Personalbestand in Ihrem Team über die nächsten 3 Jahre (oder einen von Ihnen gewählten Zeitraum).

Es werden pro Monat die Anzahl der Vollzeitäquivalente (auch gebräuchlich, FTE, für englisch “full time equivalent”) aus den Anstellungen in Ihrem Team ermittelt.

Mit der Hinterlegung eines Stellensolls werden Ihnen zudem auf einen Blick monatsweise eine Unter- oder Überdeckung angezeigt – somit wird Handlungsbedarf unmittelbar sichtbar!

Im untenstehenden Beispiel hat das Team ein Stellensoll von 54 Vollzeitstellen (ab 01.01.18 – zuvor betrug es 52 Stellen). Die gelben Balken signalisieren unbesetzte Stellen und die roten einen Überbestand:

 

Das Stellensoll, welches für die Anzeige einer Unter- oder Überdeckung gebraucht wird, können Sie unter Einstellungen/Stellensoll hinterlegen (nur Benutzer mit Administratoren-Recht). Dabei ist es möglich, auch sich ändernde Stellensoll (“gültig ab”) abzubilden:

Falls Sie kein Stellensoll hinterlegen (wollen), können Sie die Auswertung trotzdem brauchen – in dem Fall wird lediglich die Anzahl der FTEs angezeigt, ohne Unterscheidung Im/Über-Soll und ohne Anzeige der unbesetzten Stellen.

Übrigens, falls Sie die totale Anzahl der Personen in einem Team interessiert (unabhängig vom Pensum), dann erhalten Sie diese Übersicht in der Auswertung Personalbestand unter dem Reiter “Anzahl Personen”:

Für Fragen und Anmerkungen stehen wir Ihnen gerne unter 031 544 40 60 oder auf kontakt@planik.ch zur Verfügung!