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Schlagworte mit Gültigkeitsdauer

Für ein Team können verschiedene Schlagworte erstellt werden. Die sogenannten Schlagworte auf Mitarbeitende können Fähigkeiten, Präferenzen, Zertifikate oder vieles mehr sein.

Neu können Schlagworte auf Mitarbeitende auch eine Gültigkeitsdauer besitzen. Das bedeutet, ein Schlagwort ist pro Mitarbeitenden während der Gültigkeitsdauer aktiv

Für das Editieren der Gültigkeitsdauer gibt es unter Einstellungen -> Schlagworte ein zweites Tab namens “Gültigkeitsdauer”.
In diesem Tab kann für jeden Mitarbeitenden eingestellt werden, von wann bis wann das Schlagwort gültig ist.
Beispiel:
Donald absolviert am 30.11.2019 seinen Englischkurs und kann ab diesem Tag englisch sprechende Kunde betreuen.
Xaver hingegen wird ab dem 20.11.2019 zum Teamleiter befördert und ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr für die Betreuung der englisch sprechenden Kunden zuständig. Aus diesem Grund übernimmt dies Pedro für die Zeit zwischen dem 20.11.2019 und dem 30.11.2019.

Hier sehen Sie wie dieses Beispiel umgesetzt wird:

  • Das Schlagwort ist für Donald ab 30.11.2018 gültig (sofern er den Sprachkurs besteht, da habe ich so meine Zweifel…)
  • Pedro übernimmt die englischen Kunden während einer kurzen Zeit, darum ist sowohl das “von” wie auch das “bis”-Datum gesetzt
  • Da Xaver mit der Betreuung der englischen Kunden am 20.11.2019 aufhört ist dieses Datum im “bis”-Feld gesetzt.
  • Fabian und Lavid haben keine für das Schlagwort “englisch” keine Gültigkeitsdauer. Darum könne sie die englischen Kunden immer bedienen.

An den folgenden Orten werden die neuen Gültigkeitsdauern berücksichtigt:

  • Sie können in Planungsregeln verwendet werden, damit Dienste, welche eine spezielle Fähigkeit verlangen, präzis auf die Mitarbeitenden zugewiesen werden. In unserem Beispiel werden die Dienste für die englischen Kundenbetreuung erst am dem 30.11.2019 dem Donald zugewiesen
  • In der Planungssicht: Wird hier das Schlagwort “englisch” aktiviert, so werden die Tage, an denen die Mitarbeitende die Fähigkeit noch nicht oder nicht mehr haben, ausgegraut.

Haben Sie Fragen oder Anregungen? So zögern Sie nicht uns anzurufen. Wir sind auf Ihr Feedback gespannt.


Fokussierte Dienstplanung mit Schlagworten auf Dienste

Seit 1.5 Jahren kann man Mitarbeitende mittels Schlagworte gruppieren und nach diesen den Plan filtern. Siehe dazu diesen Blogeintrag. Ab sofort können auch die Dienstvorlagen analog strukturiert werden. Sie können also beispielsweise alle Nachtdienste oder alle Dienste einer bestimmten Abteilung in separaten Gruppen aufteilen. Diese Grupppen sind dann als Filter in diversen Sichten in Planik anwendbar.

filter_dienstvorlagen

Diese Filter können Sie dann beispielsweise in der Planungssicht einsetzen, in dem Sie alle anderen Dienste ausblenden.

planungssicht_mit_dienstvorlagenfilter

Der Dienstfilter ist kombinierbar mit dem Mitarbeiterfilter. Sie können so zum Beispiel alle Nachtdienste für die älteren Mitarbeitenden anzeigen lassen.

Haben Sie Fragen oder Anregungen? Wir sind gespannt auf Ihre Ideen! 031 544 40 60 oder kontakt@optor.ch

 


Dienstplan: Zusätzliche Informationen der Mitarbeitenden anzeigen

Für einen unserer Kunden ist es wichtig, dass gewisse Fähigkeiten der Mitarbeitenden im Dienstplan dargestellt werden. Und zwar in der Planungssicht wie auch im ausgedruckten Dienstplan. Diese Information hilft unserem Kunden beim manuellen Planen wie auch bei der täglichen Arbeit.

Mit dem neu aufgespielten Release von Planik ist das nun möglich: Sie können beliebige Schlagworte im Dienstplan anzeigen lassen.

Beispiel: Sie wollen die Sprachkompetenzen der Mitarbeitenden darstellen:

  • Erstellen Sie 3 Schlagworte ‘deutsch’, ‘französisch’, ‘italienisch’
  • Verknüpfen Sie diese Schlagworte den Kompetenzen entsprechend mit den Mitarbeitenden
  • Kontaktieren Sie uns, damit wir für Sie die Darstellung der Schlagworte im Plan konfigurieren können

Nun werden die Schlagworte neben den Namen der Mitarbeitenden dargestellt:

planik_schlagworte_in_planungssicht

Die Schlagworte ‘deutsch’. ‘französisch’ und ‘italienisch’ in der Planungssicht

planik_schlagworte_im_pdf

Die Schlagworte im ausgedruckten Dienstplan


Haben Sie Fragen, Wünsche oder Anregungen?
Wir freuen uns auf Ihr Email!


Der Kalender in Planik zeigt nun auch Ferien und Abwesenheiten aus der Planungssicht

Für einen guten Personaleinsatzplan ist es wichtig, einen Überblick über die Personaldecke zu haben: Welche Mitarbeitende sind verfügbar, welche abwesend? Erst so ist es möglich, bei einem neuen Ferien- oder Absenzwunsch zu entscheiden, ob das drin liegt oder nicht.
Dafür ist in Planik der Kalender gedacht, dort sieht man für die ausgewählte Zeitperiode (Monat, Woche oder Tag) die Absenzen der Mitarbeitenden. Neu sieht man neben diesen Absenzen auch die Ferien und die Abwesenheiten, welche in der Planungssicht als “Dienste” geführt werden. 

kalender_mit_ferien_und_absenzen

In diesem Beispiel sehen Sie den Kalender von Aiden Adenauer.
Die farbigen Einträge sind die Absenzen und Ferien des ausgewählten Mitarbeitenden (hier Aiden Adenauer), die grauen Einträge sind alle Absenzen, Ferien und Abwesenheiten der anderen Mitarbeitenden.
Sie sehen also, dass neben Aiden Adenauer auch Aileen Ader in dieser Woche Ferien bezieht (F, das Kürzel dieser Dienstart) und dass Albert Adomeit in der ersten Wochenhälfte krank ist. Diese Ferien und Abwesenheiten, sowie auch die Ferien von Aiden Adenauer entsprechen den “Diensten”, welche in der Planungsicht diesen Personen zugewiesen wurden.

Achtung: Absenzen mit Stärke ‘möglichst einhalten’ und ‘wäre schön’ der anderen Mitarbeitenden werden nicht mehr angezeigt.
Wir sind der Meinung, diese Absenzen sind für eine Beurteilung der Personaldecke nicht von Belang und stören bei der Beurteilung nur. Im Gegensatz zu Absenzen mit der Stärke ‘unbedingt einhalten’ werden sie vom Computer ignoriert, falls es die vorhandene Personaldecke verlangt. Darum sind sie für den Betrieb nicht kritisch.
Selbstverständlich betrifft diese Änderung nur die ‘anderen Mitarbeitenden’. Für den aktuell ausgewählten Mitarbeiter werden weiterhin alle Absenzen gezeigt.

Falls Sie die Personaldecke einer bestimmten Mitarbeitergruppe beurteilen wollen:
Filtern Sie die Mitarbeitenden oben im Menü nach dem gewünschten Schlagwort. Schon werden nur die Abwesenheiten der gewünschten Mitarbeitergruppe dargestellt. (Sie verstehen Bahnhof? Lesen Sie dafür den vorangegangen Blogeintrag)

Möchten Sie, dass Ihre Mitarbeitenden die Absenzen der anderen Mitarbeitenden anonymisiert  sehen?
(Wie Sie wissen, haben Ihre Mitarbeitenden im Mitarbeiterportal Zugriff auf die Absenzen, falls dieses Portal für Ihre Mitarbeitenden freigschaltet ist).
Das ist nun möglich. Sie haben nun drei Optionen:

  • Der Mitarbeitende sieht nur seine eigenen Absenzen
  • Er sieht auch die Absenzen der anderen Mitarbeitenden, aber ohne Details
  • Neu: Er sieht die Absenzen der anderen Mitarbeitenden in anonymisierter Form

Bitte treten Sie mit uns in Kontakt, falls diese Option für Sie interessant ist.

Haben Sie Fragen oder Anregungen? Wie immer freuen wir uns auf Ihr Feedback!


Fokussierte Dienstplanung mit Schlagworten für Mitarbeiter

Sicherlich wünschten Sie sich schon mal, den Fokus auf einen ganz bestimmten Teil des Planungsproblems zu setzen. Nicht immer alles zu sehen, sondern nur jene Informationen, die im Moment wirklich interessieren.

Planik macht nun einen grossen Schritt in diese Richtung:

Sie können nun auf den einzelnen Mitarbeitende sogenannte Schlagworte setzen. Beispielsweise team 1 oder neueintritte. Diese Schlagworte können direkt dem Mitarbeitenden hinzugefügt werden.

mitarbeiter_seite

Die Schlagworte können auch auf einer speziellen Konfigurationsseite editiert werden. Dort sehen Sie auf einen Blick, welche Mitarbeitende mit einem Schlagwort verknüpft sind. Hier können Sie auch einfach Mitarbeitende zum Schlagwort hinzufügen oder entfernen.

schlagwort_seite

Schlagworte können dann als Filter verwendet werden. Wenn Sie den Fokus auf team 1 setzen möchten, wählen Sie  diesen Begriff einfach im Filter oben im Menü aus.

menu_aufgeklappt

Schon wird überall in Planik der Fokus auf die Mitarbeitende gesetzt, welche mit diesem Schlagwort verknüpft sind. Zur besseren Sichtbarkeit ist der gewählte Filter im Menü orange hinterlegt.

menu_zugeklappt

Beispielweise werde in der Planungssicht  nur die Mitarbeitende mit diesem Schlagwort angezeigt:

planungssicht

Der Filter greift in den meisten Funktionen in Planik. Beispielsweise wird auch die PDF Version des Plans zum Ausdrucken mit diesem Filter erstellt. Sie können also für jedes Subteam einen eigenen Plan generieren.

Dieses Feature ist soeben freigeschaltet worden. Probieren Sie es aus! Sie werden sehen, es ist ganz einfach und wir hoffen, dass Ihnen diese neue Möglichkeit, die Mitarbeitenden zu gruppieren einen grossen Nutzen bringt.

Haben Sie Fragen und Anregungen? Gerne hören wir von Ihnen.